Rechtliches zum Thema Foto-, Video- und Audioaufnahmen

Sie planen eine Veranstaltung im Namen oder an der Universität Paderborn und möchten dort Foto-, Video- und/oder Audioaufnahmen machen? Sie erstellen aktuell einen Jahresbericht und haben dafür Fotos von Dritten erhalten? Das sind nur einige wenige Beispiele, bei denen rechtliche Aspekte zu beachten und zu prüfen sind. Im Folgenden finden Sie einige Hinweise und Musterdokumente.

Wenn Sie Foto-, Video- und/oder Audioaufnahmen erstellen, bei denen Personen im Vordergrund stehen, dann benötigen Sie unterschriebene Einwilligungserklärungen von diesen Personen; bei minderjährigen Personen ist das Einverständnis der Erziehungsberechtigten erforderlich. Zudem ist es notwendig, die von den Foto-, Video- und/oder Audioaufnahmen betroffenen Personen über die mit den Aufnahmen verbundene Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Ein Muster für diese Einwilligung sowie Information zur Verarbeitung finden Sie auf den Webseiten der Universität Paderborn zum Datenschutz im Akkordeon unter "Besondere Informationen, Muster und Checklisten der UPB". Ein Muster für die Einwillungserklärung und Information zur Verarbeitung angepasst für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Stabsstelle Presse, Kommunikation und Marketing finden Sie hier: Einwilligungserklärung/Information PKM (PDF)

Prüfen Sie bitte immer sorgfältig, ob und unter welchen Rahmenbedingungen Sie Foto-, Video- und/oder Audioaufnahmen anfertigen und/oder verwenden dürfen; Hilfestellungen bietet Ihnen dieses Dokument: Weitere Hinweise zum Umgang mit Foto-, Video- und Audioaufnahmen (PDF)

Wenn Sie eine Gruppe fotografieren oder filmen möchten, weisen Sie bitte zu Beginn der Veranstaltung auf die Aufnahmen sowie deren Zweck hin. Geben Sie den Personen, die nicht auf den Aufnahmen erscheinen möchten, von Beginn an die Möglichkeit, sich so zu platzieren, dass sie nicht aufgenommen werden.

Zudem sollten Sie die Gäste der Veranstaltung mittels Aufsteller/Aushang informieren, dass Sie für die universitäre Öffentlichkeitsarbeit Aufnahmen machen, bei denen anwesende Personen nicht persönlich im Vordergrund stehen. Dieses Muster für einen Aufsteller/Aushang (PPTX) können Sie für Ihre Veranstaltung modifizieren.

Neben den betroffenen Personen sind Regelungen mit dem*der Rechteinhaber*in der Foto-, Video- oder Audioaufnahmen, z. B. mit dem*der Fotograf*in zu treffen. Für die Einräumung dieser Nutzungsrechte von dem*der Rechteinhaber*in bzw. dem*der Urheber*in der Aufnahmen steht Ihnen auf den Webseiten der Universität Paderborn zum Datenschutz im Akkordeon unter "Besondere Informationen, Muster und Checklisten der UPB" ein Muster zur Verfügung. Dabei gelten folgende Ausnahmen: Es ist keine separate Erklärung notwendig, wenn es bereits eine vertragliche Vereinbarung über Nutzungsrechte gibt oder wenn Aufnahmen im Rahmen des Arbeits- oder Dienstverhältnisses für die Universität Paderborn angefertigt werden. In diesem Fall stehen die Nutzungsrechte grundsätzlich der Universität Paderborn zu.

Wenn Sie Foto-, Video- und/oder Audioaufnahmen verwenden wollen, die Ihnen z. B. von Externen zur Verfügung gestellt wurden, ist vor der Verwendung eine Rechteklärung vorzunehmen. Dazu sollten Sie sich u. a. folgende Fragen stellen: Gibt es – wenn erforderlich – eine Einwilligungserklärung der fotografierten Personen für die Aufnahmen? Entspricht der durch die Sie beabsichtigte Verwendungszweck der Aufnahmen dem ursprünglichen Zweck der Verwendung der Aufnahmen? Wer ist Urheber*in/Rechteinhaber*in der Aufnahmen und hat diese*r der Universität Paderborn die Nutzungsrechte eingeräumt? Details sowie weitere Fragestellungen finden Sie in diesen Hinweisen zur Rechteklärung (PDF).

Wenn Sie auf dem Gelände der Universität Paderborn drehen wollen, benötigen Sie von der Stabsstelle Presse, Kommunikation und Marketing eine Drehgenehmigung; bitte wenden Sie sich dazu an presse(at)zv.upb(dot).de. Insbesondere gilt dies für universitätsexterne Personen. Der Lehr- und Forschungsbetrieb darf durch Aufnahmen nicht beeinträchtigt werden.