ABC für Mitarbeitende

Ansprechpartner zu IT-Fragen ist für Mitarbeitende in den Fakultäten das IMT, für Mitarbeitende der Zentralverwaltung Dezernat 6. Das Service-Center Medien ist Ansprechpartner für die medientechnische Infrastruktur.

Der Uni-Account (als Basis für Ihre Email-Adresse sowie weitere Dienste) wird über ein Selbstregistrierungsformular beim IMT beantragt. Nach Bearbeitung des Antrags versendet das IMT über die Hauspost (bitte Bereich und Raumnummer angeben) eine Transaktionsnummer / TAN, mit der der Uni-Account erstellt wird. Weitere Informationen und das Formular erhalten Sie beim IMT.

Im IMT-Service-Portal können Sie unterschiedliche IT-Dienste an der Universität beantragen und Einstellungen zum Uni-Account vornehmen.

Im Personenmanager werden Ihre Kontaktdaten und gegebenenfalls weitere persönliche Informationen (Lebenslauf, Sprechstunden usw.) für die Webseite der Universität Paderborn hinterlegt. Sie können diese selbst bearbeiten. Achten Sie auf eine regelmäßige Aktualisierung der Angaben.

Lehrende benötigen zudem einen Zugang zu PAUL, der Online-Plattform der Universität Paderborn für die Planung und Organisation von Lehre und Studium (Info-Blatt für Lehrende). Zudem steht Ihnen die Online-Lernplattform PANDA zur Unterstützung Ihrer Lernveranstaltungen zur Verfügung.

Bei Mitarbeitenden der zentralen Hochschulverwaltung wird eine ZV-Emailadresse bei Arbeitsbeginn direkt von Dezernat 6 eingerichtet. Ein IMT-Uni-Account ist hier nicht zwingend erforderlich. 

An der Universität Paderborn gibt es ein Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem, das als verbindliche Handlungsanweisung durch die Hochschulleitung in Kraft gesetzt ist. Informationen zum Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz an der Universität Paderborn finden Sie hier. Zuständig ist Sachgebiet 5.3.

Arbeitssicherheit

Die Fachkräfte für Arbeitssicherheit im Sachgebiet 5.3 beraten und unterstützen die Hochschulleitung sowie alle Führungskräfte in allen Fragen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, der Unfallverhütung sowie der menschengerechten Gestaltung der Arbeit. Sie beraten alle Beschäftigten bei der Auswahl von persönlicher Schutzausrüstung. Diese wird zentral beschafft und im Gebäude ZSL bereitgestellt.

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)

Um ein ganzheitliches BGM zu gewährleisten, verfolgt der Arbeitskreis Gesunde Hochschule das Ziel, gesundheitsfördernde Lebens- und Arbeitsbedingungen an der Universität Paderborn zu initiieren und umzusetzen. Für alle Mitarbeitenden fasst der Gesundheitspass die Maßnahmen und Angebote im Rahmen der Gesundheitsförderung jährlich zusammen.

Chemikalien und Abfälle

Chemikalien werden zentral eingekauft und sind an der Chemikalienausgabe erhältlich. Gefährliche Abfälle werden über das Zentrale Sonderabfalllager (Gebäude ZSL) entsorgt.

Öffnungszeiten Chemikalienausgabe: Mo-Fr 10:00-11:00 und 14:00-15:00
Öffnungszeiten Sonderabfallannahme: Mo-Fr 09:00-11:00 und 14:00-15:00

Betriebsärztlicher Dienst

Der Betriebsarzt berät die Hochschulleitung sowie die Führungskräfte in allen Fragen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, der Unfallverhütung sowie der menschengerechten Gestaltung der Arbeit. Er berät alle Beschäftigten in o.g. Fragen und führt arbeitsmedizinische Untersuchungen durch.

Terminabsprache bei der DEKRA Automobil GmbH, unter der Rufnummer 0231-9954-125 mit Frau Lisa Seeland (Mail: lisa.seeland@dekra.com).

