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Informationen, Anlaufstellen und Ansprechpersonen rund um den Arbeitsplatz

Auf dieser Seite möchten wir Ihnen wichtige Informationen rund um Ihren Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an die jeweiligen Ansprechpersonen oder an die Kolleginnen und Kollegen im Personaldezernat.

Ansprechpartner IT

Ansprechpartner zu IT-Fragen ist für Mitarbeitende in den Fakultäten das IMT, für Mitarbeitende der Zentralverwaltung Dezernat 6. Das Service-Center Medien ist Ansprechpartner für die medientechnische Infrastruktur.

Erstellung eines Uni-Accounts für Beschäftigte zur Nutzung von IT-Diensten: Der Uni-Account wird über ein Selbstregistrierungsformular beim IMT beantragt. Nach Bearbeitung des Antrags versendet das IMT über die Hauspost (bitte Bereich und Raumnummer angeben) eine Transaktionsnummer / TAN, mit der der Uni-Account erstellt wird. Weitere Informationen und das Formular erhalten Sie beim IMT.

Bei Mitarbeitenden der zentralen Hochschulverwaltung wird der Uni-Account bei Arbeitsbeginn direkt von Dezernat 6 eingerichtet.

Service Center, Hausmeister und Pforte

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Service Centers der Universität Paderborn stehen Ihnen im Eingangsbereich der Universität zur Verfügung (Tel. 52 99).

Öffnungszeiten: Mo. - Do. von 8.30 bis 16.00 Uhr, Fr. von 8.30 bis 14.30 Uhr (dienstags von 10.00 bis 12.00 Uhr geschlossen)

Sie erreichen den Hausmeister unter der Tel 2972 im Raum H0.107.

Sie erreichen den Wachdienst an der Pforte (Warburger Straße) unter Tel. 2499.

Schlüsselverwaltung

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen ein Büroraum zugewiesen ist, erhalten bei der Schlüsselausgabe (Sachgebiet 5.2) gegen Unterschrift der/s Vorgesetzten auf dem Formular „Schlüsselempfangsberechtigung“ den dazugehörigen Büroraumschlüssel.

Sprechzeiten der Schlüsselausgabe (Sachgebiet 5.2.) sind vormittags von 8 bis 10 Uhr und nachmittags von 13 bis 14 Uhr.

Raumvergabe/-überlassung

Für die zentrale Raumvergabe (insbesondere Lehrveranstaltungen) ist das Sachgebiet 2.4 (Pia Hille, Beate Pietsch) zuständig.

Für Sonderveranstaltungen und Besprechungen außerhalb der üblichen Lehrveranstaltungen, für die Sie kurzzeitig Räume benötigen, können mit dem Sachgebiet 5.2 (Michael Stöppel) Vereinbarungen getroffen werden (siehe Diensträumeüberlassungsantrag). Näheres regeln die Richtlinien für die Raumüberlassung.


Arbeitszeit

Der Umfang der wöchentlichen Arbeitszeit wird durch den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) und die Verordnung über die Wochenarbeitszeit für Beamtinnen und Beamte geregelt. Gestaffelt nach Alter und ggf. unter Berücksichtigung einer Schwerbehinderung ergibt sich folgende regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit:

Für Tarifbeschäftigte gilt der TV-L:
Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit39 Std. 50 Min.
Bei einem Grad der Behinderung von 80 oder mehr 39 Std.
Bei einem regelmäßigen Einsatz im Schichtdienst38 Std. 30 Min.

Bei einer Teilzeitbeschäftigung ermäßigt sich die wöchentliche Arbeitszeit entsprechend der arbeitsvertraglichen Vereinbarung. Die Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit richtet sich grundsätzlich nach den Bedürfnissen von Lehre und Forschung und ist mit der jeweiligen Fachvorgesetzten/dem Fachvorgesetzten abzustimmen.

Die Arbeitszeit für Beamtinnen und Beamte (gilt nicht für [Junior-]Professorinnen und Professoren) beträgt zurzeit 41 Std./Woche. Mit Vollendung des 55. bzw. 60 Lebensjahres verringert sich die Arbeitszeit auf 40 bzw. 39 Stunden. Für schwerbehinderte Beamtinnen und Beamte gelten abweichende  Regelungen (vgl. § 2 Abs. 1 AZVO NRW). 

