Aufwendungen für Dienstreisen sind über die Reisestelle abzurechnen.

Die Berechnung von Reisekostenvergütung erfolgt erst, wenn die geltend gemachten Auslagen anhand von Belegen oder sonstigen begründenden Unterlagen nachgewiesen werden. Den Reisekostenabrechnungen sind folgende Unterlagen beizufügen:

• Belege der Fahrtkosten: Fahrkarten, Flugtickets und Belege für andere Auslagen, z.B. Sitzplatzreservierungen usw.
• Belege der Unterkunft
• Belege für Nebenkosten, Eintrittskarten usw.
• Die Freistellung oder Genehmigung der Dienstreise im Original

Die Angaben in der Reisekostenabrechnung müssen vollständig und zweifelsfrei sein.

Beim Ausfüllen des Vordrucks ist insbesondere auf Folgendes zu achten:

• der Zweck der Reise muss ausführlich erläutert sein
• der Verlauf der Dienstreise (mit Daten und Uhrzeiten) ist anzugeben
• Abweichungen vom Dienstreiseantrag sind zu begründen
• sämtliche Beträge, deren Erstattung beantragt wird, sind in den Vordruck einzutragen
• bei Auslandsdienstreisen ist das Land anzugeben, das am Tag des Grenzübergangs vor Mitternacht zuletzt erreicht wurde. Bei der Rückreise wird das Tagegeld nach dem letzten Geschäftsort berechnet
• bei Flugreisen ist der ausländische Abflughafen sowie der Zeitpunkt der ersten Landung im Inland anzugeben
• Auslagen für die Benutzung von nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (z.B. Taxi) sind zudem zu begründen, eine Erstattung erfolgt nur bei begründeter Notwendigkeit
• unentgeltliche Verpflegung/Unterkunft müssen kurz im Reisekostenantrag erläutert werden
• bei Rundreisen sind die einzelnen Länder/Orte mit Grenzübertritt (mit Tag und Uhrzeit) in der Reisekostenabrechnung anzugeben
• sofern umfangreiche Erläuterungen notwendig sind, ist eine Anlage zur Reisekostenabrechnung zu fertigen

Auf die genehmigte Dienstreise können Sie rechtzeitig vor Reisebeginn eine Abschlagszahlung für bereits entstandene Kosten (Fahrkosten, Teilnehmergebühren etc.) stellen.
Hierfür muss die Dienstreisegenehmigung im Original inkl. Belege der entstandenen Kosten sowie das Formular "Antrag auf Gewährung eines Abschlages" bei der Reisestelle eingereicht werden.
Abschlagszahlungen unter 100,00 € sollten möglichst vermieden werden.

Beachten Sie hierbei bitte unbedingt, dass die Reise auch hier innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von sechs Monaten abgerechnet werden muss. Soweit dies nicht erfolgt, wird die Reisestelle den Abschlag zurückfordern.

Sobald bekannt ist, dass eine Dienstreise nicht angetreten wird, für die bereits ein Abschlag gezahlt wurde, ist unverzüglich die Reisestelle zu informieren.

Eine Dienstreise (In- und Ausland) ist eine Reise zur Erledigung eines Dienstgeschäftes außerhalb der Dienststätte.
Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchführung der Dienstreise ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind und eine kostengünstigere Erledigung des Dienstgeschäfts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten nicht möglich oder nicht sinnvoll ist. Sie sind wirtschaftlich durchzuführen und zeitlich auf das notwendige Maß zu beschränken. Bei der Wahl des Beförderungsmittels sind neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu berücksichtigen.
Die Dienstreise ist - soweit triftige Gründe nicht entgegenstehen - vorrangig mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen. Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten schriftlich zu beantragen.

Maßgebend für alle dienstlichen Reisen ist das Landesreisekostengesetz (LRKG).

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist rechtzeitig vor Beginn der Dienstreise zu beantragen!

Informationen zu Dienstreisen aus Drittmittelprojekten finden Sie unter dem Buchstaben D.

Eine Dienstreise darf nur angetreten werden, wenn die*der Dienstvorgesetzte durch Abzeichnung ihr*sein Einverständnis erklärt und die Reise durch die Reisestelle genehmigt worden ist. Wird eine nicht genehmigte Dienstreise angetreten, dürfen keine Reisekosten erstattet werden! In begründeten Ausnahmefällen kann eine Dienstreise auch rückwirkend genehmigt werden. 

Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort können auch mündlich durch die*den Fachvorgesetzte*n angeordnet oder genehmigt werden.

Achtung: Für nicht genehmigte Reisen besteht kein Unfallversicherungsschutz!

Dienstreisen können nur Hochschulbeschäftigten (Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studentischen Hilfskräften, Wissenschaftlichen Hilfskräften mit Bachelorabschluss [WHB], Wissenschaftlichen Hilfskräften [WHK]) genehmigt werden.
Die Dienstreisegenehmigung muss bei der Abrechnung im Original einer Reise beigefügt werden. Bei Reisen ohne Kostenerstattung verbleibt dieser bei der*dem Antragsteller*in. Personen, die keinen Arbeitsvertrag haben (z.B. Lehrbeauftragte, Studierende), darf keine Dienstreisegenehmigung ausgestellt werden.

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist rechtzeitig vor Beginn der Dienstreise zu beantragen, sofern keine generelle Dienstreisegenehmigung vorliegt.

Eine Dienstreise darf nur angetreten werden, wenn die*der Dienstvorgesetzte durch Abzeichnung ihr*sein Einverständnis erklärt und die Reise durch die Reisestelle bewilligt worden ist. In begründeten Ausnahmefällen kann eine Dienstreise auch rückwirkend genehmigt werden.

Wird kein Dienstreiseantrag gestellt, ist weder ein Versicherungsschutz durch den Arbeitgeber noch ein Anspruch auf Erstattung der Reisekosten gegeben.

Bitte verfolgen und beachten Sie die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes. An dieser Stelle wird auch auf die Reise-App des Auswärtigen Amtes hingewiesen. Dort sind alle nötigen Informationen für eine sichere und möglichst reibungslose Auslandsreise in einer Anwendung zusammengefasst.

Das Auswärtige Amt empfiehlt deutschen Staatsangehörigen dazu, sich unabhängig vom Land und von der Dauer des Auslandsaufenthalts über das Internet in die sogenannte Krisenvorsorgeliste (ELEFAND) eintragen zu lassen.

Reisen in Länder, für die das Auswärtige Amt eine Reisewarnung ausgesprochen hat, dürfen nicht durchgeführt werden.

Die «Elektronische Erfassung von Deutschen im Ausland» dient dazu, dass deutsche Auslandsvertretungen die in ihrem Amtsbezirk ansässigen Deutschen und ihre Familienangehörigen im Notfall schnell erreichen können. Wer sich nur für kurze Zeit im Ausland aufhält, kann sich frühestens zehn Tage vor Reisebeginn registrieren.

Die Möglichkeit der Online-Registrierung ersetzt die bisher manuell geführten Deutschenlisten der deutschen Auslandsvertretungen. Wer in der ELEFAND-Liste eingetragen ist, wird in regelmäßigen Abständen aufgefordert, seine Angaben zu bestätigen bzw. zu aktualisieren. Damit sollen Vollständigkeit und Aktualität der Registrierungen sichergestellt werden.

Für Auslandsdienstreisen kann eine Gefährdungsbeurteilung oder sogar die Wahrnehmung einer Pflichtvorsorge beim Betriebsärtzlichen Dienst notwendig sein!
Informationen zu der Gefährdungsbeurteilung finden Sie unter dem Buchstaben G.

Die Liste für das vergangene Jahr 2025 über Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld finden Sie hier.
Die Liste für das aktuelle Jahr 2026 über Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld finden Sie hier.

Es wird darauf hingewiesen, dass auch für Auslandsreisen gilt, dass Dienstreisen auf die für das Dienstgeschäft notwendige Zeit zu begrenzen ist.

Reisekostenabrechnungen müssen gem. §3 LRKG innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten der Reisestelle vorliegen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Danach ist eine Erstattung der Kosten nicht mehr möglich. Grundsätzlich sollten Reisen zeitnah nach Beendigung der Reise zur Abrechnung eingereicht werden.

Abrechnungen, die später in der Reisestelle eingehen, sind verfristet und können nicht bearbeitet werden (siehe Hinweis auf der Dienstreisegenehmigung).

DB Geschäftskunden-Portal / 5 % Rabatt

Über das Geschäftskunden-Portal der Deutschen Bahn erhalten Sie 5 % Rabatt auf den Flexpreis Business. Die BahnCard Business kann zusätzlich eingesetzt werden.

