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Vorbereitung einer Dienstreise

Allgemeine Informationen

Eine Dienstreise (In- und Ausland) ist eine Reise zur Erledigung eines Dienstgeschäftes außerhalb der Dienststätte.
Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchführung der Dienstreise ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind und eine kostengünstigere Erledigung des Dienstgeschäfts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten nicht möglich oder nicht sinnvoll ist. Sie sind wirtschaftlich durchzuführen und zeitlich auf das notwendige Maß zu beschränken. Bei der Wahl des Beförderungsmittels sind neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu berücksichtigen.
Die Dienstreise ist - soweit triftige Gründe nicht entgegenstehen - vorrangig mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen.

Maßgebend für alle dienstlichen Reisen ist das Landesreisekostengesetz NRW (LRKG).

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist rechtzeitig vor Beginn der Dienstreise zu beantragen!

Informationen zu Dienstreisen aus Drittmittelprojekten finden Sie hier!

Eine Dienstreise darf nur angetreten werden, wenn die*der Dienstvorgesetzte durch Abzeichnung ihr*sein Einverständnis erklärt und die Reise durch die Reisekostenstelle genehmigt worden ist. In begründeten Ausnahmefällen kann eine Dienstreise auch rückwirkend genehmigt werden. Wird eine nicht genehmigte Dienstreise angetreten, dürfen keine Reisekosten erstattet werden!

Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort können auch mündlich durch die*den Fachvorgesetzte*n angeordnet oder genehmigt werden.

Achtung: Für nicht genehmigte Reisen besteht kein Unfallversicherungsschutz!

Dienstreisen können nur Hochschulbeschäftigten (Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studentischen Hilfskräften, Wissenschaftlichen Hilfskräften mit Bachelor [WHB], Wissenschaftlichen Hilfskräften [WHK]) genehmigt werden.
Personen, die keinen Arbeitsvertrag haben (z.B. Lehrbeauftragte, Studierende), darf keine Dienstreisegenehmigung ausgestellt werden. Die Dienstreisegenehmigung muss bei der Abrechnung im Original einer Reise beigefügt werden. Bei Reisen ohne Kostenerstattung verbleibt dieser beim Antragsteller*in.

Die Universität der Informationsgesellschaft