Kernaufgaben Prüfungssachbearbeitung

Fokus: konkrete Bearbeitung und Abwicklung einzelner Prüfungsfälle, direkter Ansprechpartner für Studierende, Prüfende und Prüfungsausschüsse.

• Beratung & Unterstützung
  • Erstansprechstelle für Studierende und Prüfende zu Prüfungsfragen
  • Beratung zu Prüfungsrücktritt, -zulassung, Widersprüchen, Mutterschutz, Nachteilsausgleich, Ausland, Anerkennungen usw.
  • Kommunikation der Regelungen der Prüfungsordnungen
• Administrative Bearbeitung
  • Prüfungsan- und -abmeldungen, Zulassungsprüfungen, Verwaltung der Leistungskonten
  • Erstellung von Bescheinigungen, Notenübersichten, Abschlussdokumenten
  • Organisation & Koordination der Prüfungstermine, Bereitstellung von Daten für Raumplanung
• Prüfungsausschüsse
  • Betreuung und Beratung in allen prüfungsrelevanten Sachverhalten
  • Umsetzung und Ausführung von Beschlüssen im Rahmen der rechtlichen Vorgaben
  • Bearbeitung von Widersprüchen und Anhörungsverfahren
• Systemadministration (Campusmanagement-System PAUL)
  • Administration aller Prüfungen und Basis-Einstellungen im Prüfungsmanagement inkl. Dokumentvorlagen

Steuerung von Prüfungsprozessen

Fokus: Prozessuale Sicherstellung von reibungslosen Abläufen, Schnittstelle zwischen Fakultäten, Verwaltung und Systemlandschaft.

• Prozessmanagement
  • Überwachung der Einhaltung von Prüfungsordnungen und rechtlichen Vorgaben
  • Festlegung und Anpassung von Prozessabläufen im Prüfungsmanagement (teilweise auch in Abstimmung mit Akteuren)
  • Sicherstellung einer einheitlichen Handhabung fakultätsübergreifender Regelungen
• Qualitätssicherung
  • Kontrolle und Verbesserung der Funktionalitäten in PAUL für das Prüfungsmanagement
  • Sicherstellung reibungsloser Schnittstellen zwischen Studierenden, Lehrenden, Fakultäten und Verwaltungsstrukturen
• Koordination mit Prüfungsausschüssen
  • Schnittstelle bei übergreifenden organisatorischen und rechtlichen Fragen
  • Kooperative Steuerung zwischen Fakultäten und zentralen Verwaltungsinstanzen

Strategische Weiterentwicklung im Prüfungsmanagement

Fokus: langfristige Optimierung, Weiterentwicklung und Gestaltung des Prüfungsmanagements.

• System- und Prozessentwicklung
• Konzeptionelle Weiterentwicklung des Campusmanagement-Systems (Abbildung neuer Prüfungsordnungen und Sonderfälle)
• Analyse und Optimierung bestehender Prozesse, Einführung neuer Verfahren bei Bedarf
• Implementierung moderner, effizienter und rechtssicherer Abläufe
• Strategische Vernetzung & Kommunikation
• Impulsgeber für Entwicklungen im Bereich Prüfungsmanagement in NRW und bundesweiten Netzwerken
• Austausch mit anderen Hochschulen und Softwareanbietern zu Best Practices
• Weitergabe von Know-how und Einbringen neuer Impulse in die Organisation
• Gestaltung & Profilbildung
• Positionierung des Sachgebiets als modernes „Prüfungsmanagement“ mit erweiterter Verantwortung
• Förderung einer Kultur der Eigenverantwortung, Transparenz und Serviceorientierung
• Beitrag zur Digitalisierung und Zukunftssicherung der Prüfungsverwaltung