Einzureichende Unterlagen
Als Erasmus+ Studierende*r sind Sie dazu verpflichtet, einige Dokumente vor, während und nach Ihrer Mobilität zu erstellen und uns zu übermitteln.
Vor der Mobilität
Das Grant Agreement ist der Erasmus+ Vertrag zwischen dem Förderer (Koordinatorin Erasmus+ Studierendenmobilität) und dem*der Geförderten (Erasmus+ Studierende*r).
Das Grant Agreement stellen wir Ihnen in individualisierter Form dür die WiSe Studierende im Juli und fü die SoSe Studierende im November zum Download in Mobility Online bereit. Das IO informiert Sie hierüber zu gegebener Zeit. Bitte beachten Sie insbesondere die Angaben zur Dauer Ihrer Mobilitätsphase, zur Höhe Ihrer finanziellen Unterstützung sowie zur Auszahlung des Stipendiums. Der in Mobility Online angegebene Zeitraum (welcher ins Grant Agreement übernommen wird) ist mit Absicht weit gefasst, da Ihre Mobilität nur förderbar ist, wenn diese innerhalb der im Grant Agreements angegebenen Daten liegt. Die genauen Aufenthaltszeiten erfahren Sie von Ihrer Gasthochschule.
Drucken Sie das Dokument bitte zweimal aus, unterschreiben beide Exemplare und lassen Sie uns diese im Original und vor Beginn Ihrer Mobilitätsphase postalisch oder persönlich zukommen. Bitte beachten Sie, dass nur das Grant Agreement, das in Mobility Online zum Download zur Verfügung steht, eingereicht werden muss und keine weiteren Anhänge, die im Grant Agreement enthalten sind (CoP und Learning Agreement). Wir unterschreiben dann ebenfalls beide Exemplare, nehmen eins zu unseren Akten und senden eins postalisch an Sie zurück.
Das Grant Agreement ist das einzige Erasmus+ Dokument, das uns mit Originalunterschriften vorliegen muss. Alle anderen Dokumente können Sie auch elektronisch übermitteln.
Der Sprachtest wird freiwillig und online durch Sie vor Beginn der Mobilität durchgeführt. Sie erhalten eine entsprechende E-Mail mit allen wichtigen Informationen von Frau Kösters. Das Ergebnis müssen Sie aktuell nicht in Mobility Online hochladen.
Muttersprachler in der Unterrichtssprache sind vom OLS Test befreit.
Für Studierende, die ihr Auslandssemester im Wintersemester absolvieren:
Sie müssen zunächst die Immatrikulationsbescheinigung des vorherigen Sommersemesters einreichen und nach Erhalt die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung des Wintersemesters in Mobility Online hochladen.
Für Studierende, die ihr Auslandssemester im Sommersemester absolvieren:
Sie müssen zunächst die Immatrikulationsbescheinigung des vorherigen Wintersemesters einreichen und nach Erhalt die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung des Sommersemesters in Mobility Online hochladen.
Beispiel: Studentin X führt ein Auslandssemester im WiSe 25/26 durch. Sie muss die Immatrikulationsbescheinigung für das SoSe 25 und WiSe 25/26 einreichen.
Bevor diese Dokumente (Immatrikulationsbescheinigung d. vorherigen Semesters, Grant Agreement und Learing Agreement) nicht vollständig im International Office eingegangen sind, kann die Auszahlung der ersten Stipendienrate nicht erfolgen.
Während der Mobilität
Nur einzureichen, wenn Änderungen der Kurswahl auftreten. Das Learning Agreement "During the mobility" beinhaltet Änderungen der Kurswahl an der Partnerhochschule (Table A) sowie die geänderte Anerkennung dieser Kurse an der Universität Paderborn (Table B).
Das Dokument ist bis fünf Wochen nach Beginn der Mobilität (Vorlesungsbeginn) zu erstellen und von allen Beteiligten unterzeichnet in Mobility Online hochzuladen.
Weitere Informationen erhalten Sie hier.
Nach der Mobilität
Confirmation of Participation
Laden Sie die Confirmation bis zwei Wochen nach Ende Ihres Auslandsaufenthalts in Mobility Online hoch. Bitte bewahren Sie das Original der Confirmation auf, da Sie diese ggf. auch für andere Stellen (z.B. BAFöG-Amt) benötigen.
