1. Fill out the online application form
2. Create an account in Mobility-Online (only necessary for first mobility)
3. Enter personal master data in Mobility-Online (only necessary for first mobility)
4. Initial check by the International Office and activation of the Mobility Agreement
5. Enter further information for the Mobility Agreement in Mobility-Online
6. Print the Mobility Agreement and have it signed
7. Upload Mobility Agreement
8. Check by the International Office

You will receive your grant agreement in triplicate. Sign all copies (important: signature date before mobility start date) and send them to

• return one copy to the International Office (see contact box).
• enclose one copy with your business trip application (see below).
• add one copy to your personal documents.

Information regarding the business trip application:

• Arising costs: please enter the amount of Erasmus+ funding and the reference “Erasmus+ ST”
• AO: please enter the accounting object specified in the Grant Agreement.
• Account number: please select “Dienstreise”, even in the case of training.
• Advance payment: please enclose the application for an advance payment sent to you with the business trip application in addition to the Grant Agreement so that you receive 70% of the funding before the start of the trip.

Please have the host institution complete, sign and stamp the Confirmation of Participation. You have received this together with the Grant Agreement. The Confirmation serves as proof of the actual duration of your stay on site and, in the case of guest lectureships, of the teaching hours you have given.
Important: The date of signature of the Confirmation of Participation must be the last day of your stay for teaching or training purposes. For example, if the teaching takes place from 1.04. - 05.04., the date of the signature confirming the stay must be 05.04.

1. Create your travel expense report and have Ms. Walczak sign the first page under “Signature of the person responsible for the budget” before submitting the travel expense report to the travel expenses office. Enclose a copy of your Confirmation of Participation and your business trip application with the claim. As the amount of Erasmus+ funding is calculated on the basis of unit costs, a simplified travel expense report without receipts and vouchers is sufficient. Only the first two columns on page 2 of the travel expense report need to be completed. (If the costs that exceed the Erasmus+ funding are paid by another AO, the calculation must be made in a pointed manner. In this case, all receipts must be enclosed and all columns of the document must be completed. If in doubt, please ask the travel expenses office for the exact data required).
    
2. Please upload a scan of the completed, signed and stamped Confirmation of Participation to Mobility-Online.
    
3. At the end of your stay, you will receive an automatically generated e-mail with access to the Erasmus+ participant report. This is mandatory for Erasmus+ funding. Please complete it within 30 days and upload the generated PDF document to Mobility Online. If, in the case of a blended mobility, the virtual part is after the physical part, you will only receive the invitation to the Erasmus+ participant report after the end of the virtual phase.
    
4. Would you like to report on your stay in more detail and share your experiences with colleagues? Then we would be delighted to receive a (voluntary) report.

1. Ausfüllen des Online-Bewerbungsformulars
2. Erstellung eines Accounts in Mobility-Online (nur bei erster Mobilität nötig)
3. Personenstammdaten in Mobility-Online erfassen (nur bei erster Mobilität nötig)
4. Initiale Prüfung durch das International Office und Freischaltung des das Mobility Agreements
5. Weitere Informationen für das Mobility Agreement in Mobility-Online erfassen
6. Mobility Agreement drucken und unterschreiben lassen
7. Mobility Agreement hochladen
8. Prüfung durch das International Office

Nach der Förderzusage gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Loggen Sie sich erneut in Mobility Online ein.
2. Prüfen Sie das Grant Agreement und unterschreiben es digital.
3. Prüfen Sie die Ehrenwörtliche Erklärung und unterschreiben sie digital.
4. Prüfen Sie den Antrag auf Abschlagszahlung und unterschreiben ihn digital.
5. Stellen Sie einen Dienstreiseantrag, welchem Sie das unterschriebene Grant Agreement, die Ehrenwörtliche Erklärung sowie den Antrag auf Abschlagszahlung beilegen.
6. Laden Sie die Confirmation of Participation herunter, welche Sie während Ihres Auslandsaufenthaltes unterschreiben lassen.

Hinweise zum Dienstreiseantrag:

• Entstehende Kosten: bitte geben Sie die Summe der Erasmus+ Förderung an sowie den Hinweis „Erasmus+ ST“
• AO: bitte geben Sie das im Grant Agreement angegebene Abrechnungsobjekt an.
• Sachkontonummer: bitte wählen Sie „Dienstreise“ aus, auch im Falle einer Fortbildung.
• Abschlagszahlung: bitte fügen Sie dem Dienstreiseantrag neben dem Grant Agreement den Ihnen zugesendeten Antrag auf Gewährung eines Abschlags hinzu, damit Sie 70% der Förderung vor Reisebeginn erhalten.

Lassen Sie bitte von der Gastinstitution die Confirmation of Participation ausfüllen, unterschreiben und stempeln. Diese können Sie in Mobility Online herunterladen. Die Confirmation dient als Beleg Ihrer tatsächlichen Aufenthaltsdauer vor Ort sowie im Fall von Gastdozenturen der von Ihnen gegebenen Unterrichtsstunden.
Wichtig: Das Unterschriftsdatum der Confirmation of Participation muss der letzte Aufenthaltstag zu Lehr- bzw. Fortbildungszwecken sein. Wenn die Lehre z.B. vom 1.04. - 05.04. statt findet, muss das Datum der Unterschrift, welche den Aufenthalt bestätigt, der 05.04. sein.

1. Bitte laden Sie einen Scan der ausgefüllten, unterschriebenen und gestempelten Confirmation of Participation in Mobility Online hoch.
    
2. Nach Ende Ihres Aufenthalts erhalten Sie eine automatisch generierte E-Mail mit dem Zugang zum Erasmus+ participant report. Dieser ist obligatorisch für eine Erasmus+ Förderung. Bitte füllen Sie diesen innerhalb von 30 Tagen aus und laden das generierte PDF Dokument in Mobility Online hoch. Sollte im Falle einer blended Mobility der virtuelle Teil nach dem physischen liegen, erhalten Sie die Einladung zum Erasmus+ participant report erst nach Ende der virtuellen Phase.
    
3. Nachdem Sie die oben erwähnten Dokumente hochgeladen haben, erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung und lassen Frau Walczak auf der 1. Seite bei „Unterschrift der*des Budgetverantwortlichen“ unterzeichnen, bevor Sie die Reisekostenabrechnung bei der Reisekostenstelle einreichen. Legen Sie der Abrechnung eine Kopie Ihrer Confirmation of Participation und Ihren Dienstreiseantrag bei. Da die Höhe der Erasmus+ Förderung anhand von Stückkosten berechnet wird, reicht eine vereinfachte Reisekostenrechnung ohne Quittungen und Belege aus. Es müssen nur die ersten beiden Spalten auf Seite 2 der Reisekostenrechnung gefüllt werden. (Sollten die Kosten, die über die Erasmus+ Förderung hinaus gehen, durch ein anderes AO bezahlt werden, muss spitz abgerechnet werden. Dann sind alle Belege beizulegen und alle Spalten des Dokuments zu befüllen. Erkundigen Sie sich bitte im Zweifelsfall bei der Reisekostenstelle nach den genau benötigten Daten.)
    
4. Sie möchten von Ihrem Aufenthalt etwas ausführlicher berichten und Ihre Erfahrungen mit Kollegen*innen teilen? Dann freuen wir uns sehr über einen (freiwilligen) Bericht.