Brandschutz

Veröffentlicht ist die aktuelle Brandschutzordnung in den amtlichen Mitteilungen Nr. 170.14 in deutscher und englischer Sprache. In Druckversion kann die Brandschutz-ordnung Teil B sowie auch Teil A (Aushänge – laminiert) über das Sachgebiet 5.3 bezogen werden.

Dienstunfälle

Die Beschäftigten der Universität Paderborn sind bei der Unfallkasse Nordrhein-Westfalen versichert. Meldungen von Unfällen/ Unfallanzeigen sind umgehend bei dem*der jeweiligen Personalsachbearbeiter*in im Personaldezernat vorzunehmen.

Der Umfang der wöchentlichen Arbeitszeit wird durch den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) und die Verordnung über die Wochenarbeitszeit für Beamtinnen und Beamte geregelt. Gestaffelt nach Alter und ggf. unter Berücksichtigung einer Schwerbehinderung ergibt sich folgende regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit:

Bei einer Teilzeitbeschäftigung ermäßigt sich die wöchentliche Arbeitszeit entsprechend der arbeitsvertraglichen Vereinbarung. Die Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit richtet sich grundsätzlich nach den Bedürfnissen von Lehre und Forschung und ist mit der*der jeweiligen Fachvorgesetzten abzustimmen.

Die Arbeitszeit für Beamt*innen (gilt nicht für [Junior-]Professor*innen) beträgt zurzeit 41 Std./Woche. Mit Vollendung des 55. bzw. 60 Lebensjahres verringert sich die Arbeitszeit auf 40 bzw. 39 Stunden. Für schwerbehinderte Beamt*innen gelten abweichende  Regelungen (vgl. § 2 Abs. 1 AZVO NRW). 

Bitte wenden Sie sich an Ihre*n Personalsachbearbeiter*in, um Fragen zum Umfang der Arbeitszeit zu klären.

Für die Durchführung aller Beschaffungen in der Universität ist das Sachgebiet 1.4 (Lars Spischak) zuständig (soweit nicht das Dezernat 5, die Universitätsbibliothek oder das Zentrum für Informations- und Medientechnologien (IMT) zuständig sind). Informationen und Formulare zu Beschaffungen finden Sie auf der Seite des Sachgebiets 1.4.

Es gilt der Grundsatz der zentralen Beschaffung, d. h. nur das Sachgebiet 1.4 – nicht die Bedarfsstelle (mit Ausnahme des Direktkaufs bis 1000 EUR netto) – ist für Beschaffungen zuständig (nähere Informationen finden Sie in den Beschaffungsrichtlinien).

Was mache ich mit eingehenden Rechnungen?

Nach Erhalt einer Rechnung prüfen Sie bitte, ob die Lieferung und der Rechnungsbetrag der Bestellung entsprechen. Die so bearbeitete Rechnung leiten sie mit einem ausgefüllten und unterschriebenen Kontierungsblatt an das Dezernat 1.1 weitergeleitet.

Was bedeutet „Rechnerisch-“ und „Sachlich richtig-“ Zeichnung?

Mit der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass ein Rechnungsbetrag der Höhe nach korrekt ist und alle betragsrelevanten Abreden (Skonto, Rabatte, Fälligkeiten) beachtet worden sind. Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit wird bestätigt, dass die Lieferung, die der Rechnung zugrunde liegt, vollständig und sachgemäß (d. h. gemäß Bestellung und Vereinbarung) erbracht bzw. erfüllt worden ist. Die Befugnis zur „Feststellung der sachlichen Richtigkeit“ wird auf Antrag vom Dezernat 1.1 (Heike Bunse, Tel. 5253) verliehen. Die Befugnis zur „Feststellung der rechnerischen Richtigkeit“ besitzt jeder, der mindestens der Entgeltgruppe 3 angehört.

Mit dem betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) werden erkrankte Beschäftigte bei ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz unterstützt. Mit Dialogbereitschaft und Konsensorientierung aller Beteiligter wird die Gesundheit der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz gefördert und langfristig erhalten, Arbeitsunfähigkeitszeiten überwunden und zukünftigen vorgebeugt. Damit wird das Beschäftigungsverhältnis langfristig gesichert.

