1. Das gastgebende (Incoming) bzw. entsendende (Outgoing) Institut kontaktiert das International Office und gibt genaue Angaben zur geplanten Gastdozentur/zum geplanten Aufenthalt.
2. Das International Office nimmt mit der zu fördernden Person Kontakt auf und sendet das Mobility Agreement mit.
3. Die zu fördernde Person füllt das Mobility Agreement aus und lässt es unterschreiben.
4. Die zu fördernde Person sendet das Mobility Agreement zurück an das International Office (ein Scan ist ausreichend).
5. Das International Office prüft das vollständige Mobility Agreement und spricht bei positiver Prüfung eine Förderzusage aus.

INCOMING:

Sie erhalten Ihre Förderzusage (Grant Agreement) vom International Office. Bitte folgen Sie den Anweisungen in der Zusage-Mail.

OUTGOING:

Sie erhalten Ihre Förderzusage (Grant Agreement) in dreifacher Ausführung. Unterschreiben Sie alle Exemplare und

• senden ein Exemplar an das International Office (s. Kontaktbox) zurück.
• fügen ein Exemplar Ihrem Dienstreiseantrag bei (s.u.).
• nehmen ein Exemplar zu Ihren persönlichen Unterlagen.

Hinweise zum Dienstreiseantrag:

• Entstehende Kosten: bitte geben Sie die Summe der Erasmus+ Förderung an sowie den Hinweis „Erasmus+ ST“
• AO: bitte geben Sie das im Grant Agreement angegebene Abrechnungsobjekt an.
• Sachkontonummer: bitte wählen Sie „Dienstreise“ aus, auch im Falle einer Fortbildung.
• Abschlagszahlung: bitte fügen Sie dem Dienstreiseantrag neben dem Grant Agreement den Ihnen zugesendeten Antrag auf Gewährung eines Abschlags hinzu, damit Sie 70% der Förderung vor Reisebeginn erhalten.

Lassen Sie bitte von Ihrem Gastgeber an der UPB (Incoming) bzw. an der Gasteinrichtung (Outgoing) die Confirmation of Participation ausfüllen, unterschreiben und stempeln. Die Confirmation dient als Beleg der von Ihnen gegebenen Unterrichtsstunden bzw. Ihrer tatsächlichen Aufenthaltsdauer vor Ort. Das Unterschriftsdatum muss das gleiche Datum wie der letzte Aufenthaltstag zu Lehr- bzw. Fortbildungszwecken sein. Wenn die Lehre z.B. vom 1.04. - 05.04. statt findet, muss das Datum der Unterschrift, welche den Aufenthalt bestätigt, der 05.04. sein.

INCOMING:

Nach Ende Ihres Aufenthalts erhalten Sie eine automatisch generierte E-Mail mit dem Zugang zum Erasmus+ participant Report. Dieser ist obligatorisch für eine Erasmus+ Förderung. Bitte füllen Sie diesen innerhalb von 30 Tagen aus.

OUTGOING:

1. Erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung und lassen Frau Walczak auf der 1. Seite bei „Unterschrift der*des Budgetverantwortlichen“ unterzeichnen, bevor Sie die Reisekostenabrechnung bei der Reisekostenstelle einreichen. Legen Sie der Abrechnung eine Kopie Ihrer Confirmation of Participation und Ihren Dienstreiseantrag bei. Da die Höhe der Erasmus+ Förderung anhand von Stückkosten berechnet wird, reicht eine vereinfachte Reisekostenrechnung ohne Quittungen und Belege aus. Es müssen nur die ersten beiden Spalten auf Seite 2 der Reisekostenrechnung gefüllt werden. (Sollten die Kosten, die über die Erasmus+ Förderung hinaus gehen, durch ein anderes AO bezahlt werden, muss spitz abgerechnet werden. Dann sind alle Belege beizulegen und alle Spalten des Dokuments zu befüllen. Erkundigen Sie sich bitte im Zweifelsfall bei der Reisekostenstelle nach den genau benötigten Daten.)
    
2. Lassen Sie dem International Office die ausgefüllte, unterschriebene und gestempelte Confirmation of Participation per Mail zukommen.
    
3. Nach Ende Ihres Aufenthalts erhalten Sie eine automatisch generierte E-Mail mit dem Zugang zum Erasmus+ participant report. Dieser ist obligatorisch für eine Erasmus+ Förderung. Bitte füllen Sie diesen innerhalb von 30 Tagen aus. Sollte im Falle einer blended Mobility der virtuelle Teil nach dem physischen liegen, erhalten Sie die Einladung zum Erasmus+ participant report erst nach Ende der virtuellen Phase.
    
4. Sie möchten von Ihrem Aufenthalt etwas ausführlicher berichten und Ihre Erfahrungen mit Kollegen*innen teilen? Dann freuen wir uns sehr über einen (freiwilligen) Bericht.