This data privacy policy describes how your personal data is processed within the scope of the optional registration form for international researchers. By issuing this policy, Paderborn University is complying with its duty to provide information pursuant to Art. 13 of the EU General Data Protection Regulation (hereinafter referred to as GDPR). With regard to the terms used in the following, e.g. “personal data”, “processing”, “controller”, etc., please refer to the definitions in Art. 4 of the GDPR.

1. Name and Contact Data

The responsible entity (“controller”) for processing your personal data within the scope of the optional registration form for international researchers is Paderborn University, a legal corporation under public law funded by the German state of North Rhine-Westphalia. It is represented by the President, Professor Dr. Birgitt Riegraf.

1.1 Name and contact data of controller

Universität Paderborn (Paderborn University)
Warburger Str. 100

33098 Paderborn, Germany

Tel.: +49 (0)5251 60-0
Web: https://www.uni-paderborn.de

1.2 contact data for international researchers

Davina Stiller

Phone: +49 (0)5251 60 2328

E-Mail: welcome(at)uni-paderborn(dot)de

Web: https://www.uni-paderborn.de/en/university/information-for-international-researchers

1.3 Contact details of data protection officer

The Data Protection Officer of Paderborn University can be reached by postal mail at the address of the controller listed above or as follows:

Email: datenschutz(at)uni-paderborn(dot)de
Tel.: +49 (0)5251 60-4444
Web: https://www.uni-paderborn.de/en/universitaet/datenschutz

1. Categories, Purposes and Legal Bases of the Processing of Your Personal Data

Within the scope of the optional registration form for international researchers, Paderborn University will process your personal data as follows for the following purposes and in line with the legal bases listed below:

obligatory:

• first name
• last name
• e-mail address

optional:

• title
• date of birth
• place of birth
• sex
• nationality
• home university/institution
• country of home university/institution
• if applicable, previous stay in Germany
• if applicable, previous stay at Paderborn University
• if applicable, guest faculty
• if applicable, host chair/host institute
• supervisor / Contact person
• estimated start date of the stay
•  expected end date of the stay
• financing of your stay
• if applicable, name of scholarship provider
• status at Paderborn University
• accompaniment by family members

In addition, the following data is recorded automatically:

• the confirmation of your declaration of consent
• Date and time the form was sent

The personal data provided will be used exclusively to support and advise international researchers and their families, in particular to contact them about information, events, etc., and for anonymous statistical evaluation.

The collection of the form data is based on the consent of the data subjects in accordance with Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a). DSGVO.

3. Transferring Your Personal Data

Your data will neither be compared with other data nor transferred to any third parties.

4. Duration of Storage of Your Personal Data

Your personal data that we process within the scope of the optional registration form for international researchers at Paderborn University as described above will generally be deleted as soon as it is no longer required for the purposes for which it was collected, i.e. the data will be deleted after 6 months after the end of your stay.

5. Your Rights as a Data Subject

As a data subject, you may assert the rights granted to you by the GDPR at any time; these are:

• the right to know if and which of your personal data is being processed in accordance with Art. 15 GDPR, Section 12 DSG NRW;
• the right to have any inaccurate personal data about you rectified or incomplete data completed in accordance with Art. 16 GDPR;
• the right to have your personal data deleted (erased) in accordance with Art.17 GDPR, Section 10 DSG NRW;
• the right to have the data processing restricted in accordance with Art. 18 GDPR;
• the right to transmit any data about you in accordance with Art. 20 GDPR.

6. Objection to Processing of Personal Data

You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data.

Any consent that may have been granted can be revoked (withdrawn) in whole or in part at any time without providing a reason. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on the consent before its withdrawal (Art. 7 (3) GDPR). If you revoke your consent, we will not be allowed to continue the data processing based on this consent in the future. If you want to revoke your consent in whole or in part, all you need to do is send an e-mail to datenschutz(at)upb(dot)de.  

