Achtung:

Sie haben Javascript deaktiviert!
Sie haben versucht eine Funktion zu nutzen, die nur mit Javascript möglich ist. Um sämtliche Funktionalitäten unserer Internetseite zu nutzen, aktivieren Sie bitte Javascript in Ihrem Browser.

Bildinformationen anzeigen

Was ist erstattungsfähig nach dem Landesreisekostengesetz?

Grundsätzliches

Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind und eine kostengünstigere Erledigung des Dienstgeschäfts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten nicht möglich oder nicht sinnvoll ist.

Sie sind wirtschaftlich durchzuführen und zeitlich auf das notwendige Maß zu beschränken.
Bei der Wahl des Beförderungsmittels sind neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu berücksichtigen.

Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten schriftlich zu beantragen.

Dauer der Dienstreise

Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung.

Wird die Dienstreise an der Dienststätte oder an anderer Stelle am Dienst- oder Wohnort angetreten oder beendet, tritt diese an die Stelle der Wohnung.

Fahr- und Flugkostenerstattung

Grundsätzlich sind jeweils nur die notwendigen Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse erstattungsfähig. 

  • 2. Klasse der Deutschen Bahn (mit Firmenkundenrabatt)
  • günstigste buchbare Flugklasse

Ab 01.01.2022 können für Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden die entstandenen Fahrkosten der 1. Klasse erstattet werden. Liegt bei dem Dienstreisenden eine Behinderung mit einem Grad von mindestens 50 und einem Schwerbehindertenausweis mit Merkzeichen G, aG, GI, BI, Tbl oder H werden die Kosten der 1. Klasse ebenfalls erstattet.

Firmenkundenrabatt der Deutschen Bahn bei Dienstreisen (bahn.corporate)

Die für die Universität Paderborn gültige Kundennummer entnehmen Sie bitte Ihrer Dienstreisegenehmigung, da eine Veröffentlichung der Kundennummer nur hochschulintern erfolgen darf. Laut Landesreisekostengesetz müssen die DB-Fahrkarten für Dienstreisen mit dem Firmenkundenrabatt erworben werden.

Der Firmenkundenrabatt beträgt seit dem 01.01.2014: 5%.

Online Buchung per PC:
Sie können Ihr Ticket direkt an jedem PC mit Internetverbindung und Drucker, also nicht nur an Ihrem Arbeitsplatz-PC online buchen und selbst ausdrucken. Dieser „Online-Schalter“ ist 24 Stunden erreichbar. Gezahlt wird mit der Kreditkarte.
Weitere Vorteile des Online-Buchens sind:

- Erstellung von Online-Tickets/Reservierungen bis 10 Minuten vor Abfahrt mit sofortigem Ausdruck.

- Kostenfreie Online-Stornierung bis vor dem 1. Geltungstag möglich.

- Die Identifizierung erfolgt im Zug mit BahnCard Business, Kreditkarte, oder EC-Karte/Maestro

- Die Sitzplatzreservierung beträgt aktuell 4,50 € pro Fahrstrecke in der 2. Klasse

Vor Ihrer ersten Online-Buchung müssen Sie sich nur registrieren lassen. Schicken Sie dazu bitte eine E-Mail mit Ihrem Namen, Vornamen, an die Reisekostenstelle. In der Reisekostenstelle wird man diese Daten aufnehmen und Ihre Registrierung bei der Deutschen Bahn veranlassen. Nach erfolgter Registrierung bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link, über den Sie sich bei der Bahn AG anmelden und Ihren persönlichen Firmenkunden-Account anlegen können. Mehr hierzu unter: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Kauf am Bahnhofschalter:
Sie erwerben Ihr Bahnticket wie gewohnt am Schalter, z. B beim Reisezentrum im Hauptbahnhof Paderborn. Teilen Sie dem Verkaufspersonal dort bitte nur mit, dass die Fahrt über die FKR-Nummer der Universität buchen möchten und halten diese bereit. Dies geht übrigens an jedem deutschen Bahnhof mit Personal.

Kauf am Fahrkartenautomaten:
Der Kauf einer Fahrkarte mit Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis in Kombination mit dem BahnCard-Rabatt ist nur zulässig, wenn Sie eine BahnCard Business haben, die vorher im Firmenkundenportal der Bahn gekauft worden ist.
Sind Sie nicht im Besitz einer BahnCard, kann der Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis berücksichtigt werden.

Online-Buchung per Handy:
Wie genau Sie hierbei vorgehen: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Kauf einer Business/BahnCard oder BahnCard:
Die Kosten für die Anschaffung einer Business/BahnCard oder BahnCard sind erstattungsfähig. Bitte wenden Sie sich an die Reisekostenstelle!

BahnCard

Neue Regelungen ab dem 01.04.2021:

Gemäß Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen vom 22.01.2021:

  • Für BahnCard Business 25 und 50 ist zwingend erforderlich, dass der*die Dienstreisende eine Prognose über die anstehenden Dienstreisen in den nächsten zwölf Monaten abgibt. Anschließend erfolgt die Erstattung der BahnCard-Kosten (siehe unten).
  • Private BahnCard 25 und 50 werden erst erstattet, wenn sich diese vollständig amortisiert haben.
  • Die BahnCard 100 ist grundsätzlich nicht erstattungsfähig (auch nicht anteilmäßig).

