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Foto: Universität Paderborn

Foto: Myriam Lübbers

Foto: Johannes Pauly

Was ist eine amtlich beglaubigte Kopie?

Amtlich beglaubigte Fotokopien müssen einige formale Voraussetzungen erfüllen.

Wer darf amtlich beglaubigen?

Amtlich beglaubigen kann jede Behörde und sonstige öffentliche Stellen, die ein Dienstsiegel führen. Akzeptiert werden auch Beglaubigungen von Notaren und öffentlich-rechtlich organisierten Kirchen.

Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von Rechtsanwälten, Vereinen, Wirtschaftsprüfern, Buchprüfern, Sachverständigen, Gutachtern, Übersetzern (mit Ausnahme der eigenen Übersetzungen) etc. [Beglaubigungen vom AStA werden nicht anerkannt; Anmerkung des Studierendensekretariats]

Die Formvorschriften für eine amtliche Beglaubigung ergeben sich aus § 33 des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Bundes bzw. aus den Verwaltungsverfahrensgesetzen der Länder. 

Die amtliche Beglaubigung muss, wie das Muster zeigt, mindestens enthalten:

  1. Einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie/Abschrift mit dem Original übereinstimmt (Beglaubigungsvermerk),
  2. die Unterschrift des Beglaubigenden und
  3. den Abdruck des Dienstsiegels. Ein Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht.

Muster:

Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein so genanntes Prägesiegel), so wird dieses in der Regel auf der Kopie nicht sichtbar sein. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie muss dann dahin erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat. 

Wenn Sie amtliche Bescheinigungen einreichen, z.B. Bescheinigungen von Behörden, achten Sie bitte darauf, dass diese Bescheinigungen im Original einen Dienstsiegelabdruck enthalten. Eine durch elektronische Datenverarbeitung erstellte Bescheinigung, die keine Unterschrift bzw. keinen Dienstsiegelabdruck enthält, ist gültig, wenn sie im Original vorgelegt wird; Fotokopien solcher Bescheinigungen müssen allerdings ordnungsgemäß beglaubigt sein. 

Beglaubigungen bei mehrseitigen Kopien

Besteht die Kopie/Abschrift aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen werden, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter (z. B. schuppenartig) über einander gelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint (siehe Darstellung im linken oberen Teil des Musters). 

Natürlich kann auch jede Seite gesondert beglaubigt werden. Achten Sie aber in diesem Fall darauf, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name steht. Ist er nicht überall angegeben, muss er in die Beglaubigungsvermerke aufgenommen werden, zusammen mit einem Hinweis auf die Art der Urkunde.

Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z. B. "Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt"). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt werden.
Bei einer notariellen Beglaubigung (mit Schnur und Siegelmarke) genügt der Beglaubigungsvermerk auf nur einer Seite der Kopie bzw. Abschrift." (Quelle: Hochschulstart, Bewerben & Beobachten, Benötigte Unterlagen, Stand 17.12.2018)

 

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