Mitarbeitende, egal ob voll-, oder teilzeitbeschäftigt, befristet oder unbefristet, mit mehr als 6 Wochen Arbeitsunfähig in einem 12 Monatszeitraum, haben ein Anrecht auf ein betriebliches Eingliederungsmanagement. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um einen zusammenhängenden langen Erkrankungszeitraum handelt, oder um mehrere kurze.

Die Teilnahme an einem BEM ist natürlich freiwillig und birgt keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen, egal, ob sich die Mitarbeitende für oder gegen eine Teilnahme entscheiden.

Bei Störungen der Telefonanlagen, der Aufzüge und sonstiger technischer Gebäudeausrüstungen wenden Sie sich bitte an den Technischen Betriebsdienst (Stefan Müller).

Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich einen kombinierten Dienst-/Bibliotheksausweis bzw. einen Bibliotheksausweis über das IMT Serviceportal zu beantragen. Informationen zur Beantragung und Abholung finden Sie auf den Webseiten der Universitätsbibliothek.

Dienstreisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes dürfen nur nach Abstimmung mit den Vorgesetzten und Genehmigung durch die Reisekostenstelle durchgeführt werden (siehe Formulare Dienstreiseantrag).

Dienstgänge/Dienstreisen am Dienstort sind zulässig, wenn sie zur sachgerechten und schnelleren Erledigung einer Sache erforderlich sind. Sie sind von den unmittelbaren Vorgesetzten vorab zu genehmigen (mündlich reicht aus).

Für Dienstreisen gelten die Bestimmungen des Reisekostengesetzes.

Bitte rechnen Sie Ihre Reisekosten unmittelbar nach Beendigung der Dienstreise ab; Sie haben dadurch den Vorteil, dass Belege und Daten präsent sind, Ihre Kosten zügig erstattet werden, und die Abrechnungsausschlussfrist von sechs Monaten gewahrt bleibt.

Informationen zu Dienstreisen und Formulare finden Sie unter Dienstreisen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Reisekostenstelle (Sachgebiet 4.1, Susanne Schwalk, Petra Kürpick, Norbert Bornhorst).  

Druck-, Scan- und Kopier-Aufträge können bei der durch die Customized Business Services GmbH betriebene Zentral-Druckerei in Auftrag gegeben werden. Der zentrale Druckservice bietet unter anderem folgende Leistungen:

• Drucken/Kopieren/Plotten (DIN A6 bis einschließlich DIN A0, Material 80 – 300 g/m²), auch Leinwand auf Keilrahmen
• Nachverarbeitung und Aufbereitung: Heften, Lochen, Ordner konfektionieren, Broschieren, Binden (Thermobindung, Hardcover, Metall-Spiralbindung, Kunststoff-Spiralbindung, Klebebindung), Schneiden, Falzen, Laminieren, Digitale Dokumenten-Zusammenstellung
• Scannen: Digitalisieren von Zeichnungen, Ordnern, Verträgen; Lieferung im Dateiformat PDF, Datensicherung auf USB-Stick, Versand per Mail
• Sonstiges: Druck von Visitenkarten (siehe Corporate Design Handbuch), Herstellung von Etiketten

Die Beauftragung erfolgt persönlich am Standort oder per Email (uni-paderborn@cbs-group.de). Nutzen Sie hierfür das Druckerei-Auftragsformular. Ansprechpartner ist Markus Franke (Raum ZD0.101, Tel. 2000).

Anspruch auf Erholungsurlaub haben Sie nach 6-monatiger Beschäftigung. Vor Ablauf der Probezeit kann Ihnen Erholungsurlaub anteilig im Verhältnis zur Beschäftigungsdauer gewährt werden. Alle Beschäftigten, deren Arbeitszeit auf fünf Tage in der Kalenderwoche verteilt ist, erhalten grundsätzlich 30 Tage Jahresurlaub (für volle Beschäftigungsjahre).