Die bisher angeschafften und eingereichten BahnCard Business 25 und 50 sowie private BahnCards 25 und 50 werden noch anteilmäßig erstattet bis diese abgegolten sind.

Für Dienstreisen soll eine BahnCard Business angeschafft werden, da nur mit dieser der Großkundenrabatt der Deutschen Bahn gewährt wird. Die BahnCard Business kann auch für private Reisen genutzt werden. Weitere Informationen zur BahnCard Business finden Sie hier.

Für Anschaffungen folgende Firmenkundennummer verwenden: 4201492

BahnCard Business mit der Gültigkeitsdauer ab dem 01.04.2021 werden wie folgt erstattet:

  • Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
  • Es ist erforderlich, dass der*die Dienstreisende eine Prognose über die anstehenden Dienstreisen in den nächsten zwölf Monaten abgibt.
  • Anschließend wird der Anschaffungswert der BahnCard Business mit einem entsprechenden Kontierungsblatt erstattet

Privat angeschaffte BahnCard mit der Gültigkeitsdauer ab dem 01.04.2021 werden wie folgt erstattet:

  • Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
  • Nach vollständiger Amortisierung wird der Anschaffungswert der BahnCard mit einem entsprechenden Kontierungsblatt erstattet.
  • Der*die Reisende bekommt von der Reisekostenstelle bei vollständiger Amortisierung seiner*ihrer BahnCard einen Auszug mit den entsprechenden Abrechnungsobjekten und den dazu gehörenden anrechenbare BahnCard-Anteilen (diese werden bei eingereichter Reisekostenabrechnung von der Reisekostenstelle wie bisher errechnet aber nicht anteilig erstattet).

Anhand dieses Auszuges reicht der*die Reisende das hierfür vorgesehene Kontierungsblatt unter Angabe eines oder mehrere Abrechnungsobjekte in der Reisekostenstelle ein.

Miet-Kfz

Informationen zu Miet-Kfz finden Sie hier.

Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung

Wird kein Fahrzeug vom Dienstherrn zur Verfügung gestellt, wird eine Wegstreckenentschädigung, wenn triftige Gründe vorliegen gem. § 5 (1) LRKG, von 30 Cent je Kilometer, für zweirädrige Kraftfahrzeuge und Fahrräder von 20 Cent je Kilometer gewährt.     

Triftige Gründe liegen nur dann vor, wenn der*die Dienstreisende

  • Dienstgepäck mit mehr als 40 kg oder sperriges Dienstgepäck mitführt,
  • andere Hochschulbeschäftigte auf der Hin- und Rückfahrt, insgesamt mindestens über die Hälfte der Gesamtstrecke mitnimmt,
  • keine Bahnverbindung/ ÖPNV zur Verfügung steht, oder die Fahrt mit öffentlichem Verkehrsmittel erheblich zeitaufwändiger ist, als die Fahrt mit einem PKW,
  • eine Schwerbehinderung vorliegt (Ausweis mit Merkmalen aG, Bl oder G),
  • außerhalb der zumutbaren Reisezeit (22.01 Uhr bis 05.59 Uhr) reist oder
  • mehrere Geschäftsorte an einem Tag aufsucht.

Mitnahmeentschädigung

Für die Mitnahme von weiteren Hochschulangehörigen im eigenen PKW sowie Sachen, die erfahrungsgemäß eine übermäßige Abnutzung des Kraftfahrzeugs bewirken, wird eine Mitnahmeentschädigung von 5 Cent Kilometer gewährt.

Wird aus dienstlichen Gründen ein Kraftfahrzeuganhänger mitgeführt, wird eine Entschädigung von 10 Cent je Kilometer gewährt.

Die Namen der mitreisenden Hochschulangehörigen sind in der Abrechnung anzugeben.
Die Erläuterung des Dienstgepäcks sind ebenfalls in der Abrechnung anzugeben.

Achtung: Ab einer Tagesfahrleistung von mehr als 350 Kilometern ist ein Miet-Kfz wirtschaftlicher, so dass in diesen Fällen auf jeden Fall ein Miet-Kfz zu nutzen ist!

Taxikosten

Taxikosten sind nur bei Benutzung aus triftigem Grund erstattungsfähig.
Dieser ist bei der Abrechnung präzise anzugeben (Stichhaltige Begründung inkl. Vorlage einer Originalquittung).

Tagegeld - Inland

Bei einer eintägigen Dienstreise:

Die Höhe des Tagegeldes beträgt für jeden Kalendertrag bei Abwesenheitszeiten

  1. von mehr als 8 bis 11 Stunden 6 Euro
  2. von weniger als 24 Stunden, aber mehr als 11 Stunden 12 Euro und
  3. von 24 Stunden 24 Euro.

Bei einer mehrtägigen Dienstreise:

Für den An- und Abreisetag beträgt das Tagegeld, wenn der Dienstreisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, ohne Rücksicht auf die Abwesenheitszeit jeweils 12 Euro.

