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Weitere Informationen

Checkliste für Antragstellung auf Genehmigung einer Dienstreise
  • Das aktuelle Formular wird verwendet
  • Programm oder Einladung sind beigefügt
  • Persönliche Angaben sind vollständig
  • Reiseziel ist angegeben
  • Reisezweck ist angegeben
  • Daten zur Reisedauer und zur Dauer des Dienstgeschäftes sind vollständig angegeben
  • Finanzierung ist gesichert (Buchungsstelle und Personalfinanzierung sind angegeben, Kostenstellenverantwortliche*r hat unterzeichnet)
  • Beförderungsmittel ist angegeben & ggf. begründet
  • Finanzierung der Reise gemäß Landesreisekostengesetz NRW oder ggf. gemäß Bundesreisekostengesetz (bei einigen Drittmittelprojekten s. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers)
  • Entscheidung über antragsgemäße oder eingeschränkte Einverständniserklärung der*des Vorgesetzten

Die Genehmigung kann unter den Maßgaben erfolgen:

  • Es sind regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (mit Ausnahme des Flugzeuges) zu benutzen
  • Es ist ein Miet-Kfz zu benutzen
  • Es ist ein Dienst-Kfz zu benutzen
  • Es wird eine maximale Reisebeihilfe, bis zu dem in der Dienstreisegenehmigung festgelegten Betrag, gewährt
  • Es erfolgt ausschließlich Fahrkostenerstattung
  • Es werden ausschließlich Tagegelder und Übernachtungspauschalen gewährt
  • Es werden Übernachtungskosten maximal bis zur Höhe der Übernachtungspauschale (entspricht 20 Euro im Inland, 30 Euro im Ausland) gewährt
Dauerdienstreisegenehmigung

Eine Dauerdienstreisegenehmigung wird durch Dezernat 4.1 (Frau Schwalk - B1.232 - 05251 60-3768) nur in begründeten Einzelfällen erteilt, wenn ein*e Bedienstete*r regelmäßig wiederkehrend gleichartige Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort für eine bestimmte Dauer erledigen muss.

Die Dauerdienstreisegenehmigung kann über die*den Vorgesetzte*n/Projektleiter*in schriftlich oder per E-Mail beim Dez. 4.1 beantragt werden. Die Dauerdienstreisegenehmigung wird in der Regel für einen befristeten Zeitraum von mindestens 3 Monaten erteilt. Bei befristeten Beschäftigungsverhältnissen kann eine solche Dienstreisegenehmigung höchstens bis zum Vertragsende des Beschäftigungsverhältnisses erteilt werden.

Im Rahmen eines Drittmittelprojektes kann die Dauerdienstreisegenehmigung nur für die Dauer des Projektes ausgestellt werden.

Abschlagszahlungen

Auf die genehmigte Dienstreise können Sie rechtzeitig vor Reisebeginn eine Abschlagszahlung für bereits entstandene Kosten und voraussichtlich entstehenden Kosten (Fahrkosten und Teilnehmergebühren) stellen.
Hierfür muss die Dienstreisegenehmigung im Original inkl. Belege der entstandenen und voraussichtlich entstehenden Kosten sowie das Formular "Antrag auf Gewährung eines Abschlages" bei der Reisekostenstelle eingereicht werden.
Abschlagszahlungen unter 100,00 € sollten möglichst vermieden werden.

Beachten Sie hierbei bitte unbedingt, dass die Reise auch hier innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten abgerechnet werden muss. Soweit dies nicht erfolgt, wird die Reisekostenstelle den Abschlag zurückfordern.

Sobald bekannt ist, dass eine Dienstreise nicht angetreten wird, für die bereits ein Abschlag gezahlt wurde, ist unverzüglich die Reisekostenstelle zu informieren.

Kostenstellenverantwortung

Das zu belastende Abrechnungsobjekt oder die zu belastenden Abrechnungsobjekte sind auf der Dienstreisegenehmigung zu vermerken. Eine Reisekostenerstattung kann nur erfolgen, wenn die Mittel zum Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen.
Bitte beachten Sie, dass mit der Unterschrift des*der Abrechnungsobjektverantwortlichen die Verantwortung für die Kostendeckung auf der angegebenen Buchungsstelle übernommen wird.

Abrechnung von Dienstreisen

a) Bedienstete

Nach Beendigung der Reise ist diese mittels des Reisekostenabrechnungsformulars innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten abzurechnen.

b) Nicht-Hochschulangehörige, die Dienstgeschäfte für die Universität Paderborn erledigen

Nicht-Hochschulangehörige sind zum Beispiel Externe in Berufungs- oder Prüfungskommissionen, Lehrbeauftragte, Projektmitarbeiter*innen, die in einer anderen Universität beschäftigt sind, aber Aufgaben im Rahmen des Projektes an der Universität Paderborn wahrnehmen und auf Anweisung des Projektleiters für die Universität Paderborn reisen. Ein*e pensionierte*r Professor*in ist ebenfalls nicht bedienstet, nimmt als Pensionär*in noch Aufgaben für die Universität Paderborn wahr und muss in diesem Zusammenhang reisen.

Auch hier sind die Reisen mit dem Reisekostenabrechnungsformular abzurechnen. Die Einladung/der Auftrag ist der Abrechnung beizufügen.

Die Universität der Informationsgesellschaft