Der Erholungsurlaub ist bis zum Ende eines Urlaubsjahres, d. h. eines Kalenderjahres anzutreten. Bei Tarifbeschäftigten gilt, dass der Resturlaub, der nicht bis zum Ablauf des folgenden Kalenderjahres in Anspruch genommen wurde, verfällt. Bei Beamten muss der Urlaub bis Ende März des übernächsten Jahres in Anspruch genommen werden.

Den Erholungsurlaub beantragen Sie bitte rechtzeitig per Urlaubsantrag (s. Formulare) im Personaldezernat; er darf nur nach vorheriger Genehmigung angetreten werden. Angehörige der Professorengruppe zeigen ihren Erholungsurlaub rechtzeitig vor Antritt im Dekanat an. Personen, die Lehraufgaben wahrnehmen, haben ihren Erholungsurlaub grundsätzlich in der vorlesungsfreien Zeit zu nehmen.

Schwerbehinderte und erwerbsgeminderte Beschäftigte erhalten Zusatzurlaub. Voraussetzung ist, dass dem Personaldezernat ein entsprechender Nachweis des Versorgungsamtes über die Behinderung vorliegt.

Arbeitsbefreiung bzw. Sonderurlaub, der u. a. aus persönlichen Anlässen wie Niederkunft der Ehefrau, Kinderbetreuung im Krankheitsfall, Tod eines nahen Angehörigen oder für ein Arbeits-/Dienstjubiläum gewährt werden kann, ist auf dem Dienstweg beim Personaldezernat zu beantragen und von dort zu genehmigen.

Weitere Informationen erhalten Sie beim Sachgebiet 4.3. Zuständig für Urlaubsanträge des wissenschaftlichen Personals ist  Sabrina Gelhoet  (B1.225, Tel 4297), des nichtwissenschaftlichen Personals Dagmar Rebbe (B1.218, Tel 5295)

In vielen Bereichen ist für das nichtwissenschaftliche Personal die Teilnahme am Arbeitszeiterfassungssystem vorgeschrieben, in einigen Bereichen kann sie wahlweise erfolgen. Auch für das wissenschaftliche Personal besteht die Möglichkeit, freiwillig an der Gleitzeit teilzunehmen.

Informationen zum Thema Gleitzeit (Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit, Leitfaden zur Gleitzeitvereinbarung, Standorte der Gleitzeitterminals, Formulare etc.) finden Sie hier.

Alle Studierenden und Beschäftigten der Universität Paderborn, der Katholischen Fachhochschule Paderborn, der Theologischen Fakultät sowie Beschäftigte des Studierendenwerks Paderborn haben die Möglichkeit, Angebote des Hochschulsports wahrzunehmen. Über das umfangreiche Angebot (mehr als 100 unterschiedliche Veranstaltungen), Anmeldeverfahren, Kosten etc. informieren Sie sich bitte beim Hochschulsport.

An Arbeitstagen dürfen Sie nur mit Zustimmung des Arbeitgebers der Arbeit fernbleiben. Kann diese Zustimmung nicht vorher eingeholt werden, so ist sie unverzüglich nachzuholen bzw. zu beantragen. Bei nicht genehmigtem Fernbleiben kann der Anspruch auf Fortzahlung der Bezüge entfallen.

Müssen Sie dem Dienst krankheitsbedingt fernbleiben, teilen Sie dies bitte unverzüglich der Personalverwaltung sowie Ihrem*r unmittelbaren Vorgesetzten mit. Dies gilt für wissenschaftliche Mitarbeitende ebenso wie für Mitarbeitende der Zentralverwaltung.

Diese Meldung sollte bis spätestens 10.00 Uhr des ersten Krankheitstages vorliegen. Grundsätzlich soll hier auch die voraussichtliche Dauer Ihrer Abwesenheit vom Dienst angegeben werden. Dauert eine Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, so ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen. In besonderen Einzelfällen ist der Arbeitgeber berechtigt, eine Bescheinigung auch früher zu verlangen. Bei Rückkehr nach einer Erkrankung melden Sie sich unverzüglich nach Dienstaufnahme in der Personalverwaltung sowie bei Ihrem unmittelbaren Vorgesetzen zurück. 

