Allgemeines

Die Öffnungszeiten des SVK-Büros werden jedes Semester neu bestimmt. Es handelt sich generell um vier bis fünf Tage die Woche, in denen je zwei Zeitstunden Werktags das SVK-Büro für Besucher geöffnet ist. Da die Arbeitszeiten mit den individuellen Stundenplänen der Mitarbeiter vereinbar sein müssen, werden diese in der Regel nicht vor der zweiten Semesterwoche festgelegt, da dann die Stundenpläne der SVK-Mitglieder feststehen sollten.

Sprechstundenbeginn und -ende

Die Sprechstundenzeit beginnt erst einige Wochen nach Vorlesungsanfang, in der Regel drei Wochen danach. Zuvor besteht meist kein Interesse von Sprechstundenbesucherseite. Die Sprechstundenzeit endet ein bis zwei Wochen nach Vorlesungsende, d.h. sie geht bis in die vorlesungsfreie Zeit. Vor und nach der offiziellen Sprechstundenzeit werden jedoch auf Wunsch individuelle Termine mit dem jeweiligen Ansprechpartner vereinbart.

Terminfindung und Verteilung

Auf der Basis eines externen Internetdienstes zur Terminfindung wird zu Semesterbeginn teamintern eine Umfrage geschalten, an der alle Teammitglieder teilnehmen. Hiernach wird der Arbeitsplan gestaltet und die Öffnungszeiten des SVK-Büros für das jeweilige Semester festgelegt.

Bekanntmachung der Sprechstundenzeiten

Die Sprechstundenzeiten und Ansprechpartner werden auf einem gedruckten Infopapier an der Tür des Büros ausgehangen. Zudem verfasst ein Team-Mitglied eine E-Mail an den SVK-Verteiler, die die Sprechzeiten des aktuellen Semesters beinhält, ebenso wie die Woche, ab der die Sprechstunden stattfinden. Zudem wird angegeben, welches Teammitglied die einzelne Sprechstunde hält, damit das direkte Gespräch mit diesem Ansprechpartner gesucht werden kann.

Onlineumfragen

Die Onlineumfragen arbeiten mit dem sogenannten TAN-Verfahren (Transaktionsnummern). Mit der Erstellung einer Onlineumfrage generiert EvaSys auch eine Anzahl dieser TAN-Codes. Nach Eingabe eines der TAN-Codes ist die einmalige Teilnahme an einer Abstimmung möglich. Würde man auf TANs verzichten, so könnte nicht verhindert werden, dass Einzelpersonen den Fragebogen beliebig oft ausfüllen. Für das Ausfüllen eines HTML-Fragebogens ist keinerlei Software abgesehen von einem Browser erforderlich.

Onlineumfragen werden in der Umfragenübersicht in EvaSys mit einer Weltkugel symbolisiert.

Die Umfrage muss von Hand erneut geöffnet werden, falls sie nicht direkt nach der Generierung offen gelassen wird und die TANs werden in der Regel in ausgedruckter Form oder per Mail an Studierende ausgegeben. Auf den Tan-Zetteln/in den E-Mails findet sich neben der individuellem Zugangscode auch ein Internetlink zur jeweiligen Umfrage.

Der Vorteil der Onlineumfragen besteht darin, dass keine Papierfragebögen gedruckt werden müssen und auch keine Papierfrageböägen gescannt werden müssen (Datenerfassung). Eine onlinebefragung spart somit Zeit und Material.

Der Nachteil von Onlineumfragen kann darin liegen, dass das Ausfüllen des Fragebogens irgendwann in Pausen oder der Freizeit stattfindet. Dieses kann vergessen werden, so dass sich dann de facto weniger Studierende an der Befragung und damit der Lehrveranstaltungsbeurteilung beteiligen.

Zu Beginn des neuen Semesters

Das Löschen von TANs

TANs (Transaktionsnummern) sind nötig für Onlineumfragen und quasi einzelne generierte Zugangscodes, welche einmalig nutzbar sind. Diese werden im Kurs in Papierform oder per Mail an die einzelnen Studenten verteilt, damit nur Kursmitglieder Zugang zu der Online-Umfrage haben und das auch nur einmalig, aber trotzdem anonym.

Die TANs aus dem/n Vorsemester/n, die bis dahin nicht verwendet wurden, müssen regelmäßig, d.h. immer zu Beginn des neuen Semesters, gelöscht werden, denn diese werden zu diesem Zeitpunkt nicht mehr benötigt, sind aber z.T. noch mit E-Mail Adressen oder ähnlichen Daten verknüpft.

Zuständig für die Aufgabe ist einer der System-Admins im Team. Voraussetzung ist dementsprechend auch der Zugang zu einem EvaSys-Admin-Konto - diesen Status hat jedoch jedes Mitglied des SVK-Teams. Derjenige muss sich in EvaSys einloggen und den Oberpunkt "Systeminformationen" im Hauptmenü sowie anschließend in der Seitenleiste im Kontextmenü  "Systembereinigung" auswählen.

Das Löschen von Daten, die älter als 2 Jahre nach Ende des jeweiligen Semesters sind

Im Rahmen des festgelegten Datenschutzes, dürfen die Daten nicht länger als zwei Jahre auf dem Server aufbewahrt werden.

Rechenbeispiel: Nach dem Ende des Sose2012 darf/muss all das gelöscht werden, was vor und einschließlich mit dem Sose2010 gespeichert wurde.

Dabei müssen die einzelnen eingescannten Bilder, die aus den Fragebögen entstanden und die Daten aus EvaSys gelöscht werden.

Vorherige Informationspflicht: Wichtig! Die Teilbereichsverantwortlichen der einzelnen Fakultäten  müssen vorab davon per Mail informiert werden, um notfalls noch Daten sichern zu können und es sollte in dieser E-Mail eine angemessene Frist von etwa zwei Wochen gesetzt werden, bevor die Löschung in Angriff genommen wird.

Verantwortlich für die Aufgabe sind die System-Admins. Erledigen kann dies jedoch jedes SVK-Team-Mitglied.

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