Wird den Dienstreisenden unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, wird das Tagegeld

  • für das Frühstück um 20 Prozent und
  • für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag gekürzt.

D.h. die Kürzung für ein Frühstück beträgt 4,80 €, die Kürzung für Mittagessen und Abendessen beträgt jeweils 9,60 €.

Übernachtungskosten

Nach dem LRKG können notwendige Übernachtungskosten erstattet werden.

Die Notwendigkeit von Übernachtungen ergibt sich schlüssig aus der Art der Reiseführung (Antritt einer Dienstreise müsste ohne vorherige Übernachtung bereits vor 6.00 Uhr erfolgen, eine Rückkehr ohne Übernachtung wäre erst nach 22.00 Uhr möglich).

Erstattet werden kann die Übernachtungspauschale i.H.v. 20,- € pro Nacht ohne Rechnungsbeleg oder mit Rechnungsbeleg die nachgewiesenen Übernachtungskosten ohne Frühstück (auf der Rechnungsanschrift muss die UPB vermerkt sein) bis 80,- € ohne Unterscheidung nach Klein- oder Großstädten. Höhere Übernachtungskosten müssen in jedem Fall begründet werden.

Für Hotelbuchungen sind die Firmenkundenrabatte zu nutzen, die hier hinterlegt sind.

Bitte beachten Sie die Hinweise zur sogenannten Bettensteuer!

Tage- und Übernachtungsgelder - Ausland

(Anlage zu §3 Abs. 1 Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO))

Die Liste der aktuellen Tage- und Übernachtungsgelder im Ausland finden Sie hier.

Nebenkosten, Auslagenerstattung für Reisevorbereitungen

Zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die gemäß § 8 LRKG als Nebenkosten z. B. erstattungsfähig sind:

  • Beförderung des persönlichen und dienstlichen Gepäcks
  • Zimmerreservierungen
  • Eintrittsgeld zum Besuch von Ausstellungen und Teilnehmerkarten zu Tagungen oder Versammlungen, wenn der Besuch oder die Teilnahme dienstlich angeordnet wird.
  • Gebühren für dienstlich notwendige Zwecke (z.B. dienstliche W-Lan-Nutzung im Hotel)
  • Passgebühren und ein Lichtbild, soweit ein Pass zur Erledigung der Dienstgeschäfte erforderlich ist
  • Auslagen für vom Einreiseland vorgeschriebene Reiseschutzimpfungen (Pflichtimpfungen)
  • Auslagen für ein vorgeschriebenes Gesundheitsattest

Achtung: Nebenkosten müssen durch Originalbelege nachgewiesen werden!

Keine Nebenkosten im Sinne des Landesreisekostengesetzes sind z.B. Auslagen für:

  • übliche gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen
  • Abschluss einer besonderen Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung), Krankenversicherung oder Reiserücktrittsversicherung
  • Kursverluste beim Verkauf ausländischer Zahlungsmittel; Kursgewinne bleiben reisekostenrechtlich ebenfalls unberücksichtigt
  • BahnCard-Reiseversicherung
Erstattung von Auslagen bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort

Dauer der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, wird vom 15. Tag an ein um 50% ermäßigtes Tagegeld gewährt. §6 Abs. 2 ist zu berücksichtigen. Notwendige Übernachtungskosten werden erstattet. Ein pauschales Übernachtungsgeld nach § 7 Abs. 1 S. 1 wird nicht gewährt. § 6 Abs. 3 gilt entsprechend.

Stornierungskosten

Wird eine zuvor genehmigte Dienstreise aus triftigen Gründen nicht ausgeführt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dem Landesreisekostengesetz NRW berücksichtigungsfähigen Auslagen erstattet (Reisevorbereitungskosten).

Bitte unbedingt vor der Stornierung einer Dienstreise aus triftigen dienstlichen Gründen (hierzu zählt auch eine Gefährdung durch die Corona-Pandemie) die Stornobedingungen beachten, damit unvermeidliche Stornokosten so gering wie möglich gehalten werden.
Bitte bestehen Sie bei der Stornierung auf die Rückerstattung des gezahlten Betrages. Die Annahme von Gutscheinen ist zu vermeiden!
Ebenso sind die Belege (Original) sowie einen Nachweis darüber, dass die entstandenen Kosten versucht wurden, zu stornieren und so gering wie möglich zu halten, beizufügen.

Hierzu reichen Sie bitte eine Abrechnung mit den nicht stornierbaren Kosten in der Reisekostenstelle, innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten nach dem geplanten Reiseende, ein.

Eine Checkliste zur Abrechnung von Storno-Kosten finden Sie hier.

Informationen zur Stornierung von Fahrkarten der Deutschen Bahn finden Sie hier.

Corona Test

Die Erstattung eines Corona Tests erfolgt nur, wenn diese zwingend erforderlich vom Veranstalter vorgeschrieben ist. Dieses muss schriftlich nachgewiesen werden!

Die Universität der Informationsgesellschaft