7. Right to Lodge a Complaint

In addition to the aforementioned rights, you also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR) if you believe that the processing of personal data relating to you infringes this regulation; for example, the complaint can be submitted to the state commissioner responsible for overseeing the university:  Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information in North Rhine-Westphalia), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Germany; phone: +49 (0)211 38424-0, e-mail: poststelle(at)ldi.nr(dot)de

8. Validity of Data Privacy Policy

We reserve the right to amend this data privacy policy in order to revise it in compliance with any changes in relevant laws or regulations or to better serve your needs. The valid and applicable version of this data privacy policy is the latest version published by Paderborn University. Therefore, please note the current version number of the data privacy policy.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des freiwilligen Anmeldeformulars für internationale Wissenschaftler*innen. Damit kommt die Universität Paderborn ihren Informationspflichten gemäß Art. 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Art. 4 der DS-GVO verwiesen. Über diese Beschreibung hinaus gilt die allgemeine Datenschutzerklärung für das Webangebot der Universität Paderborn.

1. Namen und Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der freiwilligen Anmeldung internationaler Wissenschaftler*innen ist die Universität Paderborn, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Präsidentin Prof. Dr. Birgitt Riegraf vertreten.

1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Paderborn
Warburger Str. 100

33098 Paderborn

Tel.: 05251 / 60 – 0
Web: https://www.uni-paderborn.de

1.2 Ansprechpartner*in für internationale Wissenschaftler*innen

Davina Stiller

Telefon: +49 (0)5251 60 2328

E-Mail: welcome(at)uni-paderborn(dot)de

Web: https://www.uni-paderborn.de/universitaet/internationale-wissenschaftlerinnen/  

1.3 Kontaktdaten der*des Datenschutzbeauftragten

Die*den behördliche*n Datenschutzbeauftragte*n der Universität Paderborn erreichen Sie postalisch unter der oben angegebenen Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

E-Mail: datenschutz(at)uni-paderborn(dot)de
Tel.: 05251 / 60 – 4444
Web: https://www.uni-paderborn.de/datenschutz/

1. Datenkategorie/n, Zweck/e und Rechtsgrundlage/n der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Anmeldung von internationalen Wissenschaftler*innen werden von der Universität Paderborn folgende Ihrer personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken und Rechtsgrundlagen verarbeitet:

Verpflichtend:

• Vorname
• Nachname
• E-Mailadresse

Optional:

• Anrede
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Geschlecht
• Nationalität
• Heimatuniversität/-institution
• Land der Heimatuniversität/Heimatinstitution
• Ggf. vorheriger Aufenthalt in Deutschland
• Ggf. vorheriger Aufenthalt an der Universität Paderborn

• Ggf. Gastfakultät
• Ggf. gastgebender Lehrstuhl/gastgebendes Institut
• Betreuer*in / Ansprechpartner*in
• Voraussichtliches Startdatum des Aufenthalts
• Voraussichtliches Enddatum des Aufenthalts
• Finanzierung Ihres Aufenthalts
• Ggf. Name des Stipendiengebers (Institution)
• Status an der Universität Paderborn
• Begleitung durch Familienmitglieder

Zusätzlich werden folgende Daten automatisiert erfasst:

• die Bestätigung Ihrer Einwilligungserklärung
• Datum und Uhrzeit des Absendens des Formulars

Die zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Unterstützung und Beratung von internationalen Wissenschaftler*innen und ggf. von ihren Familien, insbesondere zur Kontaktaufnahme mit ihnen über Informationen, Veranstaltungen u.ä. sowie zur anonymen statistischen Auswertung verwendet.

Die Erhebung der Formulardaten basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a). DSGVO.

1. Datenübermittlung

Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgen nicht.

1. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des freiwilligen Anmeldeformulars für internationale Wissenschaftler*innen an der Universität Paderborn wie oben beschrieben, verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden, d. h. die Daten werden bis zu 6 Monate nach Beendigung Ihres Aufenthalts gespeichert und dann gelöscht.

1. Betroffenenrechte

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen; diese sind:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO, § 12 DSG NRW;
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO;
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO, § 10 DSG NRW;
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
• das Recht auf Datenübertragung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO

1. Widerruflichkeit Ihrer Einwilligung

Ihre Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder teilweise widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Möchten Sie Ihre Einwilligung ganz oder teilweise widerrufen, genügt eine E-Mail an datenschutz(at)upb(dot)de 

1. Recht auf Beschwerde

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt; zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen,
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw(dot)de

1. Gültigkeit der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetzte bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzerklärung gilt in der jeweils zuletzt durch die Universität Paderborn veröffentlichten Fassung. Bitte beachten Sie daher die aktuelle Versionsnummer der Datenschutzerklärung.