Der Geschäftskunden-Rabatt darf nur auf dienstlichen Reisen eingesetzt werden (nicht privat!).

Falls Sie eine Anmeldung beim Geschäftskunden-Portal der Deutschen Bahn wünschen, senden Sie uns bitte hierfür eine E-Mail von Ihrer dienstlichen E-Mail Adresse an Reisekostenstelle@zv.upb.de. In der Reisestelle wird man diese Daten aufnehmen und Ihre Anmeldung bei der Deutschen Bahn veranlassen. Eine Registrierung mit einer privaten E-Mail Adresse ist nicht möglich! Nach erfolgter Registrierung bekommen Sie eine E-Mail von der Deutschen Bahn mit einem Link, über den Sie sich bei der Bahn AG anmelden und Ihren persönlichen Firmenkunden-Account anlegen können. Mehr hierzu unter: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Firmenkundenrabatt der Deutschen Bahn bei Dienstreisen (bahn.corporate)

Die für die Universität Paderborn gültige Kundennummer entnehmen Sie bitte Ihrer Dienstreisegenehmigung, da eine Veröffentlichung der Kundennummer nur hochschulintern erfolgen darf.

Online Buchung per PC:
Sie können Ihr Ticket direkt an jedem PC mit Internetverbindung und Drucker, also nicht nur an Ihrem Arbeitsplatz-PC, online buchen und selbst ausdrucken. Dieser „Online-Schalter“ ist 24 Stunden erreichbar. Gezahlt wird mit der Kreditkarte.
Weitere Vorteile des Online-Buchens sind:

- Erstellung von Online-Tickets/Reservierungen bis zehn Minuten vor Abfahrt mit sofortigem Ausdruck.

- Kostenfreie Online-Stornierung bis vor dem 1. Geltungstag möglich.

- Die Identifizierung erfolgt im Zug mit BahnCard Business, Kreditkarte, oder EC-Karte/Maestro

Kauf am Bahnhofschalter:
Sie erwerben Ihr Bahnticket wie gewohnt am Schalter, z. B beim Reisezentrum im Hauptbahnhof Paderborn. Teilen Sie dem Verkaufspersonal dort bitte nur mit, dass die Fahrt über die FKR-Nummer der Universität buchen möchten und halten diese bereit. Dies geht übrigens an jedem deutschen Bahnhof mit Personal.

Kauf am Fahrkartenautomaten:
Der Kauf einer Fahrkarte mit Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis in Kombination mit dem BahnCard-Rabatt ist nur zulässig, wenn Sie eine BahnCard Business haben, die vorher im Firmenkundenportal der Bahn gekauft worden ist. 
Sind Sie nicht im Besitz einer BahnCard, kann der Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis berücksichtigt werden.

Online-Buchung per Handy:
Wie genau Sie hierbei vorgehen: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Verfahrenshinweise für die Erstattung einer BahnCard

Gemäß Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen vom 22.01.2021:

• Für BahnCard Business 25 und 50 ist zwingend erforderlich, dass die*der Dienstreisende eine Prognose über die anstehenden Dienstreisen in den nächsten zwölf Monaten abgibt. Anschließend erfolgt die Erstattung der BahnCard-Kosten (siehe unten).
• Private BahnCard 25 und 50 werden erst erstattet, wenn sich diese vollständig amortisiert haben.
• Die BahnCard 100 ist grundsätzlich nicht erstattungsfähig (auch nicht anteilmäßig).

Für Dienstreisen soll eine BahnCard Business angeschafft werden, da nur mit dieser der Großkundenrabatt der Deutschen Bahn gewährt wird. Die BahnCard Business kann auch für private Reisen genutzt werden. Weitere Informationen zur BahnCard Business finden Sie hier.

BahnCard Business werden wie folgt erstattet:

• Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
• Es ist erforderlich, dass die*der Dienstreisende eine Prognose über die anstehenden Dienstreisen in den nächsten zwölf Monaten abgibt.
• Anschließend wird der Anschaffungswert der BahnCard Business mit einem entsprechenden Kontierungsblatt und einer Kopie der BahnCard/Rechnung der BahnCard erstattet.

Privat angeschaffte BahnCard werden wie folgt erstattet:

• Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
• Bitte reichen Sie eine Kopie Ihrer BahnCard/Rechnung der BahnCard zur Nachverfolgung der vollständigen Amortisierung ein.
• Nach vollständiger Amortisierung wird der Anschaffungswert der BahnCard mit einem entsprechenden Kontierungsblatt erstattet.
• Die*der Reisende bekommt von der Reisestelle bei vollständiger Amortisierung ihrer*seiner BahnCard einen Auszug mit den entsprechenden Abrechnungsobjekten und den dazu gehörenden anrechenbaren BahnCard-Anteilen (diese werden bei eingereichter Reisekostenabrechnung von der Reisestelle wie bisher errechnet aber nicht anteilig erstattet).

Anhand dieses Auszuges reicht die*der Reisende das hierfür vorgesehene Kontierungsblatt unter Angabe eines oder mehrere Abrechnungsobjekte in der Reisestelle ein.

Entstandene Kosten für Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden bis zur Höhe der niedrigsten buchbaren Klasse erstattet.

Ab dem 01.01.2022 können für Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden die entstandenen Fahrkosten der 1. Klasse erstattet werden. Liegt bei dem Dienstreisenden eine Behinderung mit einem Grad von mindestens 50 und einem Schwerbehindertenausweis mit Merkzeichen G, aG, GI, BI, Tbl oder H vor, werden die Kosten der 1. Klasse grundsätzlich erstattet.

Bei Beginn und beziehungsweise oder Ende der Dienstreise an der Wohnung kann eine Erstattung der 1. Klasse für regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nur erfolgen, wenn auch bei Beginn und beziehungsweise oder Ende an der Dienststätte eine Fahrzeit von mindestens zwei Stunden erreicht werden würde.

Einzelne Städte haben eine Beherbergungssteuer, Kulturförderabgabe, Bettensteuer oder weitere anders genannte Abgaben eingeführt. Diese Abgaben werden teils von den Hotels getragen; zum TeiI aber auch auf die Gäste übertragen.

Diese Abgaben sind reisekostenrechtlich nicht erstattungsfähig!

Werden jedoch Übernachtungen nicht aus touristischen sondern aus dienstlichen Gründen notwendig, besteht die Möglichkeit, sich von diesen Abgaben vor Ort befreien zu lassen. Für diese Befreiung reicht jedoch die bloße Angabe des Reisenden, nicht touristisch bedingt, sondern dienstlich bedingt, einen Aufenthalt in dieser Stadt zu haben, nicht mehr aus.
Es gibt folgende bundesweite Info des Deutschen Hotel- und Gaststättengewerbes (DEHOGA) darüber, welche Städte so handeln. Zudem wird diese Abgabe immer wieder mit den unterschiedlichsten Bezeichnungen betitelt, so dass eine weitergehende allgemeine Info für Reisende kaum möglich ist.
Erschwerend kommt noch hinzu, dass einige Städte auf ein ausgefülltes, abgestempeltes und unterschriebenes Formblatt (für jede Stadt ein eigens entworfenes) der Dienststelle bestehen, das für jede Reise separat ausgefüllt werden muss. Selbst das Vorzeigen einer Dienstreisegenehmigung wird nicht anerkannt. Wünschenswert wäre, dass durch die Hotels direkt bei der Buchung solche Infos kämen, da die Unterbringungsbetriebe ja verpflichtet sind, diese Abgaben einzuziehen.
Bitte fragen Sie bei der Buchung in lhrem Hotel nach!

Hier finden Sie die Befreiungsformulare für die einzelnen Städte: https://www.bettensteuer.de/

Um von diesen Abgaben befreit zu werden, ist es erforderlich, dass Sie die Formulare ausgefüllt vor Reiseantritt zusammen mit dem Dienstreiseantrag in der Reisekostenstelle einreichen, damit dort die Bestätigung erfolgt, dass Ihr Aufenthalt dienstlicher Natur ist.

Das zu belastende Abrechnungsobjekt oder die zu belastenden Abrechnungsobjekte sind auf dem Dienstreiseantrag zu vermerken. Eine Reisekostenerstattung kann nur erfolgen, wenn die Mittel zum Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen und bei Drittmittelprojekten die Verausgabung den Förderrichtlinien entspricht.
Bitte beachten Sie, dass mit der Unterschrift der*des Abrechnungsobjektverantwortlichen die Verantwortung für die Kostendeckung auf der angegebenen Buchungsstelle übernommen wird.