Wird ein*e Beschäftigte*r durch die Schuld eines Dritten arbeitsunfähig, so ist dies dem Personaldezernat mitzuteilen, damit u. U. Schadenersatz geltend gemacht werden kann.

Weitere Informationen erhalten Sie beim Sachgebiet 4.3 (Frau Meier-Rohde, Frau Rebbe, Frau Gelhoet).

Beihilfeberechtigte Personen beantragen die Beihilfe in Ihrer Beihilfenstelle. Entsprechende Formulare sind unter „Beihilfe“ abgelegt. Bitte beachten Sie die Ausschlussfrist von einem Jahr. Ansprechpartner bei Fragen zur Beihilfengewährung ist das Dez. 4.1 (Stefan Schäferbarthold, Barbara König)                  

Mobile Arbeit soll im Interesse von Dienststelle und Beschäftigten Möglichkeiten zur Flexibilisierung der Arbeitsorganisation schaffen. Beschäftigte haben die Möglichkeit, das Angebot der Mobilen Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen in Anspruch zu nehmen. Neben der regelmäßigen Mobilen Arbeit gibt es die Möglichkeit der situativen Mobilen Arbeit, d.h. Mobile Arbeit in unregelmäßigen Bedarfsfällen. Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier.

Bei Fragen zur Mobilen Arbeit steht Ihnen das Personaldezernat - Sachgebiet 4.5 zur Verfügung.

Die Berechnung und Auszahlung der Bezüge von Universitätsbediensteten erfolgt über das Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV).

Ein Entgeltnachweis wird Ihnen nicht monatlich zugeschickt. Sie erhalten nur dann eine Bezügemitteilung, wenn sich an Ihrem Auszahlungsbetrag oder in Ihren persönlichen Verhältnissen Änderungen ergeben. Erläuterungen zum Entgeltnachweis finden Sie hier.

Lehrverpflichtung: Die Lehrverpflichtung richtet sich nach der Lehrverpflichtungsverordnung. Vollzeitbeschäftigte wissenschaftliche Mitarbeitende in befristeten Arbeitsverhältnissen haben – wenn sie Lehraufgaben wahrnehmen – eine Lehrverpflichtung von in der Regel 4 Semesterwochenstunden. Bei unbefristeten Mitarbeitenden richtet sich die Lehrverpflichtung nach dem Arbeitsvertrag oder der Einweisungsverfügung (Anschreiben zur Ernennungsurkunde). Sie variiert zwischen 4 und 17 Semesterwochenstunden. Bei einer Teilzeitbeschäftigung reduziert sich die Lehrverpflichtung entsprechend dem Umfang der Teilzeit. Gegenstand und Inhalt der Lehraufgaben sind mit dem für das Fach zuständigen Professorinnen und Professoren abzustimmen. Ansprechpartnerin im Personaldezernat: Frau Denecke, Tel. 5361.

Lehraufträge können für einen durch hauptberufliche Kräfte nicht gedeckten Lehrbedarf erteilt werden. Lehraufträge begründen kein Dienstverhältnis, sondern sind eine selbstständige Tätigkeit. Nur die geleistete Lehrveranstaltungsstunde wird vergütet, Vor- und Nachbereitung sind in der Lehrauftragsvergütung inbegriffen. Die Gesamtzahl der Lehraufträge an der Universität Paderborn soll in der Regel 8 Semesterwochenstunden nicht übersteigen. Ansprechpartner im  Personaldezernat: Herr Kesselmeier, Tel. 5247.

Nebentätigkeiten sind Tätigkeiten von hauptberuflich an der Universität Paderborn Beschäftigten, die nicht zu ihrem Hauptamt bzw. zur Hauptbeschäftigung gehören. Nebentätigkeiten sind grundsätzlich anzeige- und/oder genehmigungspflichtig. Bitte wenden Sie sich an Ihre*n Personalsachbearbeiter*in. Formulare erhalten Sie auf der Seite der Zentralverwaltung.

