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Wie läuft eine Prüfung im Rahmen der jährlichen Prüfungsplanung ab?

Auf der Grundlage einer systematischen Analyse der verschiedenen Arbeitsbereiche erstellen wir jährlich einen mit der Vizepräsidentin für den Bereich der Wirtschafts- und Personalverwaltung abgestimmten Prüfplan. Die Prüfaufträge werden den jeweiligen Bereichen vorab bekanntgegeben. Zudem führen wir in Einzelfällen aus aktuellem Anlass auch außerplanmäßige Prüfungen durch.
Wir teilen den Bereichen den Prüfungsbeginn rechtzeitig im Voraus mit. Es findet ein Vorgespräch zwischen dem Prüfteam und Mitarbeitenden des Bereiches zur Erläuterung der Prüfungsziele und -schwerpunkte statt. Die für die Untersuchung wichtigen Informationen werden durch Interviews mit den Kolleginnen und Kollegen des Bereichs und durch Einsichtnahme in ausgewählte Akten gewonnen.
Ausgehend von den vorgefundenen Arbeitsabläufen und Verfahren sowie deren Bewertung hinsichtlich des Optimierungspotenzials entwickeln wir gemeinsam mit dem Bereich Empfehlungen zur verbesserten Arbeitsgestaltung und zur Mängelbeseitigung. In einem Berichtsentwurf werden Feststellungen und die empfohlenen Maßnahmen zusammengefasst. Dieser Berichtsentwurf wird mit dem jeweiligen Bereich diskutiert und abgesprochen.
Den fertigen Bericht legen wir der Vizepräsidentin für den Bereich der Wirtschafts- und Personalverwaltung vor, der die Entscheidung über die Verbindlichkeit der erarbeiteten Maßnahmen obliegt.
Die Stabsstelle Organisationsberatung und internes Prüfwesen selbst hat keine Weisungsbefugnisse. Die Ergebnisse unserer Untersuchungen behandeln wir selbstverständlich vertraulich.
An der Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen sind wir als Stabsstelle in der Regel nicht beteiligt, wir berichten aber der Vizepräsidentin für den Bereich der Wirtschafts- und Personalverwaltung im Rahmen der Nachschau über den Umsetzungsstand. Soweit Berichtsthemen nachhaltige Bedeutung haben, können in Einzelfällen auch Nachprüfungen vor Ort in den einzelnen Bereichen durchgeführt werden.
 

 

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