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Die Universität im Winter mit Blick auf den Turm vom J-Gebäude. Show image information

Die Universität im Winter mit Blick auf den Turm vom J-Gebäude.

Photo: Universität Paderborn, Adelheid Rutenburges

Einwilligung

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, etwa für Forschungszwecke oder für den Versand von Newslettern muss ­­­­− sofern keine andere Rechtsgrundlage vorliegt − im Vorfeld, spätestens aber bei der Datenerhebung, eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegen, (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO). Damit eine Einwilligung rechtskräftig ist, muss sie u. a.

  • freiwillig erteilt werden,
  • über die Zwecke der Datenverarbeitung informieren (es gilt das Prinzip der Zweckbindung − siehe aber unten Sonderfall: Forschung),
  • in Form einer Erklärung oder sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung erfolgen (nach Möglichkeit schriftlich),
  • in einer klaren und einfachen Sprache formuliert und vom Rest eines Schreibens klar abgetrennt werden (z. B. durch Kursiv, Fettschrift, farbige Hervorhebung usw.),
  • genauso einfach zu widerrufen, wie zu erteilen sein, wobei auf die Widerrufbarkeit zum beliebigen Zeitpunkt der Erhebung/Verarbeitung hingewiesen werden muss.

Zu beachten sind auch die Informations-​ sowie die Nachweispflichten:

Die Informationspflichten werden im entsprechenden Abschnitt behandelt. Da sie durchaus umfangreich sind, empfiehlt es sich, sie entweder auf einem gesonderten Blatt oder, bei einer elektronischen Einwilligung, auf einer gesonderten Webseite unterzubringen, auf die in der Einwilligung verlinkt wird.

Die Universität muss der Aufsichtsbehörde bei Bedarf nachweisen können, dass die Datenverarbeitung DSGVO-​konform geschieht. Auch wenn die DSGVO eine schriftliche Erteilung der Einwilligung nicht explizit fordert, empfiehlt es sich Einwilligungen im Rahmen der Nachweispflichten schriftlich einzuholen.

Sonderfall Forschung:

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu Forschungszwecken unterliegt ebenfalls den Regelungen der DSGVO, genießt dort aber eine privilegierte Position. Da es bei wissenschaftlichen Vorhaben nicht immer möglich ist, bereits zum Zeitpunkt der Erhebung den genauen Zweck der Verarbeitung zu benennen, kann hier der Zweck etwas weiter gefasst werden. Der Zweck soll aber nur so weit gefasst sein, wie unbedingt nötig. So sind pauschale Zweckangaben, man erhebe die Daten z. B. "zu Forschungszwecken" nicht rechtens. Es sollte der betroffenen Person die Möglichkeit gegeben werden, ihre Einwilligung nur für bestimmte Forschungsbereiche oder Teilprojekte zu erteilen, für die die Daten tatsächlich erforderlich sind. (vgl. ErwGr. 33 DSGVO). Für Einwilligungen im Bereich der Forschung gibt es ein Dokument mit Hinweisen und Formulierungsbeispielen für Einwilligungen. Der Verbund Forschungsdaten Bildung bietet ebenfalls Formulierungsbeispiele für Einwilligungen an.

Sonderfall Drittlandübermittlung:

Sollen personenbezogene Daten auf Basis einer Einwilligung in Drittländer (gem. Art. 49 DSGVO) übermittelt werden, so sind damit besondere Anforderungen für die Einwilligungserklärung zu berücksichtigen.

Fortgeltung bisher geltender Einwilligung:

Einwilligungen die vor dem Geltungsbeginn der DSGVO (25. Mai 2018) erteilt wurden, werden nicht automatisch ungültig. Sie können weiterhin als Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten dienen, sofern "die Art der bereits erteilten Einwilligung den Bedingungen dieser Verordnung [der DSGVO] entspricht". (ErwGr. 171, Satz 3 DSGVO)

Weitere Informationen:

Da es angesichts der Vielzahl unterschiedlichster Forschungsvorhaben nicht möglich ist eine allgemeingültige Mustereinwilligung zu erstellen, finden Sie in den folgenden Links Hilfestellung, um rechtskonforme informierte Einwilligungen zu erstellen:

The University for the Information Society