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Exkursionen

Exkursionen sind auswärtige Lehrveranstaltungen der Universität Paderborn und nur zulässig, wenn sie im Rahmen von Lehrveranstaltungen des jeweiligen Studiengangs notwendig sind.

Hinweise zum Thema Versicherungsschutz sind hier zu finden.

Bei der Durchführung von Exkursionen ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit immer zu beachten.

Vorgehen in zeitlicher Reihenfolge

1. Beantragung von Dienstreisegenehmigungen für die Leitung und für die Begleitpersonen von Exkursionen

Exkursionsreisen sind mit dem Formular „Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise“ von  

allen mitreisenden Beschäftigten (nicht von Studierenden, Lehrbeauftragten und Doktoranden ohne Beschäftigungsverhältnis) rechtzeitig vor Exkursionsbeginn im Dezernat 4, Reisekostenstelle, einzureichen. Auf den Dienstreiseanträgen ist zu vermerken, wer die Exkursionsleitung ist, da nur diese die Möglichkeit hat, Buchungskosten für die Gruppe abzurechnen.

Folgende Angaben in der Dienstreisegenehmigung sind u.a. besonders notwendig:

Angabe der Verbuchungsstelle, des Personalfinanzierungs-Abrechnungsobjektes (Prof. sind hier ausgenommen), Name der Exkursionsleitung, Einverständnis durch Unterschrift des Dekans. Zudem ist eine formlose Erklärung beizufügen, dass es sich um eine Exkursion im Rahmen von Lehrveranstaltungen des jeweiligen Studiengangs für die Studierenden handelt.

Falls es zu diesem Zeitpunkt bereits eine Teilnehmerliste gibt, bitte diese beifügen. Falls die Teilnehmerliste noch nicht feststeht, ist diese spätestens zu Exkursionsbeginn mit dem aktuellen Stand zu dokumentieren und der späteren Abrechnung beizufügen (die Teilnehmerliste ist besonders wichtig für den Versicherungsschutz).

2. Teilnehmerliste

Teilnehmende sind

  • die Exkursionsleitung
  • weitere Begleitpersonen
  • Studierende (für Studierende ist keine Dienstreisegenehmigung erforderlich)

Die Zahl der Begleitpersonen sollte zur ordnungsgemäßen wissenschaftlichen Betreuung der Studierenden in einem angemessenen Verhältnis zu der Anzahl der Studierenden stehen, wobei auch hier die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten ist.

3. Versicherungsschutz
  • Alle Exkursionsteilnehmer*innen sind grundsätzlich aufgrund der Genehmigung und der Teilnehmerliste

über den Unfallversicherungsträger für den öffentlichen Dienst, die Unfallkasse NRW, gesetzlich versichert (Beamte nicht, da sie direkt über die UPB abgesichert sind).

  • Für die Exkursionen ohne Kosten sind eine Genehmigung und eine Teilnehmerliste ebenfalls zwingend notwendig, da nur auf der Grundlage der Genehmigung der Versicherungsschutz gesichert ist.

Nähere Einzelheiten zum Versicherungsschutz sind in der Infobroschüre (insbes. S. 6 und 7) der Landesunfallkasse NRW nachzulesen, die Sie hier finden.

 

4. Konkrete Planung der Exkursion

a) Bitte wenden Sie sich an die Beschaffungsstelle!
Exkursionen sind vom Direktkauf ausgeschlossen und somit immer über das SG 1.4 abzuwickeln!
Gern helfen die zuständigen Mitarbeiter weiter:
SG 1.4: Herr Spischak Tel. 2546
SG 1.4: Herr Fuest Tel. 2521 (E-Mail: beschaffung(at)zv.upb(dot)de)

b) Bitte bereiten Sie schon jetzt prüffähige Unterlagen für die spätere Abrechnung vor (Listen über die Kosten für Fahrten, Übernachtungen, Eintrittsgelder etc., aber auch über die finanziellen Beteiligungen der einzelnen Studierenden. Sollten Zuschüsse aus weiteren AO gewährt werden, bitte auch diese den Unterlagen beifügen.

c) Buchungen: Bei Buchungen sind immer die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten, die Grundsätze des Landesreisekostengesetzes sind. Zudem bitte aber auch auf günstige Stornierungsmöglichkeiten achten!

5. Erstattungsfähige Auslagen

Auslagen der Exkursionsleitung sowie der Begleitpersonen werden nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) oder bei Auslandsreisen nach der Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO) erstattet und sind mit einer Reisekostenabrechnung geltend zu machen.

Falls die Fahrtkosten bzw. Kosten für die Unterkunft bereits über die Aufwendungen der Exkursionsgemeinschaft abgerechnet worden sind, können keine weiteren Fahrtkosten bzw. Unterkunftskosten gezahlt werden. Dies ist in der Reisekostenabrechnung anzugeben.