Lassen Sie die Confirmation von Ihrem Incoming Coordinator im International Office der Partnerhochschule vor Ihrer Abfahrt (max. 5 Tage vorher) ausfüllen und unterschreiben. Ggf. müssen Sie der Gasthochschule weitere Informationen vorlegen (z.B. Reisedokumente), damit diese bestätigen kann, wie (physical, virtual oder blendet) und von wann bis wann der Austausch stattgefunden hat.
Das Enddatum ist der letzte Tag, an dem Sie zu akademischen Zwecken an der Partnerhochschule physisch oder virtuell anwesend sind (z.B. Vorlesungsende, letzte Klausur/Prüfung).
Die Confirmation of Participation ist besonders wichtig für die taggenaue Berechnung Ihrer Stipendienhöhe. Reisen Sie aus privaten Gründen früher an oder später ab, wird dies nicht in der Confirmation bestätigt und fließt nicht in Ihre Stipendienberechnung ein.
Nach Ablauf Ihres geplanten Aufenthaltszeitraums (im Grant Agreement angegeben) erhalten Sie eine automatisch generierte E-Mail mit einem individuellen Zugang zu dem Berichtformular. Ihre Erfahrungswerte sind für uns und die Europäische Kommission sehr wichtig und hilfreich. Wir schätzen ein Feedback Ihrerseits (positiv wie negativ), da es für unsere Arbeit und die Arbeit mit den Partnerhochschulen eine hilfreiche Rückmeldung ist. Zusätzlich müssen wir im Erasmus-Abschlussbericht Stellung zu Ihren Angaben nehmen. Die Teilnahme an der EU-Survey ist verpflichtend. Solange Sie den Bericht nicht ausgefüllt haben, erhalten Sie Ihre zweite Förderrate nicht.
Der Online-Bericht besteht zum großen Teil aus Ankreuzfragen und kann direkt online ausgefüllt und versendet werden. Bitte füllen Sie den Bericht sorgfältig und wahrheitsgemäß aus.
Das dabei generierte PDF-Ergebnis laden Sie anschließend in MO hoch.
Sollten Sie den Zugang zum Online-Bericht nicht erhalten oder verloren haben, können wir Ihnen durch das System eine erneute E-Mail zusenden lassen.
Zusätzlich müssen Sie innerhalb von 4 Wochen nach Ihrer Mobilität einen individuellen Erfahrungsbericht einreichen, den wir in unserer Datenbank veröffentlichen.
Ab Studienjahr 2025/26:
Informationen folgen
Bis Studienjahr 2024/25:
In Ihrem Mobility Online-Zugang finden Sie eine Vorlage zur Erstellung des Berichts sowie einen Workflow-Schritt, wo Sie den Bericht online hochladen können.
Beachten Sie bitte folgende Hinweise:
- Bitte achten Sie darauf, den Erfahrungsbericht anonym zu halten. Es sind lediglich Kürzel erlaubt.
- Bitte achten Sie ebenfalls darauf, das Deckblatt vollständig auszufüllen. Dies beinhaltet z.B. den Studiengang, die Semesterdauer, die Information zur Partneruniversität usw.
Der Erfahrungsbericht ist uns sehr wichtig und stellt eine wichtige Hilfestellung für zukünftige Erasmus+ Studierende dar. Bitte respektieren Sie die Vorgaben und halten diese ein.
Gerne können Sie den Erfahrungsbericht auch zu mehreren Studierenden gemeinsam verfassen. Bitte schicken Sie uns dann zusätzlich eine E-Mail mit den Namen der Studierenden, die den Bericht zusammen geschrieben haben.
Es muss in der Leistungsübersicht klar zu erkennen sein, dass die angerechneten Kurse im Ausland absolviert wurden.
Bevor die Dokumente (Immatrikulationsbescheinigung, CoP, Erasmus+ Participant Report und der individuelle Erfahrungsbericht) nicht vollständig beim International Office eingegangen sind (Upload in MO), kann die Auszahlung der zweite Stipendienrate nicht vorgenommen werden.