• Das aktuelle Formular wird verwendet
• Nachweis über die Dauer des Dienstgeschäftes ist beigefügt
• Persönliche Angaben sind vollständig
• Reiseziel ist angegeben
• Reisezweck ist angegeben
• Daten zur Reisedauer und zur Dauer des Dienstgeschäftes sind vollständig angegeben
• Finanzierung ist gesichert (Buchungsstelle und Personalfinanzierung sind angegeben, Vorgesetzte*r hat unterzeichnet)
• Beförderungsmittel ist angegeben & ggf. begründet
• Finanzierung der Reise gemäß LRKG oder ggf. gemäß Bundesreisekostengesetz (bei einigen Drittmittelprojekten s. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers)
• Entscheidung über antragsgemäße oder eingeschränkte Einverständniserklärung der*des Vorgesetzten

Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung gem. §2 Abs. 5 LRKG.

Wird die Dienstreise an der Dienststätte angetreten oder beendet, tritt diese an die Stelle der Wohnung.

• Schreiben des Finanzministeriums v. 02.05.2023

Weitere Hinweise zur Erstattung:

• Eine Erstattung des Deutschlandtickets setzt eine vollständige monatliche Amortisierung voraus. Daher ist es notwendig, dass mit der Reisekostenabrechnung ein Nachweis (in Form eines Screenshots) über den regulären Fahrpreis eingereicht wird. Hierbei können nur Verbindungen mit der Regionalbahn herangezogen werden, da bei den IC/ICE Verbindungen das Deutschlandticket nicht eingesetzt werden kann. Sollte die Amortisierung im jeweiligen Monat nur mit mehreren Dienstreisen erreicht werden, sind diese Dienstreisen gebündelt für einen Monat mit den Reisekostenabrechnungen einzureichen. 
  Eine anteilige Erstattung ist nicht möglich!
• Zusätzliche Kosten (z.B. weitergehende notwendige Fahrten mit dem ICE) werden wie bislang erstattet.
• Deutschlandtickets können nur privat erworben werden. Eine Beschaffung durch die Dienststelle ist nicht möglich.
• Da das Deutschlandticket im Rahmen eines Abonnements erworben wird, wird darauf hingewiesen, dass in den Monaten, in denen keine oder keine vollständige Amoritiserung nachgewiesen werden kann, seitens der UPB auch keine Erstattung im Rahmen von Dienstreiseabrechnungen erfolgen kann.

Für Beratungen, auch im Vorfeld bei der Planung von Dienstreisen, steht die Reisestelle gerne zur Verfügung.

In Drittmittelprojekten, bei denen der Mittelgeber die Anwendung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) o.a. (Sonderbestimmungen DAAD) anstelle des LRKG vorschreibt, muss unbedingt in jedem Einzelfall angegeben werden (s. Formular "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise"), das Bundesrecht o.a. anzuwenden ist.
Die Festlegung welches Recht oder welche Bestimmung im Einzelfall anzuwenden ist, erfolgt durch die Projektleitung (s. a. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers).

Wichtig!
1. In Drittmittelprojekten können für die Ermittlung und Berechnung von Reisekosten andere Regelungen als die des Landesreisekostengesetzes (LRKG) anwendbar sein (z. B. Bundesreisekostengesetz o. a. Sonderbestimmungen, Pauschalen DAAD, …). Diese Regelungen ergeben sich aus dem Zuwendungsbescheid und den Nebenbestimmungen des jeweiligen Drittmittelprojektes. Die Projektleitung hat dafür Sorge zu tragen, dass die jeweils geltenden Bestimmungen angewendet werden, und muss diese unbedingt in jedem Einzelfall angeben (s. Formular "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise").

2. Bitte beachten Sie hierbei unbedingt die Angabe der Personalfinanzierung auf dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise. Sollte die Personalfinanzierung nicht mit dem Abrechnungsobjekt für die Kostenerstattung übereinstimmen wird der Dienstreiseantrag zur Prüfung an die Drittmittelverwaltung weitergeleitet (sog. Drittmittelschleife).

Nach erfolgter Prüfung von der Drittmittelverwaltung mit dem Hinweis:

• Dienstreise kann wie angegeben abgerechnet werden.
  Dienstreiseantrag wird von der Reisestelle genehmigt und anschließend an den Antragsteller zurückgesandt.
   
• Dienstreise kann nicht wie angegeben abgerechnet werden.
  Dienstreiseantrag wird von der Reisestelle ohne Genehmigung an den Antragsteller zurückgesandt mit der Bitte um Klärung des Prüfvermerks der Drittmittelverwaltung.

Eine Dienstreise am Dienst- oder Wohnort ist eine Fahrt, die innerhalb des Dienst-/Wohnortes vorgenommen wird, um ein Dienstgeschäft außerhalb der Dienststätte zu erledigen. Die*Der Reisende teilt diese Dienstreise der*dem Vorgesetzten mündlich mit. Der Dienstort ist Paderborn. Soweit ein anderer Dienstort bestimmt wurde (bspw. über einen Änderungsvertrag), ist der Dienstort diejenige Gemeinde, in der sich die Dienststätte der*des Dienstreisenden befindet. Diese Dienstreise ist auf das zeitlich notwendige Maß zu beschränken. Abrechnungsfähige Kosten (Tagegeld, Fahrkosten) werden im Rahmen einer Reisekostenabrechnung abgebildet.

Ausnahme: Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort zu Tagungen und Konferenzen, bei denen entsprechende Teilnahmegebühren anfallen.

Für Abrechnungen von Fahrtkosten/Tagegeld nach Beendigung der Dienstreise kann die Kostenerstattung mit dem Formular "Reisekostenabrechnung" beantragt werden. Bei häufigen Dienstreisen dieser Art empfiehlt es sich, ein Formular für mehrere Dienstreisen zu verwenden. Auf der Abrechnung ist unbedingt die Unterschrift der*des Vorgesetzten/budgetverantwortliche Person sowie die zu belastende Kostenstelle anzugeben. Sechs Monate nach Beendigung der einzelnen Dienstreise ist der Erstattungsanspruch verjährt.

Dienstreise-Vollkaskoversicherung für private Kfz

Für die Beschäftigten der Universität Paderborn besteht die Möglichkeit zum Abschluss der Dienstreise-Kasko durch einen Rahmenvertrag mit der Provinzial Versicherung.

Hier finden Sie die Antragsformulare.

Die Dienstreise-Vollkaskoversicherung ist in Abschnitt D. des Versicherungsausweises geregelt. Versichert ist das private Fahrzeug (Pkw oder Kraftrad) des Mitarbeiters während einer Dienstfahrt. Es gilt eine Selbstbeteiligung von 300 € je Schadenereignis - sowohl für Vollkasko- als auch für Teilkaskoschäden. Diese Selbstbeteiligung wird durch die Unfallfürsorge der Dienststelle abgedeckt, wenn ein Sachschaden an einem privaten KFZ im Rahmen einer genehmigten Dienstreise nicht vorsätzlich, grob fahrlässig oder durch einen ermittelbaren Dritten entsteht. Der Jahresbeitrag richtet sich nach der jährlichen dienstlichen Fahrleistung.

• Für Teilkaskoschäden leisten wir nur, wenn und soweit nicht eine andere Kaskoversicherung eintrittspflichtig ist.
• Bei Vollkaskoschäden können Sie die Entschädigungsleistung zuerst aus diesem Rahmenvertrag geltend machen (siehe Produktinformationsblatt auf den Seiten 10+11).

Unser Formular stellen wir als beschreibbares PDF-Dokument zur Verfügung (PDF-Formulare lassen sich einfach per Mail versenden, ausfüllen, speichern und drucken. Lediglich die handschriftlichen Unterschriften müssen noch ergänzt werden.)

Zur Beantragung der Dienstreiseversicherung benötigen wir:

• nur die für uns bestimmte Ausfertigung des Versicherungsausweises (= Seite 2)
• sowie des SEPA-Lastschriftmandates zurück (= Seite 6).

In das Formular wurde eine Funktion eingebaut, dank der nur die erste Seite des Versicherungsausweises bzw. des SEPA-Mandates ausgefüllt werden muss. Die Durchschriften werden automatisch gefüllt.

Achtung: Beachten Sie bitte, dass die Beiträge nur durch Lastschrift eingezogen werden können. Eine Zahlung per Rechnung ist nicht möglich.