5.1 Fahrtkosten / Flugkosten

Für Fahrten sollen nach Möglichkeit öffentliche Verkehrsmittel in Anspruch genommen werden. Das Semesterticket ist soweit möglich zu nutzen.

Reisebus:
Vor Beginn der Fahrt sind Kostenvoranschläge von drei Busunternehmen einzuholen. Wie oben erwähnt, ist das Dez. 1.4 bei der Angebots- und Auftragsvergabe im Rahmen von Exkursionen zu beteiligen.

Flugkosten:
Im Ausnahmefall dürfen auch Flugkosten erstattet werden, wenn dies wirtschaftlich ist. Erstattungsfähig sind nur die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse. Bei Inlandsflügen wird jedoch maximal der Betrag erstattet, der bei einer Landreise erstattungsfähig wäre. Aus Klimaschutzgründen sollte hierauf verzichtet werden.

5.2 Unterkunftskosten (ohne Verpflegungsleistungen)

Kosten für die Unterkunft sind entweder per Rechnung (vom Exkursionsleiter) nachzuweisen oder bei einer privaten Unterkunft mit 20,00 €/Nacht im Inland und mit 30,00 €/Nacht im Ausland je Teilnehmer*in erstattungsfähig.

Übernachtungen in Jugendherbergen:
Die Universität Paderborn ist Mitglied im Deutschen Jugendherbergswerk; Infos dazu finden Sie hier. Sollte ein Ausweis benötigt werden, wenden Sie sich bitte an die Reisekostenstelle.  

5.3 Nebenkosten

Erstattet werden notwendige Nebenkosten wie:

  • Eintrittsgelder
  • Kosten für Führungen
  • Fahrtkosten am Exkursionsort                                                                                                          
  • Kopierkosten für Exkursionsunterlagen (Tour Beschreibung, Landkarten, u. ä.)
  • Ausleihgebühren
  • Raummieten sowie
  • Gebühren für Reservierungen, Buchungen und Stornierungen.          

Nicht erstattungsfähig sind z.B.

  • private Versicherungen
  • Auslagen für Freizeitgestaltung während der Exkursion
  • Reinigungs-/Instandsetzungskosten
  • Auslagen für gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen (z. B. Bewirtungskosten von anderen Personen, Gastgeschenke, Trinkgelder)
6. Zahlung von Abschlägen oder Direktkontierungen für Buchungen im Rahmen der Planung der Exkursion

 6.1 Bei Verauslagung von Kosten durch die Exkursionsleitung:

Bitte einen Antrag auf Zahlung eines Abschlages zusammen mit den Original-Zahlungsbelegen und der Original-Dienstreisegenehmigung für die Exkursionsleitung bei der Reisekostenstelle einreichen. Es ist auch möglich, zeitversetzt weitere Abschläge zu beantragen.

6.2 Bei Rechnungen für Buchungen:

Wenn Rechnungen (z.B. Rechnungen von Reisebüros für Flüge, Busunternehmen, Jugendherbergen, Hotelrechnungen etc.) direkt gezahlt werden sollen, bitte diese Rechnungen zusammen mit der Original-Dienstreisegenehmigung der Exkursionsleitung und diesem Kontierungsblatt bei der Reisekostenstelle einreichen. Auf dem Kontierungsblatt bitte die Auftragsnummer der Beschaffungsstelle nicht vergessen!

7. Abrechnung der Exkursion

7.1 Exkursionen sind innerhalb der Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Exkursion von der Exkursionsleitung abzurechnen.

7.2 Bei der Abrechnung von Exkursionen dürfen nur solche Ausgaben berücksichtigt werden, die zur Durchführung der Exkursion notwendig waren.

Für die Exkursionsabrechnung wird das Reisekostenabrechnungsformular verwendet mit dem Sachkonto 6851 (Exkursionen). Das angegebene Abrechnungsobjekt muss mit Namen und Unterschrift des Budgetverantwortlichen gegengezeichnet werden.

Der Exkursionsleiter gewährleistet mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der Angaben.

Die Abrechnung ist mit den folgenden Unterlagen in der Reisekostenstelle einzureichen:

  • Reisekostenabrechnung. Sind Eigenanteile von den Studierenden zu leisten, ist dies in der Abrechnung anzugeben.
  • Dienstreisegenehmigung nebst Teilnehmerliste
  • Originalbelege aller Ausgaben. Bei bereits bezahlten Kosten reicht eine Kopie der Rechnung

Zuschüsse von dritter Seite (z. B. DAAD-Zuschüsse) sind auf die erstattungsfähigen Auslagen anzurechnen. Diese sind von der Exkursionsleitung anzugeben und zu belegen.

Die Universität der Informationsgesellschaft