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Schnee auf dem Campus. Bildinformationen anzeigen

Schnee auf dem Campus.

Foto: Universität Paderborn, Johannes Pauly

Tipps zur Einhaltung des Datenschutzes

Ohne Anspruch auf Vollständigkeit und unabhängig von den generellen Pflichten, die für die Universität bei der Verarbeitung personenbezogener Daten bestehen, werden im Folgenden einige Tipps gegeben, mit denen alle Beschäftigten die Einhaltung des Datenschutzes und der Sicherheit der verwendeten IT-Systeme verbessern können:

Hinweise zum Passwortschutz

  • Wählen Sie sichere Passwörter und keine einfach zu ratenden Passwörter. Hinweise und Tipps dazu finden Sie bspw. beim BSI.
  • Wenn Sie Passwörter aufschreiben, so verwahren Sie diese sicher. Sie dürfen keinesfalls verlierbar aufbewahrt werden (Handtasche, Portemonnaie, Brieftasche, ...). Passwörter gehören niemals unter die Tastatur, in den Papierablagekorb oder einen sonst zugänglichen Ort. Benutzten Sie vorzugsweise elektronische Passwortmanager.
  • Nutzen Sie an der Universität Paderborn niemals Passwörter, die Sie für externe (Sciebo, XING, ...) oder private Dienste (Amazon, Facebook, Google, ...) verwenden.
  • Geben Sie Ihre persönlichen Passwörter niemals an andere Personen weiter und lassen Sie keine anderen Personen bei der Eingabe zuschauen.
  • Geben Sie Ihre Passwörter niemals auf unverschlüsselten Webseiten ein. Alle Uni-Dienste stellen die Möglichkeit einer sicheren HTTPS-Verbindung bereit.
  • Geben Sie Ihre Uni-Passwörter nur auf bekannten Seiten der Universität ein. Folgen Sie niemals Links, die Sie unaufgefordert zugeschickt bekommen mit der Aufforderung sich dort anzumelden (Phishing). Im Zweifel geben Sie die Ihnen bekannte Webadresse selbst in den Bowser ein.
  • Wechseln Sie Ihre Passworte regelmäßig (bspw. jährlich). Nutzen Sie keine alten Passworte und wählen Sie ein signifikant neues Passwort, also nicht einfach das alte Passwort mit einer hochgezählten Nummer o. ä.).

Aufbewahrung personenbezogener Daten

  • Personenbezogene Daten sollten wann immer möglich auf zentralen Systemen der Universität gespeichert werden (Netzwerkspeicher der Zentralverwaltung oder des IMT (Isilon), SharePoint-Server und Datenbanken der Universität, PAUL, ...)
  • Personenbezogene Daten auf PCs müssen ebenfalls durch geeignete technische Maßnahmen gegen unbefugte Zugriffe geschützt werden (Passwortschutz, aktuelle Software (Updates), Virenscanner, Firewall, Bidschirmsperre, ...). Fragen Sie Ihren Administrator.
  • Werden personenbezogene Daten auf einem Notebook gespeichert, so sind zusätzlich die Daten oder meist einfacher die gesamte Festplatte zu verschlüsseln.
  • Löschen Sie nicht mehr erforderliche personenbezogene Daten regelmäßig. Geben Sie nicht mehr benötigte Akten in die Aktenvernichtung oder shreddern Sie die Unterlagen, sofern dafür keine Anbietungspflicht für das Universitätsarchiv besteht.
  • Bewahren Sie personenbezogene Daten in Papierfornm und Akten verschlossen auf. Schließen Sie Ihr Büro bei Verlassen ab.
  • Sensible oder besonders schützenswerte Daten sind durch zusätzliche Maßnahmen zu sichern.

In der Regel enthält das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT), das die Basis für jede Verarbeitung personenbezogener Daten bildet, auch Angaben zu den für die jeweiligen personenbezogenen Daten erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die für diese Verarbeitung zu ergreifen sind.

 

 

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