Postanschrift: Provinzial-Allee 1, 48131 Münster
Tel. +49 251 219-2822
Fax +49 251 219-3716
www.provinzial-online.de

Achtung: Sollten Sie Ihr privates Kfz. auch privat mit einer Vollkaskoversicherung abgesichert haben, vergewissern Sie sich bitte vor Abschluss der Dienstreise-Vollkaskoversicherung, dass ein Schadensfall im Rahmen einer Dienstreise nicht zu einer Höherstufung in Ihrer privaten Vollkaskoversicherung führt, wenn Sie auch die Dienstreise-Vollkaskoversicherung abgeschlossen haben. Die Versicherungen einigen sich manchmal, den Schaden hälftig zu übernehmen; dann muss aber auch geklärt sein, dass Ihre private Versicherung Sie nicht höherstuft!!!

Informationen zum Thema Entsendung entnehmen Sie bitte diesem Informationsblatt.

Exkursionen sind auswärtige Lehrveranstaltungen der Universität Paderborn und nur zulässig, wenn sie im Rahmen von Lehrveranstaltungen des jeweiligen Studiengangs notwendig sind.

Hinweise zum Thema Versicherungsschutz sind hier zu finden.

Für Exkursionen ist immer eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Hier finden Sie die Gefährdungsbeurteilung für Reisen innerhalb Deutschlands sowie für Reisen in das Ausland.

Bei der Durchführung von Exkursionen ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit immer zu beachten.

Es ist nicht zulässig, Exkursionen über ein privates Konto abzuwickeln. Sollte kein AO für eine geplante Exkursion zur Verfügung stehen, kann hierfür ein separates AO eingerichtet werden.

Vorgehen in zeitlicher Reihenfolge

1. Beantragung von Dienstreisegenehmigung für die Leitung und für die Begleitperson von Exkursionen

• Exkursionsreisen sind mit dem Formular „Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise“ von allen mitreisenden Beschäftigten (nicht von Studierenden, Lehrbeauftragten und Doktoranden ohne Beschäftigungsverhältnis) rechtzeitig vor Exkursionsbeginn im Dezernat 4, Reisestelle, einzureichen. Auf den Dienstreiseanträgen ist zu vermerken, wer die Exkursionsleitung ist, da nur diese die Möglichkeit hat, Buchungskosten für die Gruppe abzurechnen.
• Folgende Angaben in der Dienstreisegenehmigung sind notwendig: Angabe der Verbuchungsstelle, des Personalfinanzierungs-Abrechnungsobjektes (Prof. sind hier ausgenommen), Name der Exkursionsleitung, Einverständnis durch Unterschrift des Dekans. Zudem ist eine formlose Erklärung beizufügen, dass es sich um eine Exkursion im Rahmen von Lehrveranstaltungen des jeweiligen Studiengangs für die Studierenden handelt.
• Bitte die Gefährdungsbeurteilung sowie eine Teilnehmerliste, falls diese bereits vorhanden ist, mit dem Dienstreiseantrag einreichen (die Teilnehmerliste ist besonders wichtig für den Versicherungsschutz).

2. Teilnehmerliste

• Teilnehmende sind: die Exkursionsleitung, weitere Begleitpersonen, Studierende (für Studierende ist keine Dienstreisegenehmigung erforderlich)
• Die Zahl der Begleitpersonen sollte zur ordnungsgemäßen wissenschaftlichen Betreuung der Studierenden in einem angemessenen Verhältnis zu der Anzahl der Studierenden stehen, wobei auch hier die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten ist.
• Falls die Teilnehmerliste noch nicht feststeht, ist diese spätestens zu Exkursionsbeginn mit dem aktuellen Stand zu dokumentieren und der späteren Abrechnung beizufügen.

3. Versicherungsschutz

• Alle Exkursionsteilnehmer*innen sind grundsätzlich aufgrund der Genehmigung und der Teilnehmerliste über den Unfallversicherungsträger für den öffentlichen Dienst, die Unfallkasse NRW, gesetzlich versichert (Beamte nicht, da sie direkt über die UPB abgesichert sind).
• Für die Exkursionen ohne Kosten sind eine Genehmigung und eine Teilnehmerliste ebenfalls zwingend notwendig, da nur auf der Grundlage der Genehmigung der Versicherungsschutz gesichert ist.

Nähere Einzelheiten zum Versicherungsschutz sind in der Infobroschüre (insbes. S. 6 und 7) der Landesunfallkasse NRW nachzulesen.

4. Konkrete Planung der Exkursion

• Bitte wenden Sie sich an die Beschaffungsstelle! Exkursionen sind vom Direktkauf ausgeschlossen und somit immer über das SG 1.4 abzuwickeln!
• Bitte bereiten Sie schon jetzt prüffähige Unterlagen für die spätere Abrechnung vor (Listen über die Kosten für Fahrten, Übernachtungen, Eintrittsgelder etc., aber auch über die finanziellen Beteiligungen der einzelnen Studierenden). Sollten Zuschüsse aus weiteren AO gewährt werden, bitte auch diese den Unterlagen beifügen. Sofern Teilnahmebeiträge von Studierenden vorgesehen sind, sind diese bei der Universität Paderborn auf ein entsprechendes Abrechnungsobjekt (AO) einzuzahlen.
• Bei Buchungen sind immer die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten, die Grundsätze des Landesreisekostengesetzes sind. Zudem bitte aber auch auf günstige Stornierungsmöglichkeiten achten!

5. Erstattungsfähige Auslagen

• Auslagen der Exkursionsleitung sowie der Begleitpersonen werden nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) erstattet und sind mit einer Reisekostenabrechnung geltend zu machen.
• Falls die Fahrkosten bzw. Kosten für die Unterkunft bereits über die Aufwendungen der Exkursionsgemeinschaft abgerechnet worden sind, können keine weiteren Fahrkosten bzw. Unterkunftskosten gezahlt werden. Dies ist in der Reisekostenabrechnung anzugeben.

Fahr- und Flugkosten

• Für Fahrten sollen nach Möglichkeit öffentliche Verkehrsmittel in Anspruch genommen werden. Das Semesterticket ist soweit möglich zu nutzen.

Reisebus

• Vor Beginn der Fahrt sind Kostenvoranschläge von drei Busunternehmen einzuholen. Wie oben erwähnt, ist das Dez. 1.4 bei der Angebots- und Auftragsvergabe im Rahmen von Exkursionen zu beteiligen.

Flugkosten

• Im Ausnahmefall dürfen auch Flugkosten erstattet werden, wenn dies wirtschaftlich ist. Erstattungsfähig sind nur die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse. Bei Inlandsflügen wird jedoch maximal der Betrag erstattet, der bei einer Landreise erstattungsfähig wäre. Aus Klimaschutzgründen sollte hierauf verzichtet werden.

Unterkunftskosten (ohne Verpflegungsleistungen)

• Kosten für die Unterkunft sind entweder per Rechnung (vom Exkursionsleiter) nachzuweisen oder bei einer privaten Unterkunft mit 20,00 €/Nacht im Inland und mit 30,00 €/Nacht im Ausland je Teilnehmer*in erstattungsfähig.

Übernachtungen in Jugendherbergen:

• Die Universität Paderborn ist Mitglied im Deutschen Jugendherbergswerk; Infos dazu finden Sie unter dem Punkt J. Sollte ein Ausweis benötigt werden, wenden Sie sich bitte an die Reisestelle.

Nebenkosten

Erstattet werden notwendige Nebenkosten wie:

• Eintrittsgelder
• Kosten für Führungen
• Fahrtkosten am Exkursionsort
• Ausleihgebühren
• Raummieten sowie
• Gebühren für Reservierungen, Buchungen und Stornierungen.

Nicht erstattungsfähig sind z.B.

• private Versicherungen
• Auslagen für Freizeitgestaltung während der Exkursion
• Reinigungs-/Instandsetzungskosten
• Auslagen für gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen (z. B. Bewirtungskosten von anderen Personen, Gastgeschenke, Trinkgelder)

6. Zahlung von Abschlägen oder Direktkontierungen für Buchungen im Rahmen der Planung der Exkursion

Bei Verauslagung von Kosten durch die Exkursionsleitung:

• Bitte einen Antrag auf Gewährung eines Abschlages zusammen mit den Zahlungsbelegen und der Original-Dienstreisegenehmigung für die Exkursionsleitung bei der Reisestelle einreichen. Es ist auch möglich, zeitversetzt weitere Abschläge zu beantragen.