Die Stabsstelle „Presse, Kommunikation und Marketing“ stellt der Öffentlichkeit Informationen zur Universität Paderborn in den Bereichen Forschung, Lehre, Wissens- und Technologietransfer zur Verfügung. Sie fördert die nationale und internationale Sichtbarkeit der Hochschule und ist zuständig für die strategische Kommunikation. Die Mitarbeiter*innen veröffentlichen Pressemitteilungen, Artikel und Interviews, beantworten Presseanfragen, erstellen Flyer und Broschüren, geben die Universitätszeitschrift heraus, betreuen den Unishop, verantworten das Corporate Design sowie die offiziellen Social-Media-Kanäle. Außerdem begleiten und beraten sie Wissenschaftler*innen der Universität in sämtlichen Fragen der Öffentlichkeitsarbeit. Das Team ist für Journalist*innen und Medien die erste Anlaufstelle.

Für die zentrale Raumvergabe (insbesondere Lehrveranstaltungen) ist das Sachgebiet 2.4 (Beate Pietsch) zuständig. Für Sonderveranstaltungen und Besprechungen außerhalb der üblichen Lehrveranstaltungen, für die Sie kurzzeitig Räume benötigen, können mit dem Sachgebiet 5.2 (Michael Stöppel) Vereinbarungen getroffen werden (siehe Diensträumeüberlassungsantrag).

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen ein Büroraum zugewiesen ist, erhalten bei der Schlüsselausgabe (Sachgebiet 5.2) gegen Unterschrift der/s Vorgesetzten auf dem Formular „Schlüsselempfangsberechtigung“ den dazugehörigen Büroraumschlüssel.

Sprechzeiten der Schlüsselausgabe (Sachgebiet 5.2.) sind vormittags von 8 bis 10 Uhr und nachmittags von 13 bis 14 Uhr.

Die Mitarbeiter*innen des Service Centers der Universität Paderborn stehen Ihnen im Eingangsbereich der Universität zur Verfügung.

Sie erreichen die Hausmeisterei unter der Tel 2972 im Raum H0.107.

Sie erreichen den Wachdienst an der Pforte (Warburger Straße) unter Tel. 2499.

Das Studierendenwerk bietet Ihnen täglich auf dem Campus ein vielfältiges Angebot an warmen und kalten Speisen sowie Getränken in der „Mensa Academica“, in der „Mensa Forum“, dem „Restaurant Mensula“, im „Picknick“, im „Bona Vista“ und im „Grill/ Café“ an. In der Fürstenallee erhalten Sie Speisen und Getränke im „Bistro HotSpot“.

Über Öffnungszeiten, Speisepläne etc. informieren Sie sich bitte beim Studierendenwerk.

Kleidung und Accessoires der Universität Paderborn finden Sie im Uni-Shop.

Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) bietet Beschäftigten im öffentlichen Dienst eine zusätzliche Alters-, Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenen-versorgung.

Wer eine Beschäftigung im öffentlichen Dienst antritt und die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, wird vom ersten Tag an in der VBLklassik angemeldet. Die VBLklassik sorgt dafür, dass Sie neben der gesetzlichen Rente eine Betriebsrente erhalten. Informationen zur Basisversicherung sowie zu freiwilligen Zusatzleistungen erhalten Sie bei der VBL.

Für wissenschaftliche Mitarbeiter*innen in befristeten Beschäftigungsverhältnissen besteht aufgrund ihrer Vertragslaufzeit häufig in der VBL-Pflichtversicherung keine Möglichkeit, die für einen Rentenbezug erforderliche Wartezeit von 60 Monaten zu erfüllen. Darum können sich diese Beschäftigten von der Pflichtversicherung bei der VBL befreien lassen. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber stattdessen eine zusätzliche Altersvorsorge in der VBLextra zu begründen. Aus dieser Versicherung können Rentenleistungen auch ohne Erfüllung einer Wartezeit in Anspruch genommen werden. Ausführliche Informationen zu Sonderregelungen für Wissenschaftler*innen finden Sie hier.