Im Folgenden finden Sie häufig gestellte Fragen und Antworten zur Mobilen Arbeit (mit Verweis auf den entsprechenden Paragraphen der Dienstvereinbarung). Die Dienstvereinbarung zur Mobilen Arbeit sowie alle weiteren Anlagen finden Sie unter Formulare zum Download. 

Was bedeutet Mobile Arbeit an der Universität Paderborn? (vgl. §2)

Mobiles Arbeiten liegt vor, wenn die*der Beschäftigte die Arbeitsleistung außerhalb der Dienststelle von einem Wahlort oder einem mit der Dienststelle vereinbarten Ort erbringt.

Wer darf an mobiler Arbeit teilnehmen? (vgl. § 1, 3 und §4)

An mobiler Arbeit dürfen grundsätzlich alle Beschäftigten der Universität Paderborn teilnehmen, ausgenommen sind Auszubildende. Die durch die regelmäßige Mobile Arbeit zu verrichtenden Tätigkeiten der*des Beschäftigten müssen hierfür geeignet sein. Geeignet sind im Regelfall nur solche Tätigkeiten, die eigenständig außerhalb der Dienststelle durchgeführt werden können. Maßgeblich für die Beurteilung, ob geeignete Tätigkeiten ausgeübt werden, ist der Arbeitsvertrag nebst Arbeitsplatzbeschreibung bzw. die Dienstpostenbeschreibung (vgl. Anlage 2: Negativkatalog). Um an der Mobilen Arbeit teilzunehmen, muss diese durch die*den Beschäftigte*n beantragt werden, es besteht kein Rechtsanspruch auf mobile Arbeit. Eine Teilnahme setzt voraus, dass dienstliche Abläufe durch Mobiles Arbeiten nicht gestört werden. 

Wie kann ich Mobile Arbeit beantragen? (vgl. § 3, 5)

Beschäftigte müssen Mobile Arbeit bei der*dem Vorgesetzten beantragen (Formular Anlage 1: Antrag)

Die*der Vorgesetzte kann den Antrag genehmigen:

• Bei Einigkeit zwischen Beschäftigten und unmittelbarer*m Vorgesetzten schließen diese eine individuelle Vereinbarung (Formular Anlage 3: Individuelle Vereinbarung). Diese individuelle Vereinbarung schickt die*der Vorgesetzte in Papierform unterschrieben zum Verbleib in der Personalakte an das Personaldezernat. Bei ausschließlich situativer Mobiler Arbeit verbleibt die Vereinbarung in der jeweiligen Hochschuleinrichtung und ist dort zu dokumentieren.
• Bei Uneinigkeit ist ein Schlichtungsverfahren vorgesehen (siehe FAQ „Was kann ich tun, wenn mein Vorgesetzter meinen Antrag (teilweise) ablehnt?“). 

Wie gehe ich damit um, wenn durch den Semesterbetrieb und veränderte Stundenpläne die Tage der mobilen Arbeit wechseln?

Insbesondere im Wissenschaftsbetrieb kann es durch Änderungen der Stundenpläne im Semesterbetrieb zu Änderungen der regelmäßigen mobilen Tage kommen. Damit keine wiederholte Anpassung der individuellen Vereinbarung erforderlich ist, wird empfohlen, alle Wochentage anzukreuzen und eine nachvollziehbare Erklärung hinzuzufügen, in der erläutert wird, dass die Wochentage nach Bedarf wechseln können, aber insgesamt der Umfang von den vereinbarten XX% der Arbeitszeit eingehalten wird.

Wie hoch ist der Anteil der Arbeitszeit, den ich mobil arbeiten kann? (vgl. §3)

Regelmäßige Mobile Arbeit soll grundsätzlich nicht mehr als 40% der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit ausmachen. lm Einzelfall kann im Einvernehmen zwischen der*m Beschäftigten und der*m unmittelbaren Vorgesetzten von diesem Grundsatz abgewichen werden. Unabhängig von der regelmäßigen Mobilen Arbeit kann situative Mobile Arbeit vereinbart werden. Dabei ist situative Mobile Arbeit auf den erforderlichen Umfang des Bedarfsfalls zu begrenzen.