Bei Rechnungen für Buchungen:

• Wenn Rechnungen (z.B. Rechnungen von Reisebüros für Flüge, Busunternehmen, Jugendherbergen, Hotelrechnungen etc.) direkt gezahlt werden sollen, bitte diese Rechnungen zusammen mit der Original-Dienstreisegenehmigung der Exkursionsleitung und dem entsprechenden Kontierungsblatt bei der Reisestelle einreichen. Auf dem Kontierungsblatt bitte die Auftragsnummer der Beschaffungsstelle nicht vergessen!

7. Abrechnung der Exkursion

• Exkursionen sind innerhalb der Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Exkursion von der Exkursionsleitung abzurechnen.
• Bei der Abrechnung von Exkursionen dürfen nur solche Ausgaben berücksichtigt werden, die zur Durchführung der Exkursion notwendig waren.

Für die Exkursionsabrechnung wird das Reisekostenabrechnungsformular verwendet mit dem Sachkonto 6851 (Exkursionen). Das angegebene Abrechnungsobjekt muss mit Namen und Unterschrift des Budgetverantwortlichen gegengezeichnet werden.

Der Exkursionsleiter gewährleistet mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der Angaben.

Die Abrechnung ist mit den folgenden Unterlagen in der Reisestelle einzureichen:

• Sind Eigenanteile von den Studierenden zu leisten, ist dies in der Abrechnung anzugeben.
• Dienstreisegenehmigung nebst Teilnehmerliste sowie Gefährdungsbeurteilung
• Belege aller Ausgaben. Bei bereits bezahlten Kosten reicht eine Kopie der Rechnung
• Kostenerstattung von Studierenden mit Nachweis über ein Reisekostenabrechnungsformular

Zuschüsse von dritter Seite (z. B. DAAD-Zuschüsse) sind auf die erstattungsfähigen Auslagen anzurechnen. Diese sind von der Exkursionsleitung anzugeben und zu belegen.

Maßgeblich ist §7 der Reisekostenrichtlinie der Universität Paderborn.

Die Leitlinien für umweltverträglichere Dienstreisen sind zu beachten.

Die Einladungen und/oder Beauftragungen für Gäste, die Aufgaben für die Universität Paderborn wahrnehmen, sollen der Klarheit wegen den Verweis auf eine Reisekostenerstattung nach den Regelungen der o.g. Reisekostenrichtlinie in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz enthalten. Es besteht auch die Möglichkeit, die Reisekostenerstattung z.B. auf einen max. Betrag einzugrenzen. Die Entscheidung ob und in welcher Höhe Reisekosten von Externen übernommen werden sollen, obliegt der einladenden Stelle.

Eine vorherige, auch abschlagsweise Erstattung von Reisekosten ist bei Externen nicht zulässig.

Die Beantragung auf Erstattung der Reisekosten erfolgt, mit dem Vordruck "Reisekostenabrechnung" unter Beifügung der Einladung/Beauftragung und aller Rechnungsbelege. Auch hier sind die Reisen innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten einzureichen.

Übernachtungsangebote in Paderborn mit Sonderkonditionen finden Sie unter dem Buchstaben H!

Laut den Leitlinien der Universität für umweltveträgliche Dienstreisen sind Inlandsflüge möglichst ganz zu vermeiden.

Im Hinblick auf die zu beachtende Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei Dienstreisen sind bei Flugbuchungen Flextarife und auch Tarife, die wegen Bonusmeilen teurer sind, nicht erstattungsfähig.

Was ist erstattungsfähig?

• Wird aus dienstlichen Gründen ein Flugzeug benutzt, werden die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse erstattet.
• Für den Fall, dass die reine Flugzeit mind. fünf Stunden beträgt, können die Kosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden. Das Einverständnis der Budgetverantwortung ist im Vorfeld einzuholen.
• Vor der Buchung steht Ihnen auch die Reisestelle gern beratend zur Verfügung.
• Flüge innerhalb von Deutschland sind zu vermeiden.

Bonusprogramm

• Fluggesellschaften haben in den letzten Jahren Bonusprogramme für Vielflieger (z. B. „Miles & More“ der Lufthansa) eingeführt.
• Danach werden jedem Fluggast, der die entsprechende Mitgliedschaft beantragt, die geflogenen „Meilen“ auf einem persönlichen Konto gutgeschrieben.
• Für die Gutschrift spielt es keine Rolle, ob der Fluggast selbst oder ein Dritter die Reise bezahlt. Zur reisekostenrechtlichen Behandlung derartiger Vergünstigungen (z. B. Freiflüge) hat sich das Finanzministerium wie folgt geäußert: „Aufgrund des im Reisekostenrecht allgemein zu beachtenden Sparsamkeitsgrundsatzes sind die im Rahmen von Dienstreisen und Heimfahrten erworbenen Vergünstigungen ausschließlich für dienstliche Zwecke einzusetzen.“
• Flugkosten für Flüge mit höheren Preisen aufgrund von z.B. 150% oder 200% Bonusmeilen können nur nach vorheriger Abstimmung mit der Reisestelle erstattet werden.
• Die in Frage kommenden Beschäftigten sind daher darauf hinzuweisen, dass im Falle der Teilnahme an Bonusprogrammen die dienstlich erworbenen Meilenguthaben wiederum nur bei Dienstreisen oder Heimfahrten einzusetzen sind und sonstige Prämien nicht in Anspruch genommen werden.

Privater Aufenthalt während einer Dienstreise

Sie verbinden Ihre Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt.

• Es sind nur Kosten erstattungsfähig, die für die Durchführung der Dienstreise ohne privaten Aufenthalt entstehen würden.
• Bitte holen Sie belastbare Flugvergleichsangebote für den/die fiktiven Flug/Flüge am Buchungstag ein, aus dem auch das Buchungsdatum hervorgeht.
• Flugvergleichsangebote können nicht rückwirkend eingeholt werden! Eine Erstattung von Flugkosten ohne aussagekräftige Flugvergleichsangebote (gleiche Airline, sowie für gleiche Ankunfts- bzw. Abflugorte und Reisezeiten) ist nicht möglich!

Auch hier steht Ihnen die Reisestelle gern vor der Buchung beratend zur Seite.

Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise

Antrag auf Gewährung eines Abschlages

Reisekostenabrechnung

• Auslandsaufenthalte mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen sowie Reisen von einer Dauer von mehr als drei Monaten: 
  Für Tätigkeiten in Tropen und Subtropen und Auslandsaufenthalte mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen sowie bei Auslandsaufenthalten von insgesamt mehr als drei Monaten pro Jahr muss vor der Dienstreisegenehmigung eine Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung sowie eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Informationen hierzu finden Sie beim Arbeitsschutz.
  Eine Übersicht über die betroffenen Länder finden Sie hier.
  Mit dem Dienstreiseantrag sind der Nachweis über die Untersuchung und die Gefährdungsbeurteilung einzureichen. Anderenfalls kann keine Dienstreisegenehmigung erteilt werden.
   
• Alle weiteren Dienstreisen und Exkursionen ins Ausland und auch im Inland:
  Für alle weiteren Dienstreisen ins Ausland oder auch im Inland sind grundsätzlich Gefährdungsbeurteilungen vor der Reise zu erstellen.
  Hinweise finden Sie hierzu beim Arbeitsschutz.
   
• Für Exkursionen ist grundsätzlich eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen.

Sollten Sie hier Fragen haben, lassen Sie sich von unseren Mitarbeitenden im Arbeitsschutz bzw. Betriebsärztin beraten.
Sofern Sie hier unzureichende Angaben machen, kann Ihr arbeitsrechtlicher Versicherungsschutz gefährdet sein.
Bitte informieren Sie sich im Vorfeld über Hinweise des Auswärtigen Amtes für Ihr Reiseland.

Eine generelle Dienstreisegenehmigung wird durch Dezernat 4.1 (Herr Stork - B1.232 - 05251 60-3768) erteilt, wenn ein*e Bedienstete*r regelmäßig wiederkehrend gleichartige Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort für eine bestimmte Dauer erledigen muss.

Den Antrag auf Erteilung einer generelle Dienstreisegenehmigung finden Sie hier.

Bitte melden Sie sich bei Rückfragen in der Reisestelle.

Für Professor*innen kann eine generelle Dienstreisegenehmigung für das Inland erteilt werden. Die generelle Dienstreisegenehmigung gilt bis zum Ausscheiden aus dem aktiven Dienst der Universität Paderborn.
Bezüglich des erforderlichen Formulars melden Sie sich bitte in der Reisestelle.

Nach dem LRKG können notwendige Übernachtungskosten erstattet werden.

Die Notwendigkeit von Übernachtungen ergibt sich schlüssig aus der Art der Reiseführung (Antritt einer Dienstreise müsste ohne vorherige Übernachtung bereits vor 6.00 Uhr erfolgen, eine Rückkehr ohne Übernachtung wäre erst nach 22.00 Uhr möglich).

