Bevor Sie das International Office einschalten, klären Sie bitte gemeinsam mit Ihren Partnern die wesentlichen Eckpunkte der Zusammenarbeit:

• Zielgruppe (Bachelor-, Masterstudierende, Promovierende etc.)
• Austauschrichtung
• Anzahl der Austauschplätze
• Dauer und Art der Aufenthalte
• Unterrichtssprache und Sprachanforderungen
• beteiligte Studiengänge/Fachbereiche

Es gibt einige Angaben, die für die erfolgreiche Durchführung der Partnerschaft zwingend sind. Diese sollten Sie im zuge der Verhandlungen für den weiteren Ablauf verschriftlichen. Um Ihnen das Verfahren zu erleichtern, orientieren Sie sich am Vorschlag zur Einrichtung einer Partnerschaft:

• Vorschlag Erasmus+ Kooperationsvertrag (englischsprachige Fassung)
• Vorschlag zum Abschluss eines Kooperationsvertrages weltweit (außerhalb des Erasmus-Raumes)
• Vorschlag weltweit-Kooperationsvertrag (außerhalb des Erasmus+ Raumes) (englischsprachige Fassung)

Für den Abschluss eines Kooperationsvertrages benötigen Sie die Zustimmung Ihrer Fakultät.

• Einbeziehung der Internationalisierungsbeauftragten der Fakultäten
• formlose Zustimmung der Dekanin bzw. des Dekans (in der KW ausschließlich über die Referentin für Internationalisierung)

Im Erasmus+Programm wird der Vertrag auf Basis des Vorschlagsformulars vom International Office erstellt! Sie müssen dann nur das Vorschlagsformular einreichen.

Für Kooperationen, die nicht dem Erasmus+-Programm unterliegen, stellt die Universität Paderborn Musterverträge zur Verfügung. Der Vertrag liegt in einer kommentierten Fassung für den internen Gebrauch sowie in einer unkommentierten Fassung für die Partnerhochschule vor. Den Mustervertrag erhalten Sie vom International Office auf Anforderung per Mail. 

Der Mustervertrag enthält verschiedene Optionen, die je nach geplanter Kooperation ausgewählt oder angepasst werden können. Besprechen Sie diese möglichst bereits im Vorfeld mit Ihrer Partnerhochschule.

Wir empfehlen, den Mustervertrag der Universität Paderborn als Grundlage für die Vertragsverhandlungen zu verwenden. Dies beschleunigt die rechtliche Prüfung und den Vertragsabschluss in der Regel erheblich.

Selbstverständlich können auch Vertragsentwürfe der Partnerhochschule verwendet werden. In diesem Fall ist jedoch häufig mit einem höheren Prüfungs- und Abstimmungsaufwand zu rechnen.

Bitte reichen Sie anschließend den vollständig ausgefüllten Vorschlag zum Abschluss einer Hochschulpartnerschaft und eventuell bereits vorhandene Vertragsentwürfe beim International Office ein. Je vollständiger die Angaben sind, desto schneller kann das Verfahren durchgeführt werden.

Formulare

• Vorschlag Erasmus+ Kooperationsvertrag (englischsprachige Fassung)
• Vorschlag zum Abschluss eines Kooperationsvertrages weltweit (außerhalb des Erasmus-Raumes)
• Vorschlag weltweit-Kooperationsvertrag (außerhalb des Erasmus+ Raumes) (englischsprachige Fassung)

Das International Office übernimmt anschließend die formalen Vertragsverhandlungen mit der Partnerhochschule. 

Dabei

• prüft das International Office den Vertragsentwurf,
• stimmt sich bei Bedarf mit Justitiariat und Datenschutz ab,
• koordiniert Änderungswünsche,
• begleitet den gesamten Abstimmungsprozess bis zur Unterschrift.

Sie müssen die rechtlichen Vertragsverhandlungen grundsätzlich nicht selbst führen, sollten aber alle den Austausch unmittelbar betreffenden inhaltlichen Fragen (Zahl der Austauschstudierenden, Studienabschnitt, Sprachkenntnisse etc.) vorab geklärt haben.

Nach Abschluss der Verhandlungen wird der Vertrag auf dem Verwaltungsweg unterzeichnet.

• Erasmus+: digitale Unterzeichnung durch die Erasmus-Hochschulkoordination
• weltweit: Unterzeichnung durch Präsident bzw. Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung

Wenn Sie eine Unterzeichungszeremonie mit den Partnern planen (in Präsenz oder virtuell) stimmen Sie bitte mit den Präsidumsvorzimmer rechtzeitig Termin, Ort und Beteiligte ab. Das International Office bereitet auch in diesem Fall die zu unterzeichnende Version des Vertrages auf dem Verwaltungsweg vor und lässt diese dem Präsidum vor Unterzeichnung zukommen. 

Nach der Unterzeichnung tritt der Kooperationsvertrag in Kraft. Für jede Partnerschaft wird ein Departmental Coordinator benannt, der die zentrale fachliche Ansprechperson für die Zusammenarbeit mit der Partnerhochschule ist.

Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

• Werbung für die Partnerschaft im Rahmen von Lehrveranstaltungen, Informationsveranstaltungen und Beratungsangeboten
• Fachliche Beratung von Studierenden, die einen Austausch an der Partnerhochschule planen
• Auswahl der Outgoing-Studierenden in Abstimmung mit dem zentralen Bewerbungsverfahren im International Office
• Fachliche Betreuung der Incoming-Studierenden, soweit dies an Ihrer Fakultät vorgesehen ist
• Pflege der Zusammenarbeit mit der Partnerhochschule und Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Kooperation
• Ansprechperson für das International Office bei fachlichen Fragen zur Partnerschaft