Was bedeutet Situative Mobile Arbeit? (vgl. §3 und §4)

Neben der regelmäßigen Mobilen Arbeit gibt es situative Mobile Arbeit, d.h. Mobile Arbeit in unregelmäßigen Bedarfsfällen. Situative Mobile Arbeit ist möglich bei besonderen dienstlichen Gründen (z. B. außergewöhnliche Arbeitsaufträge) oder bei besonderer persönlicher und/oder familiäre Situation. Für die grundsätzliche Teilnahme an der situativen mobilen Arbeit ist ebenfalls eine individuelle Vereinbarung (Anlage 3) notwendig.  Bei einer regulären 5-Tage-Woche darf situative Mobile Arbeit an höchstens 30 Tagen im Jahr erfolgen. Die Höchstgrenze kann in besonderen Fällen auf 50 Arbeitstage mit Zustimmung des jeweiligen Personalrats erweitert werden. Diese Höchstgrenze ist entsprechend bei anderen Arbeitsaufteilungen umzurechnen. Mitarbeitende, die an der Zeiterfassung über ATOSS teilnehmen, beantragen sodann die einzelnen situativen Tage in ATOSS. Alle anderen Mitarbeitenden beantragen situative Tage formlos (z.B. per E-Mail) bei der jeweils vorgesetzten Person.

Was kann ich tun, wenn mein Vorgesetzter meinen Antrag (teilweise) ablehnt? (vgl. §5)

Beabsichtigt die*der Vorgesetzte den Antrag abzulehnen oder nur teilweise zu genehmigen, ist zunächst ein Schlichtungsgespräch mit der Personalentwicklung, einem Mitglied des zuständigen Personalrats, der Gleichstellungsbeauftragten und ggf. der Schwerbehindertenvertretung vorgesehen. Aus diesem Grund ist die*der Vorgesetzte verpflichtet, eine beabsichtigte (Teil-)Ablehnung, innerhalb einer Woche (nach Beantragung durch den Beschäftigen) an das Personaldezernat weiterzuleiten. Beabsichtigt die*der unmittelbare Vorgesetzte nach dem Gespräch immer noch eine (Teil-)Ablehnung, so leitet sie*er den Antrag der*des Beschäftigten mit ihrer*seiner Stellungnahme umgehend auf dem Dienstweg dem Personaldezernat zu. Die (Teil-)Ablehnung) eines Antrages obliegt dem Personaldezernat.

Was kann ich tun, wenn ich mobil arbeite und technische Probleme/Systemstörungen auftreten? (vgl. §4 und §6)

Wenn technischen Probleme/Systemstörungen auftreten, ist das weitere Vorgehen mit der zuständigen IT-Stelle und dem*der Vorgesetzten abzustimmen. Kann die Arbeitsleistung nicht erbracht werden, ist eine Rückkehr an die Dienststelle erforderlich.

An welchen Orten kann ich mobil arbeiten? (vgl. §6)

Orte der Mobilen Arbeit können alle Orte in Deutschland außerhalb der Dienststelle sein. Es gibt keine spezifisch für die Mobile Arbeit vorgesehenen Orte, diese können vielmehr beliebig gewählt werden. Die Orte der Arbeit müssen geeignet sein, die vollständige Arbeitsleistung nach lnhalt, Umfang und Qualität der Arbeitsleistung zu erbringen.

Kann mein*e Vorgesetzte*r Anwesenheit in der Dienststelle anordnen trotz genehmigter mobiler Arbeit? (vgl. §6)

Der Vorgesetzte kann bei Vorliegen wichtiger dringender dienstlicher Gründe nach Abwägung mit den Interessen der*s Beschäftigten die Anwesenheit der*des Beschäftigten in der Dienststelle am Tage der Mobilen Arbeit verlangen, wenn bei der Abwägung die dienstlichen Gründe überwiegen (zum Beispiel: Vertretung einer sonst anwesenden Person). Dienstliche Termine oder Veranstaltungen mit Anwesenheitserfordernis haben stets Vorrang.