Erstattet werden kann die Übernachtungspauschale i.H.v. 20,- € pro Nacht ohne Rechnungsbeleg oder mit Rechnungsbeleg die nachgewiesenen Übernachtungskosten ohne Frühstück (auf der Rechnungsanschrift muss die UPB vermerkt sein) bis 80,- € ohne Unterscheidung nach Klein- oder Großstädten.

Änderung ab dem 01.01.2026

Mit dem Präsidiumsbeschluss vom 19.11.2025 wurde aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung die Verwaltungsvorschrift 7.1.2 zum Landesreisekostenrecht NRW (LRKG NRW) geändert. Die Begründungsschwelle im Zusammenhang mit der Erstattung von Übernachtungskosten innerhalb Deutschlands wurde angepasst. Daher gilt bei zukünftigen Dienstreisen:

„Grundsätzlich ist das dem Tagungsort nächstgelegene und preiswerteste Hotel des Geschäftsortes zu buchen. Ein Betrag von bis zu 120,00 Euro kann für die Übernachtung als erforderlich angesehen werden. Darüberhinausgehende Übernachtungskosten bedürfen einer eingehenden Begründung und sind vorher mit der Reisestelle abzustimmen. Wird aus privaten Gründen ein teureres Hotel gewählt, so haben Dienstreisende die Mehrkosten gegenüber dem preiswertesten nächstgelegenen Hotel vor Reiseantritt zu ermitteln und tragen diese selbst.“

Übernachtungspreise in Deutschland bis zu 120,00 € benötigen somit keine gesonderte Begründung mehr. Für Übernachtungskosten, die über 120,00 € liegen, ist künftig eine eingehende Begründung notwendig.

Eine eingehende Begründung liegt vor, wenn die Begründung einer objektiven Überprüfung Dritter über die Notwendigkeit der Kosten standhält. Im Zweifel ist die Erstattungsfähigkeit der Übernachtungspreise mit der Reisestelle der UPB vor der Zimmerbuchung abzustimmen.

Im folgenden finden Sie Buchungslinks für ausgewählte Hotels. Bitte beachten Sie, dass diese Links zu Hotelbuchungen mit Sonderkonditionen ausschließlich für dienstliche Zwecke zu nutzen sind! Die private Verwendung sowie die unberechtigte Weitergabe an Dritte sind nicht gestattet!

Hier finden Sie die verschiedenen Buchungslinks: https://www.uni-paderborn.de/zv/4-1/dienstreisen-1/dienstreisen-stichwortverzeichnis/hotelbuchungen

Die Universität Paderborn ist Mitglied im Deutschen Jugendherbergswerk und erhält jährlich international gültige DJH-Gruppenkarten.
Die Mitgliedskarten können Sie z.B. bei Exkursionen im In- und Ausland einsetzen.
Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Schreiben der DJH-Service GmbH vom 23.12.2025.

Die Mitgliedskarte (Jugendherbergsausweis) erhalten Sie bei

Ilona Backer Raum B 3.342 Tel. -2806

Michael Stork Raum B 1.232 Tel. -3768

Sollten Sie Fragen haben, stehen Ihnen v. g. Ansprechpartner*innen gern zur Verfügung.

Zu Ihrer eigenen Absicherung wird zudem dringend zu einer Auslandskrankenversicherung (mit Rückholung) geraten!

Bitte beachten Sie, dass diese nach dem LRKG nicht erstattungsfähig sind:

• Auslandskrankenversicherung (mit Rückholung)
• besondere Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung) oder Krankenversicherung
• Reiserücktrittsversicherung

Eine Dienstreise (In- und Ausland) ist eine Reise zur Erledigung eines Dienstgeschäftes außerhalb der Dienststätte.
Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchführung der Dienstreise ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind und eine kostengünstigere Erledigung des Dienstgeschäfts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten nicht möglich oder nicht sinnvoll ist. Sie sind wirtschaftlich durchzuführen und zeitlich auf das notwendige Maß zu beschränken. Bei der Wahl des Beförderungsmittels sind neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu berücksichtigen.
Die Dienstreise ist - soweit triftige Gründe nicht entgegenstehen - vorrangig mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen.

Maßgebend für alle dienstlichen Reisen ist das Landesreisekostengesetz NRW (LRKG).

Seit dem 20.07.2023 verfügt die Universität Paderborn über neue Reiserichtlinien.

Die Leitlinie für umweltverträglichere Dienstreisen behandelt u.a. die Themen der Kompensation von CO₂-Emissionen.

Weitere Informationen finden Sie in der Leitlinie für umweltverträglichere Dienstreisen.

Siehe auch "Reisekostenrichtlinie der UPB" unter dem Buchstaben R.

Hier finden Sie das Merkblatt für Zoll- und Exportkontrolle.

Hinweise zu Mietfahrzeugen und deren Erstattungsmöglichkeiten für Dienstreisen

Rahmenverträge mit Miet-Kfz Firmen konnten wegen enormer Preissteigerungen nicht geschlossen werden. Die Firmen vermeiden, sich durch langfristige Verpflichtungen an festgelegte Preise zu binden.

Stattdessen bieten die Miet-Kfz Firmen die Möglichkeit an, als Firmenkunde Rabatte bei den jeweils aktuellen Preisen zu erhalten und stellen hierfür Buchungslinks zur Verfügung. Diese Möglichkeit kann bei den unten gelisteten Firmen genutzt werden. 

Bei Ihren Buchungen ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Klimaschutz zu beachten. Erstattungsfähig sind Buchungen bis zur Kompaktklasse/Mittelklassewagen. Dienstreisen sind wirtschaftlich und unter Berücksichtigung des Umweltschutzes durchzuführen, daher ist die Nutzung des ÖPNV bevorzugt zu nutzen.
In dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist die Notwendigkeit zur Nutzung des Mietwagens darzustellen.

Bitte beachten Sie immer bei der Buchung von Miet-Kfz unbedingt die folgenden Punkte:

• Erstattungsfähig sind nur Kosten für Mietfahrzeuge bis zu einer bestimmten Fahrzeugklasse (Kompaktklasse). Nicht erstattungsfähig sind höhere Fahrzeugklassen, insbesondere SUV, die für die Durchführung von Dienstreisen in der Regel nicht notwendig sind. Höhere Fahrzeugklassen sind nicht nur in der Tagesrate teurer, sondern auch bei der Höhe des Selbstbehaltes für die Vollkasko, was beides nicht erstattungsfähig ist.
• Im Schadensfall an einem Miet-Kfz ist bei den Miet-Kfz-Firmen eine Selbstbeteiligung durch den Mieter zu zahlen. Diese Kosten dürfen nur bei Sachschäden an Fahrzeugen aus dem Reisekosten-AO erstattet werden, wenn der Schaden nicht durch einen ermittelbaren Dritten und nicht durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit entstanden sind. Bei Drittmitteln erfolgt zusätzlich die Prüfung, ob die Förderrichtlinien diese Erstattung zulassen. Bitte bei der Reiseplanung auch darauf achten, in welcher Höhe der Selbstbehalt für die Vollkasko des gewählten Fahrzeuges liegt. Es ist möglich, durch Zusatzzahlungen die Höhe des Selbstbehaltes zu verringern, was auch aus dem Reisekosten-AO erstattet werden kann. Hier muss die budgetverantwortliche Person entscheiden, welche finanziellen Ausgaben sie*er entweder bei der Buchung oder im Schadensfall bereit ist, einzugehen.
• Eine Reduzierung auf weniger als 300,- € ist nicht notwendig und daher nicht erstattungsfähig.
• Im Schadensfall umgehend die Reisestelle per Mail informieren.
• Zusätzliche Versicherungen (wie z.B. Insassenversicherung, etc.) sind nicht notwendig und auch nicht erstattungsfähig. Bitte bei der Buchung auf „versteckte Kosten“ achten, im Zweifelsfall nachfragen oder vor der Buchung mit der Reisestelle klären.
• Weitere nicht erstattungsfähige Positionen: Winterreifen in den Sommermonaten, Klimaschutzbeitrag
• Kosten, die rund um einen Tankservice bei der Mietwagenstation anfallen, sind nicht erstattungsfähig, da die Mietwagenfirmen häufig einen höheren Literpreis und eine zusätzliche Tankgebühr berechnen und dies weder wirtschaftlich noch sparsam ist.
• Bei der Übernahme eines Miet-Kfz auf Schäden achten und darauf bestehen, dass diese im Übernahmeprotokoll dokumentiert sind. Bei der Rückgabe des Miet-Kfz mit dem Übergabeprotokoll bestätigen lassen, dass kein Schaden am Fahrzeug entstanden ist. Bei der Rückgabe des Fahrzeugs außerhalb der Geschäftszeiten bitte Fotos vom Fahrzeug machen.
• Vor der Buchung von „Nutzfahrzeugen“ wie z.B. LKW oder Transporter oder bei einer dienstlich notwendigen Buchung oberhalb der Kompaktklasse bitte vorher die Reisestelle involvieren.

