Application
Please submit your application at least 6 weeks before the start of your trip. If a visa is required (incoming and outgoing), it would be advisable to apply at least 3 months before the mobility (the sooner the better), as the waiting times for the embassy appointment and the issuing of the visa can unfortunately take quite a long time.
Link to the Erasmus+ STA application form
Administrative process
- Ausfüllen des Online-Bewerbungsformulars
- Erstellung eines Accounts in Mobility-Online (nur bei erster Mobilität nötig)
- Personenstammdaten in Mobility-Online erfassen (nur bei erster Mobilität nötig)
- Initiale Prüfung durch das International Office und Freischaltung des das Mobility Agreements
- Weitere Informationen für das Mobility Agreement in Mobility-Online erfassen
- Mobility Agreement drucken und unterschreiben lassen
- Mobility Agreement hochladen
- Prüfung durch das International Office
Nach der Förderzusage gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
- Loggen Sie sich erneut in Mobility Online ein.
- Prüfen Sie das Grant Agreement und unterschreiben es digital.
- Prüfen Sie die Ehrenwörtliche Erklärung und unterschreiben sie digital.
- Prüfen Sie den Antrag auf Abschlagszahlung und unterschreiben ihn digital.
- Stellen Sie einen Dienstreiseantrag, welchem Sie das unterschriebene Grant Agreement, die Ehrenwörtliche Erklärung sowie den Antrag auf Abschlagszahlung beilegen.
- Laden Sie die Confirmation of Participation herunter, welche Sie während Ihres Auslandsaufenthaltes unterschreiben lassen.
Hinweise zum Dienstreiseantrag:
- Entstehende Kosten: bitte geben Sie die Summe der Erasmus+ Förderung an sowie den Hinweis „Erasmus+ ST“
- AO: bitte geben Sie das im Grant Agreement angegebene Abrechnungsobjekt an.
- Sachkontonummer: bitte wählen Sie „Dienstreise“ aus, auch im Falle einer Fortbildung.
- Abschlagszahlung: bitte fügen Sie dem Dienstreiseantrag neben dem Grant Agreement den Ihnen zugesendeten Antrag auf Gewährung eines Abschlags hinzu, damit Sie 70% der Förderung vor Reisebeginn erhalten.
Lassen Sie bitte von der Gastinstitution die Confirmation of Participation ausfüllen, unterschreiben und stempeln. Diese können Sie in Mobility Online herunterladen. Die Confirmation dient als Beleg Ihrer tatsächlichen Aufenthaltsdauer vor Ort sowie im Fall von Gastdozenturen der von Ihnen gegebenen Unterrichtsstunden.
Wichtig: Das Unterschriftsdatum der Confirmation of Participation muss der letzte Aufenthaltstag zu Lehr- bzw. Fortbildungszwecken sein. Wenn die Lehre z.B. vom 1.04. - 05.04. statt findet, muss das Datum der Unterschrift, welche den Aufenthalt bestätigt, der 05.04. sein.
- Bitte laden Sie einen Scan der ausgefüllten, unterschriebenen und gestempelten Confirmation of Participation in Mobility Online hoch.
- Nach Ende Ihres Aufenthalts erhalten Sie eine automatisch generierte E-Mail mit dem Zugang zum Erasmus+ participant report. Dieser ist obligatorisch für eine Erasmus+ Förderung. Bitte füllen Sie diesen innerhalb von 30 Tagen aus und laden das generierte PDF Dokument in Mobility Online hoch. Sollte im Falle einer blended Mobility der virtuelle Teil nach dem physischen liegen, erhalten Sie die Einladung zum Erasmus+ participant report erst nach Ende der virtuellen Phase.
- Nachdem Sie die oben erwähnten Dokumente hochgeladen haben, erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung und lassen Frau Walczak auf der 1. Seite bei „Unterschrift der*des Budgetverantwortlichen“ unterzeichnen, bevor Sie die Reisekostenabrechnung bei der Reisekostenstelle einreichen. Legen Sie der Abrechnung eine Kopie Ihrer Confirmation of Participation und Ihren Dienstreiseantrag bei. Da die Höhe der Erasmus+ Förderung anhand von Stückkosten berechnet wird, reicht eine vereinfachte Reisekostenrechnung ohne Quittungen und Belege aus. Es müssen nur die ersten beiden Spalten auf Seite 2 der Reisekostenrechnung gefüllt werden. (Sollten die Kosten, die über die Erasmus+ Förderung hinaus gehen, durch ein anderes AO bezahlt werden, muss spitz abgerechnet werden. Dann sind alle Belege beizulegen und alle Spalten des Dokuments zu befüllen. Erkundigen Sie sich bitte im Zweifelsfall bei der Reisekostenstelle nach den genau benötigten Daten.)
- Sie möchten von Ihrem Aufenthalt etwas ausführlicher berichten und Ihre Erfahrungen mit Kollegen*innen teilen? Dann freuen wir uns sehr über einen (freiwilligen) Bericht.
Fundamentals
Reimbursement of approved costs can only be made as part of a settlement with the travel expenses centre. Please submit your travel expense reimbursement promptly after your return. In general, applications for reimbursement of travel expenses must be submitted in writing within a cut-off period of six months. Travel expenses are settled on the basis of Erasmus+ unit costs (reimbursement of travel expenses and daily rates). If the financial support exceeds your actual costs incurred, you must pay tax on the surplus.
No insurance cover is associated with a grant from Erasmus+ funds. Neither the EU Commission nor the DAAD are liable for damages resulting from illness, death, accident, personal injury, loss or damage to property in connection with the Erasmus+ stay. The University would therefore like to point out to the scholarship holders that they themselves must ensure that they have adequate insurance cover for the duration of their stay abroad.
Recognition
Your Erasmus+ stay abroad can be included in your personnel file. Please contact the Human Resources Department (Department 4).
Contact us
Eva Walczak
International Office (Unit 3.1)
Warburger Str. 100
33098 Paderborn
Office hours
Wednesday, 1-2 pm
The office-hours take place online via Zoom, no registration is required.
(We will let you enter one by one from the virtual waiting room.)
The office hours scheduled for August 5, 2026, and August 12, 2026, have been canceled.
Erasmus+ at the UPB
- Erasmus+ Code: D PADERBO01
- ECHE number (2021-2027): 101012410, Charter 2021-2027
- Erasmus+ Policy Statement 2021-2027
This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.