Werden mir die erforderlichen Arbeits- und Verbrauchsmittel für Mobile Arbeit gestellt? (vgl. § 9)

Die notwendigen Arbeits- und Verbrauchsmittel für die Mobile Arbeit, wie z. B. Schreibgeräte oder Laptops, werden bei Bedarf nach Absprache mit dem*r Vorgesetzten gestellt. Die Arbeitsplätze werden durch die*den Beschäftigten gestellt. Die Dienststelle wird weder einen Anteil an Miete noch an Nebenkosten, beispielsweise auch nicht für das private Telefon und die Datenverbindung, erstatten.

Was muss ich zum Arbeitsschutz beachten? (vgl. §6)

Auch bei mobiler Arbeit sind die Vorschriften des Arbeitsschutzes einzuhalten (siehe Anlage 4), insb.:

• Durchführung der Gefährdungsbeurteilung
• Unterweisung der Mitarbeitenden über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit
• Prüfung der von der Dienststelle zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel gemäß Betriebssicherheitsverordnung
• Angebot zur arbeitsmedizinischen Vorsorge bei Bildschirmtätigkeiten 

Welche Regelungen gelten im Hinblick auf Arbeitszeiten und Erreichbarkeit? (vgl. § 7)

Die für die Beschäftigten geltenden Arbeitszeitregelungen sind einzuhalten und die Beschäftigten sind verantwortlich für die Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten.  Zwischen der*dem Beschäftigten und der*dem Vorgesetzten werden Servicezeiten vereinbart (siehe Anlage 3), in denen die*der Beschäftigte telefonisch und/oder per E-Mail erreichbar sein muss. Servicezeiten müssen nicht der vollständigen Arbeitszeit entsprechen. Wege zwischen den Orten der Mobilen Arbeit und der Dienststelle gelten weder als Arbeitszeit noch als Dienstreise. Privat bedingte Arbeitsunterbrechungen (z.B. Einkäufe) gelten nicht als Arbeitszeit.

Wie erfasse ich meine Arbeitszeiten, wenn ich mobil arbeite?

Mitarbeitende, die an der Zeiterfassung über ATOSS teilnehmen, können ihre Arbeitszeiten über Sonderbuchungen im Rahmen der Mobilen Arbeit erfassen (Buchung: Kommen und Gehen >> Sonderbuchung beginnen >> beginne Mobiles Arbeiten).

Sind Unfälle während der Mobilen Arbeit Arbeitsunfälle? (vgl. § 8)

Unfälle während der Mobilen Arbeit an Orten der Mobilen Arbeit können je nach Einzelfall Arbeitsunfälle sein. Jeder Unfall, der sich während der Mobilen Arbeit ereignet, ist der Dienststelle (Personaldezernat) anzuzeigen.

Was muss ich zum Thema Vertraulichkeit, Datenschutz und lnformationssicherheit (VDI) beachten? (vgl. § 10)

Zum Schutz von vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten gelten DS-GVO, DSG NRW und alle weiteren einschlägigen Regelungen und Konzepte. Der*dem Beschäftigten sind die einschlägigen Bestimmungen zu Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationssicherheit zu erläutern. In der Regel erfolgt dies über die*den Vorgesetzte*n, der*die Einhaltung der Bestimmungen sicherzustellen hat. Als Unterstützung dient das bereitgestellte „Datenschutz Handout Mobile Arbeit“ sowie das Beratungsangebot durch das Informationssicherheitsteam und die*den Datenschutzbeauftragte*n der Universität Paderborn.

Die Beschäftigten müssen eine sichere Arbeitsumgebung gewährleisten und unbefugten Zugang und unberechtigten Zugriff Dritter verhindern. Die Sicherheitsmaßnahmen gemäß Anlage 5 und die Regelungen aus der individuellen Vereinbarung sind einzuhalten. Sicherheitsvorfälle müssen unverzüglich gemäß Meldeprozess in Anlage 5 gemeldet werden. Verstöße gegen VDI können zu einem Ausschluss von Mobiler Arbeit führen.

Wenn Sie weitere Fragen zur Umsetzung der Mobilen Arbeit haben, steht Ihnen das Personaldezernat zur Verfügung.