Hier finden Sie die Buchungslinks zu den Mietwagenfirmen.

Für die Mitnahme von weiteren Hochschulangehörigen im eigenen PKW sowie Sachen, die erfahrungsgemäß eine übermäßige Abnutzung des Kraftfahrzeugs bewirken, wird eine Mitnahmeentschädigung von 5 Cent je Kilometer gewährt.

Wird aus dienstlichen Gründen ein Kraftfahrzeuganhänger mitgeführt, wird eine Entschädigung von 10 Cent je Kilometer gewährt.

Die Namen der mitreisenden Hochschulangehörigen sind in der Abrechnung anzugeben.

Die Erläuterung des Dienstgepäcks sind ebenfalls in der Abrechnung anzugeben.

Zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die gemäß §8 LRKG als Nebenkosten z. B. erstattungsfähig sind:

• Beförderung des persönlichen und dienstlichen Gepäcks
• Zimmerreservierungen
• Parkgebühren bis zu einer Höhe von 10,- € pro Tag (darüber hinausgehende Kosten sind stets zu begründen)
• Tankkosten für Miet- und Dienstwagen
• Eintrittsgeld zum Besuch von Ausstellungen und Teilnehmerkarten zu Tagungen oder Versammlungen, wenn der Besuch oder die Teilnahme dienstlich angeordnet wird.
• Gebühren für dienstlich notwendige Zwecke (z.B. dienstliche W-Lan-Nutzung im Hotel)
• Visagebühren
• Passgebühren und ein Lichtbild, soweit ein Pass zur Erledigung der Dienstgeschäfte erforderlich ist
• Auslagen für vom Einreiseland vorgeschriebene Reiseschutzimpfungen (Pflichtimpfungen)
• Auslagen für ein vorgeschriebenes Gesundheitsattest

Achtung: Nebenkosten müssen durch Belege nachgewiesen werden!

Keine Nebenkosten im Sinne des LRKG sind z.B. Auslagen für:

• übliche gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen
• Abschluss einer besonderen Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung), Krankenversicherung oder Reiserücktrittsversicherung
• Kursverluste beim Verkauf ausländischer Zahlungsmittel; Kursgewinne bleiben reisekostenrechtlich ebenfalls unberücksichtigt
• BahnCard-Reiseversicherung
• Geldbußen

Parkkosten bis zu einer Höhe von 10,- € pro Tag gehören zu den erstattungsfähigen Nebenkosten.
Parkkosten, die über diesen Betrag hinausgehen, sind zu begründen.

Siehe auch unter dem Buchstaben N.

Wird kein Fahrzeug vom Dienstherrn zur Verfügung gestellt, wird eine Wegstreckenentschädigung für die Nutzung eines Kfz gem. §5 (1) LRKG von 35 Cent je Kilometer, für zweirädrige Kraftfahrzeuge und Fahrräder 23 Cent je Kilometer, gewährt.
Dienstreisen sind wirtschaftlich und unter Berücksichtigung des Umweltschutzes durchzuführen, daher ist die Nutzung des ÖPNV bevorzugt zu nutzen.
In dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist die Notwendigkeit zur Nutzung des Privat PKW darzustellen.

Sie verbinden Ihre Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt.

Es sind nur Kosten erstattungsfähig, die für die Durchführung der Dienstreise ohne privaten Aufenthalt entstehen würden.

Bei Dienstreisen mit einem privaten Aufenthalt werden fiktiv die Kosten für das reine Dienstgeschäft angesetzt.

Bei Flugreisen holen Sie bitte belastbare Flugvergleichsangebote für den/die fiktiven Flug/Flüge am Buchungstag ein, aus dem auch das Buchungsdatum hervorgeht.
Flugvergleichsangebote können nicht rückwirkend eingeholt werden! Eine Erstattung von Flugkosten ohne aussagekräftige Flugvergleichsangebote (gleiche Airline, sowie für gleiche Ankunfts- bzw. Abflugorte und Reisezeiten) ist nicht möglich!

Auch hier steht Ihnen die Reisestelle gern vor der Buchung beratend zur Seite.

Seit dem 20.07.2023 verfügt die Universität Paderborn über neue Reiserichtlinien.

Die UPB-Reisekostenrichtlinie regelt in Anlehnung an das LRKG u.a. die Erstattung der Reiseauslagen von Gästen.

Weitere Informationen finden Sie in der Reisekostenrichtlinie.

Siehe auch "Leitlinien für umweltverträglichere Dienstreisen" unter dem Buchstaben L.

Wird ein Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise, welche im Rahmen des Hauptamtes für die UPB erfolgt, ohne Kostenerstattung beantragt und genehmigt, so ist dies unwiderruflich und Reisekosten können nicht geltend gemacht werden.

Dieses gilt auch für jeglich anfallende Kosten (insbesondere Eintrittskosten, Bewirtungen u.a.) im Rahmen von Dienstreisen, Exkursionen, Klausurtagungen und Teamevents.

Die Kosten für Reiserücktrittsversicherungen gehören zu den nicht erstattungsfähigen Kosten.

Siehe auch Nebenkosten unter dem Buchstaben N.

Für Rückfragen schreiben Sie bitte eine Mail an reisekostenstelle@zv.upb.de

Die Kontaktdaten der einzelnen Mitarbeiter*innen finden Sie unter dem Buchstaben Z.

Sitzplatzreservierungen für Bahn oder Flugzeug gehören zu den erstattungsfähigen Nebenkosten.

Siehe auch unter dem Buchstaben N.

Seit dem 01.01.2019 muss die Reisestelle dem LBV Düsseldorf für alle Beschäftigten bei Erhalt einer unentgeltlichen Mahlzeit im Rahmen einer Auswärtstätigkeit das Steuermerkmal M melden, damit dies auf der Lohnsteuerbescheinigung für das laufende Jahr vermerkt werden kann.

Die Pflicht hierzu ergibt sich aus dem nachfolgenden Auszug des Schreibens des Bundesfinanzministeriums.

Das vollständige Schreiben des Bundesfinanzministeriums ist hier abgelegt.

Auszug aus dem BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 27.09.2017 „Bescheinigungspflicht Steuermerkmal „M“

„M“ ist grundsätzlich einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine nach §8 Abs. 2 S. 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Die Eintragung hat unabhängig davon zu erfolgen, ob die Besteuerung der Mahlzeit nach §8 Abs. 2 S. 9 EStG unterbleibt, der Arbeitgeber die Mahlzeit individuell oder nach §40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG pauschal besteuert hat.

Im Übrigen sind für die Bescheinigung des Großbuchstaben „M“ auch die Ausführungen der Rz. 90 ff. im Ergänzten BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1. Januar 2014 vom 24. Oktober 2014 (BStBl I S. 1412) zu beachten.

Die zur programmtechnischen Umsetzung gewährte Übergangsregelung in Rz. 92 des o. g. BMF-Schreibens läuft endgültig zum 31. Dezember 2018 aus. Ab 1. Januar 2019 ist „M“ entsprechend der oben dargestellten Ausführungen einzutragen.

Wird eine zuvor genehmigte Dienstreise aus triftigen Gründen nicht ausgeführt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dem Landesreisekostengesetz berücksichtigungsfähigen Auslagen erstattet (Reisevorbereitungskosten).

Bitte unbedingt vor der Stornierung einer Dienstreise aus dienstlichen oder zwingenden persönlichen Gründen (z.B. eigene Erkrankung, lebensbedrohliche Erkrankung der Ehefrau/des Ehemannes oder eines Kindes) die Stornobedingungen beachten, damit unvermeidliche Stornokosten so gering wie möglich gehalten werden.
Bitte bestehen Sie bei der Stornierung auf die Rückerstattung des gezahlten Betrages. Die Annahme von Gutscheinen ist zu vermeiden!
Ebenso sind die Belege sowie einen Nachweis darüber, dass die entstandenen Kosten versucht wurden, zu stornieren und so gering wie möglich zu halten, beizufügen.

