Conclude contracts
Successful university partnerships thrive on the commitment of the academic representatives involved. The International Office supports you with organisational and administrative matters, whilst the academic structure and further development of the partnership are the responsibility of the faculties. Here you can find out how to conclude agreements on student exchanges and teaching partnerships.
Signing a cooperation agreement – Here’s how to do it
Coordinate the technical aspects of the collaboration
Before you contact the International Office, please discuss the key aspects of the collaboration with your partners:
- Target group (undergraduate, postgraduate and PhD students, etc.)
- Direction of exchange
- Number of exchange places
- Duration of stays
- Language of instruction and language requirements
- Participating study programmes/departments
Set out the mandatory details of the contract in writing
There are certain details that are essential for the successful implementation of the partnership. You should set these out in writing during the negotiations to guide the way forward. To make the process easier for you, please refer to the proposal for establishing a partnership:
Obtain the Dean’s approval
To enter into a cooperation agreement, you will need the approval of your faculty.
- Involvement of the faculties’ internationalisation officers
- Informal approval from the dean (in the Faculty of Humanities, exclusively via the Internationalisation Assistant)
(Außerhalb des Erasmus+-Programms: Verwendung Mustervertrag)
Im Erasmus+Programm wird der Vertrag auf Basis des Vorschlagsformulars vom International Office erstellt! Sie müssen dann nur das Vorschlagsformular einreichen.
Für Kooperationen, die nicht dem Erasmus+-Programm unterliegen, stellt die Universität Paderborn Musterverträge zur Verfügung. Der Vertrag liegt in einer kommentierten Fassung für den internen Gebrauch sowie in einer unkommentierten Fassung für die Partnerhochschule vor. Den Mustervertrag erhalten Sie vom International Office auf Anforderung per Mail.
Der Mustervertrag enthält verschiedene Optionen, die je nach geplanter Kooperation ausgewählt oder angepasst werden können. Besprechen Sie diese möglichst bereits im Vorfeld mit Ihrer Partnerhochschule.
Wir empfehlen, den Mustervertrag der Universität Paderborn als Grundlage für die Vertragsverhandlungen zu verwenden. Dies beschleunigt die rechtliche Prüfung und den Vertragsabschluss in der Regel erheblich.
Selbstverständlich können auch Vertragsentwürfe der Partnerhochschule verwendet werden. In diesem Fall ist jedoch häufig mit einem höheren Prüfungs- und Abstimmungsaufwand zu rechnen.
Submit a proposal to the International Office
Please then submit the fully completed proposal for establishing a university partnership to the International Office. The more complete the information is, the quicker the process can be completed.
Forms
Contract negotiations
The International Office then takes charge of the formal contract negotiations with the partner university/institution.
In doing so,
- the International Office reviews the draft contract and,
- consults with the Legal Service and the data protection officer where necessary,
- coordinates requests for amendments,
- and oversees the entire coordination process right up to the signing of the contract.
You do not, as a rule, need to conduct the legal contract negotiations yourself, but you should have clarified in advance all substantive issues directly relating to the exchange (number of exchange students, stage of study, language skills, etc.).
Signing
Once the negotiations have been concluded, the agreement will be signed through the administrative channels.
- Erasmus+: digital signature by the Erasmus university coordinator
- worldwide: signed by the President or Vice-President for Finances and Human Resources
Active Partnership
Once signed, the cooperation agreement will come into force. You will be appointed as the Departmental Coordinator for the partnership and will act as the main academic point of contact for collaboration with the partner university/institution.
Your responsibilities will include, in particular:
- Promoting the partnership through classes, information sessions and advisory services
- Providingacademic advice to students planning an exchange at the partner university/institution
- Selecting outgoing students in coordination with the central application procedure at the International Office
- Providingacademic support to incoming students, where this is provided for within your faculty
- Maintaining cooperation with the partner university/institution and supporting the further development of the partnership
- Point of contact for the International Office regarding academic enquiries about the partnership
Frequently Asked Questions
Die Dauer hängt wesentlich davon ab,
- wie vollständig die Angaben sind,
- wie schnell beide Hochschulen Rückmeldungen geben,
- ob der Mustervertrag der Universität Paderborn verwendet wird.
Erasmus+ Verträge können i.d.R. innerhalb von drei Monaten abgeschlossen werden. Außerhalb des Erasmus+-Raumes dauert der Vertragsabschluss i.d.R. deutlich länger. Wird für außereuropäische Verträge der Mustervertrag der UPB verwendet und haben die Partner nur geringe Änderungswünsche, kann der Vertragsabschluss i.d.R. innerhalb von 3-6 Monaten erfolgen. Haben die Partner einen eignenen Vertrag, gibt es Uneinigkeit über Datenschutz- oder Haftungsregelungen und Gerichtsbarkeit oder bestehen erhebliche Nachverhandlungswünsche, müssen Sie mit Verhandlungen von mindestens einem Jahr oder auch deutlich länger rechnen. Entscheidend ist zudem, wie zügig die Partner Änderungsvorschläge weiterverfolgen.
Die fachlichen Inhalte sollten Sie direkt mit Ihrer Partnerhochschule abstimmen. Die formalen und rechtlichen Vertragsverhandlungen übernimmt anschließend das International Office. Das International Office zieht nötigenfalls die Juristen der Universität Paderborn hinzu.
Ja. Für Verlängerungen werden dieselben Formulare verwendet wie für Neuabschlüsse.
Nein, alleinig zeichungsberechtigt ist die Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung oder ggf. der Präsident. Nur sie dürfen die Universität und ihre Fakultäten vertraglich nach außen verpflichten. Verträge können allerdings von Ihnen oder der Fakultät mitgezeichnet werden.
Grundsatz: Kooperationsverträge werden grundsätzlich zwischen den Hochschulen geschlossen. Vertragspartner sind stets die Hochschulleitungen der beteiligten Universitäten. Die Universität Paderborn schließt keine Verträge mit einzelnen Fakultäten oder Fachbereichen einer Partnerhochschule ("Fakultätsverträge") ab.
In begründeten Ausnahmefällen kann der Geltungsbereich eines Vertrages auf bestimmte Fakultäten, Institute oder Studiengänge beschränkt werden. Dies betrifft jedoch ausschließlich den inhaltlichen Anwendungsbereich des Vertrages. Vertragsparteien bleiben auch in diesen Fällen die beteiligten Universitäten, und der Vertrag wird von den jeweiligen Hochschulleitungen unterzeichnet.
Contact us
Head of Unit - General questions of internationalisation, funding programmes, university partnerships
Office: I4.128
Phone: +49 5251 60-2455
E-mail: schwan@zv.upb.de
Office hours:
by appointment
Erasmus+ Institutional Coordinator
Office: I4.213
Phone: +49 5251 60-3209
E-mail: juliane.wiese@zv.uni-paderborn.de