Sobald erste Überlegungen bestehen, eine Exkursion oder Summer School im europäischen Ausland durchzuführen, empfiehlt sich ein Gespräch mit dem International Office.

Viele organisatorische Fragen lassen sich bereits in einer frühen Planungsphase klären, beispielsweise:

• Eignung als BIP,
• Auswahl geeigneter Partner,
• Fördermöglichkeiten,
• Zeitplanung,
• notwendige Erasmus-Verträge,
• Beantragung der Fördermittel.

Da die Erasmus-Mittel langfristig beantragt werden müssen, sollte das International Office möglichst etwa ein Jahr vor der geplanten Durchführung informiert werden.

Ein BIP ist möglich, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Das Programm findet innerhalb des Erasmus+-Raums statt.
2. Mindestens drei Hochschulen aus drei verschiedenen Erasmus-Ländern nehmen teil:
   • Universität Paderborn,
   • zwei weitere Hochschulen aus zwei unterschiedlichen Erasmus-Ländern.
3. Die beteiligten Hochschulen verfügen über eine Erasmus Charter for Higher Education (ECHE).

Bevorzugt sollten bestehende Erasmus-Partner der Universität Paderborn eingebunden werden.

Empfehlung:
Nach Möglichkeit zunächst Partner aus dem COLOURS-Konsortium ansprechen, da hier häufig bereits enge Kooperationen bestehen und die Organisation einfacher ist.

Einbindung weiterer Einrichtungen

Neben den beteiligten Hochschulen können selbstverständlich auch weitere Einrichtungen in das fachliche Programm eingebunden werden, beispielsweise

• Forschungsinstitute,
• Unternehmen,
• Museen,
• Behörden,
• Verbände,
• kulturelle Einrichtungen oder
• andere wissenschaftliche Organisationen.

Diese Einrichtungen können beispielsweise Workshops, Vorträge, Laborbesuche oder Exkursionen anbieten und das Programm fachlich bereichern.

Wichtig: Solche Einrichtungen zählen in der Regel nicht zu den für das BIP erforderlichen Projektpartnern, da sie meist nicht über eine Erasmus Charter verfügen und deshalb keine Erasmus-Verträge mit der Universität Paderborn abschließen können. Sie ersetzen daher nicht die erforderlichen drei Erasmus-Hochschulen.

Für ein BIP muss einer der ausländischen Partner die Koordination übernehmen.

Dieser Partner

• organisiert das Programm vor Ort,
• erhält die organisatorischen Erasmus-Mittel,
• übernimmt beispielsweise die Raumplanung, lokale Exkursionen oder weitere organisatorische Aufgaben.

Die Universität Paderborn erhält dagegen die Erasmus-Mittel zur Förderung der eigenen Studierenden und Lehrenden.

Empfehlung

Besonders bewährt haben sich wechselseitige Kooperationen.

Jahr 1

• Partnerhochschule organisiert das BIP.
• Studierende aus Paderborn reisen dorthin.

Jahr 2

• Universität Paderborn organisiert das BIP.
• Die Partner schicken ihre Studierenden nach Paderborn.

So entsteht eine nachhaltige Zusammenarbeit mit deutlich geringerem Organisationsaufwand.

Zwischen der Universität Paderborn und allen beteiligten Hochschulen muss ein gültiges Erasmus-Abkommen bestehen.

Falls noch kein Vertrag vorhanden ist,

→ rechtzeitig vor der Durchführung einen Erasmus-Vertrag abschließen.

Hierfür genügt grundsätzlich auch ein auf das jeweilige BIP beschränktes Erasmus-Abkommen.

Die Verträge werden vollständig digital abgeschlossen.

Ansprechpartnerin ist die Erasmus-Koordination des International Office.

Ein Blended Intensive Programme besteht immer aus

• einer virtuellen Phase und
• einer physischen Mobilität.

Die virtuelle Komponente muss kein großer zusätzlicher Aufwand sein. Sie kann beispielsweise bestehen aus

• einer gemeinsamen Zoom-Konferenz,
• einer digitalen Auftaktveranstaltung,
• gemeinsamer Vorbereitung,
• Online-Projektarbeit,
• einer digitalen Abschlussveranstaltung.

Entscheidend ist, dass die virtuelle Phase sinnvoll mit der Präsenzphase verbunden ist.

Für ein BIP gelten unter anderem folgende Mindestanforderungen:

• Die physische Mobilität muss die Erasmus+-Vorgaben erfüllen (derzeit mindestens fünf Tage).
• Während der Präsenzphase müssen mindestens zehn geförderte Studierende bzw. Lernende aus den beteiligten Hochschulen teilnehmen (ohne die lokalen Studierenden der gastgebenden Hochschule).

Ein BIP soll Bestandteil des Studiums sein.

Daher sollte bereits bei der Planung geklärt werden,

• welche Studienleistung erbracht wird,
• wie die Leistung geprüft wird,
• wie viele ECTS vergeben werden (mindestens 3!),
• in welchem Modul die Leistung anerkannt wird.

Sobald feststeht, dass ein BIP durchgeführt werden soll, informiert die Professorin oder der Professor das International Office über

• das geplante Thema,
• die Partnerhochschulen,
• die ungefähre Teilnehmerzahl,
• den geplanten Zeitraum.

Auf dieser Grundlage beantragt das International Office die Erasmus-Mittel bei der Europäischen Kommission.

Nach der Bewilligung können die Mobilitätsförderungen für Studierende und Lehrende über das International Office beantragt und ausgezahlt werden.