Informationen zur Stornierung von Fahrkarten der Deutschen Bahn finden Sie hier.

Bitte reichen Sie hierzu eine Abrechnung in der Reisestelle, innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von sechs Monaten nach dem geplanten Reiseende, ein.
Bitte folgendes der Abrechnung beifügen:

• Belege der nicht stornierbaren Kosten
• Dienstreisegenehmigung im Original
• Unterschrift der*des Reisenden sowie der budgetverantwortlichen Person
• Im Fall von höheren Übernachtungskosten, höherer Reiseklasse, Inlandsflug
  Bitte eine Begründung hierfür angeben.

Bei einer eintägigen Dienstreise:

Die Höhe des Tagegeldes beträgt für jeden Kalendertag bei Abwesenheitszeiten

1. von mehr als 8 bis 11 Stunden 6 Euro
2. von weniger als 24 Stunden, aber mehr als 11 Stunden 12 Euro und
3. von 24 Stunden 24 Euro.

Bei einer mehrtägigen Dienstreise:

Für den An- und Abreisetag beträgt das Tagegeld, wenn die*der Dienstreisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb ihrer*seiner Wohnung übernachtet, ohne Rücksicht auf die Abwesenheitszeit jeweils 12 Euro.
 

Wird der*dem Dienstreisenden unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, wird das Tagegeld

• für das Frühstück um 20 Prozent und
• für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag gekürzt.

D.h. die Kürzung für ein Frühstück beträgt 4,80 €, die Kürzung für Mittagessen und Abendessen beträgt jeweils 9,60 €.

Erstattung von Auslagen bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort

Dauert der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, wird vom 15. Tag an ein um 50 % ermäßigtes Tagegeld gewährt. §6 Abs. 2 LRKG ist zu berücksichtigen, d.h. wird der*dem Dienstreisenden ihres*seines Amtes wegen unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, die verpflichtend anzugeben sind, ist unabhängig von der tatsächlichen Inanspruchnahme das zustehende Tagegeld vom vollen Tagegeldsatz für das Frühstück um 20 % und für das Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % zu kürzen.

(VV 14.4.1 zu §14 LRKG - Anlage 4)

Die Liste für das vergangene Jahr 2025 über Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld finden Sie hier.
Die Liste für das aktuelle Jahr 2026 über Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld finden Sie hier.

§14 Abs. 6 Reisekostenvergütung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort

Abweichend von §9 Satz 1 beträgt die Ermäßigung des Tagegeldes bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort im Ausland lediglich 10 Prozent.

§14 Abs. 7 Erkrankung während der Auslandsdienstreise

Werden Dienstreisende wegen einer Erkrankung in ein ausländisches Krankenhaus aufgenommen, erhalten sie zusätzlich zu einer Kostenerstattung nach §12 Satz 2 für jeden vollen Kalendertag des Krankenhausaufenthaltes 10 Prozent des bisherigen Auslandstagegeldes.

Hier finden Sie die Liste “Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV)” für 2026.

Wurde aus dienstlichen oder zwingenden persönlichen Gründen ein Taxi oder ein Mietwagen benutzt, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet.
Der Grund ist bei der Abrechnung präzise anzugeben (Stichhaltige Begründung inkl. Vorlage einer Quittung).

Notwendige Kosten für ein Taxi werden erstattet, wenn:

• das Dienstgeschäft oder auf dem Rückweg ein Zug mit Zugbindung sonst nicht zeitgerecht erreicht werden kann oder mehrere Dienstgeschäfte dadurch verbunden werden können,
• Fahrten zwischen 22:00 und 6:00 Uhr getätigt werden müssen,
• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht zur Verfügung stehen oder nicht zeitgerecht verkehren,
• eine Schwerbehinderung mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 und einem der Merkzeichen G, aG, Gl, Bl, Tbl oder H oder Mobilitätseinschränkungen vorliegen, die eine Benutzung anderer Verkehrsmittel unzumutbar machen, oder
• durch die Benutzung eines Taxis keine höheren Kosten entstehen, zum Beispiel Nutzung durch mehrere Personen.

Diese Aufzählung ist abschließend.

hier: Unfallrechtliche Fragen

Wiederholt wird die Frage gestellt, welche Ersatzleistungen Reisende insbesondere für Sachschäden erhalten, die anlässlich einer Dienstreise mit Miet-Kfz oder privateigenen Kraftfahrzeugen (Kfz) verunglücken.

Stellungnahme:

Erstattung von Sachschäden kann nur erfolgen, wenn eine genehmigte Dienstreise vorliegt.

Sollte sich ein Sachschaden an einem Kfz während einer Dienstreise ereignen, bitte Fotos machen, Augenzeugen benennen, eventuell die Polizei hinzuziehen und umgehend die Reisestelle – Herr Stork - B1.232 - 05251 60-3768 – informieren!

Sofern die Reise mit einem Miet-Kfz oder einem privateigenen Kraftfahrzeug durchgeführt wird und sich ein Unfall ereignet, kann grundsätzlich Ersatz von Sachschäden erfolgen, wenn der Schaden nicht vorsätzlich, grob fahrlässig oder durch einen ermittelbaren Dritten verursacht wurde.
Die Ersatzleistung ist bei privaten Kfz auf einen Höchstbetrag von 300,- Euro beschränkt, da die Kosten durch die Kilometerpauschale abgedeckt sind; Kosten des Abschleppens, der Reparatur und der späteren Abholung eines bei einer Dienstreise liegen-gebliebenen Kfz können nicht als Nebenkosten erstattet werden. Schäden, die bei einem Unfall Dritten zugefügt werden, sind durch die Haftpflichtversicherung der Dienstreisenden abzugelten; Rabattverluste in der Haftpflichtversicherung werden nicht durch den Dienstherrn/ Arbeitgeber übernommen.

Es besteht keine dienstrechtliche Verpflichtung der Bediensteten für Dienstreisen ein privateigenes Kfz zu benutzen. Die Mietwagenfirmen, mit denen die Universität Paderborn einen Rahmenvertrag abgeschlossen oder als Firmenkunde Sonderkonditionen hat, erheben zum Teil als Selbstbehalt für einen Sachschaden am Miet-Kfz 300,- €. Wird ein Miet-Kfz mit einem höheren Selbstbehalt angemietet, ist zu beachten, dass auch der höhere Selbstbehalt in einem Schadesfall aus dem Reisekosten-AO gezahlt werden muss.

Hinweis:

Sollten Sie einen Unfall erleiden, informieren Sie bitte unverzüglich das Personaldezernat; über Ersatzleistungen entscheidet die Hochschule ggf. unter Einbeziehung der Landesunfallkasse im Rahmen bestehender Vorschriften.

Empfehlung:

Vorstehender Ausführung ist zu entnehmen, dass die Benutzung privateigener Kfz bei Dienstreisen weitestgehend in der Risikosphäre der Reisenden liegt; von hier aus kann daher nur empfohlen werden, regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (mit Ausnahme des Flugzeugs- hier gelten besondere Bestimmungen-) oder ein Miet-Kfz zu benutzen. Beachten Sie bitte die Möglichkeit des Abschlusses einer Dienstreise- Vollkaskoversicherung!

Gute und unfallfreie Fahrt wünscht Ihnen

Ihre Reisestelle

Wird kein Fahrzeug vom Dienstherrn zur Verfügung gestellt, wird eine Wegstreckenentschädigung für die Nutzung eines Kfz gem. §5 (1) LRKG von 35 Cent je Kilometer, für zweirädrige Kraftfahrzeuge und Fahrräder 23 Cent je Kilometer, gewährt.

Siehe auch unter dem Buchstaben P.

Hier finden Sie das Merkblatt für Zoll- und Exportkontrolle.

Michael Stork - B1.232, 60-3768

• Grundsätzliche Angelegenheiten des Sachgebiets
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen

Theamarie Bittermann - B1.328, 60 - 5215
Nils Schneider - B1.328, 60 - 4437
Inland

• Abrechnung von Dienstreisen, Vorstellungsreisen, Aus- und Fortbildungsreisen, Klausurtagungen
• Bearbeitung von Anträgen auf Abschlagszahlungen
• Allgemeine Reisekostenangelegenheiten
   

Norbert Bornhorst - B1.234, 60 - 2537
Petra Kürpick - B1.236, 60 - 2764
Ausland

• Abrechnung von Dienstreisen, Vorstellungsreisen, Aus- und Fortbildungsreisen, Klausurtagungen
• Bearbeitung von Anträgen auf Abschlagszahlungen
• Allgemeine Reisekostenangelegenheiten