Bitte wenden Sie sich an Ihre Personalsachbearbeiterin bzw. Ihren Personalsachbearbeiter, um Fragen zum Umfang der Arbeitszeit zu klären.

Gleitzeit

In vielen Bereichen ist für das nichtwissenschaftliche Personal die Teilnahme am Arbeitszeiterfassungssystem vorgeschrieben, in einigen Bereichen kann sie wahlweise erfolgen.

Informationen zum Thema Gleitzeit (Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit, Leitfaden zur Gleitzeitvereinbarung, Standorte der Gleitzeitterminals, Formulare etc.) finden Sie hier.

Erholungsurlaub/ Sonderurlaub/ Arbeitsbefreiung

Anspruch auf Erholungsurlaub haben Sie nach 6-monatiger Beschäftigung. Vor Ablauf der Probezeit kann Ihnen Erholungsurlaub anteilig im Verhältnis zur Beschäftigungsdauer gewährt werden. Alle Beschäftigten, deren Arbeitszeit auf fünf Tage in der Kalenderwoche verteilt ist, erhalten grundsätzlich 30 Tage Jahresurlaub (für volle Beschäftigungsjahre).

Der Erholungsurlaub ist bis zum Ende eines Urlaubsjahres, d. h. eines Kalenderjahres anzutreten. Bei Tarifbeschäftigten gilt, dass der Resturlaub, der nicht bis zum Ablauf des folgenden Kalenderjahres in Anspruch genommen wurde, verfällt. Bei Beamten muss der Urlaub bis Ende März des übernächsten Jahres in Anspruch genommen werden.

Den Erholungsurlaub beantragen Sie bitte rechtzeitig per Urlaubsantrag (s. Formulare); er darf nur nach vorheriger Genehmigung angetreten werden. Angehörige der Professorengruppe zeigen ihren Erholungsurlaub rechtzeitig vor Antritt im Dekanat an. Personen, die Lehraufgaben wahrnehmen, haben ihren Erholungsurlaub grundsätzlich in der vorlesungsfreien Zeit zu nehmen.

Der Urlaubsantrag von wissenschaftlich Beschäftigten wird im zuständigen Dekanat bearbeitet; für nichtwissenschaftlich Beschäftigte ist das Personaldezernat zuständig.

Schwerbehinderte und erwerbsgeminderte Beschäftigte erhalten Zusatzurlaub. Voraussetzung ist, dass dem Personaldezernat ein entsprechender Nachweis des Versorgungsamtes über die Behinderung vorliegt.

Arbeitsbefreiung bzw. Sonderurlaub, der u. a. aus persönlichen Anlässen wie Niederkunft der Ehefrau, Kinderbetreuung im Krankheitsfall, Tod eines nahen Angehörigen oder für ein Arbeits-/Dienstjubiläum gewährt werden kann, ist auf dem Dienstweg beim Personaldezernat zu beantragen und von dort zu genehmigen.

Weitere Informationen erhalten Sie beim Sachgebiet 4.3 (Frau Meier-Rohde, Frau Rebbe).


Krankheit/ Dienst- und Arbeitsunfähigkeit

An Arbeitstagen dürfen Sie nur mit Zustimmung des Arbeitgebers der Arbeit fernbleiben. Kann diese den Umständen nach nicht vorher eingeholt werden, so ist sie unverzüglich nachzuholen bzw. zu beantragen. Bei nicht genehmigtem Fernbleiben kann der Anspruch auf Fortzahlung der Bezüge entfallen.

Müssen Sie dem Dienst krankheitsbedingt fernbleiben, teilen Sie dies bitte unverzüglich der Personalverwaltung (zentrale Emailadresse zur Krankmeldung: krankmeldungen(at)zv.upb(dot)de, Frau Rebbe, Tel. -5295) sowie Ihrem unmittelbaren Vorgesetzten mit. Dies gilt für wissenschaftliche Mitarbeiter/innen ebenso wie für Mitarbeitende der Zentralverwaltung. Es wird erwartet, dass diese Meldung spätestens gegen 10.00 Uhr des ersten Krankheitstages vorliegt. Grundsätzlich soll hier auch die voraussichtliche Dauer Ihrer Abwesenheit vom Dienst angegeben werden. Dauert eine Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, so ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen. In besonderen Einzelfällen ist der Arbeitgeber berechtigt, eine Bescheinigung auch früher zu verlangen. Bei Rückkehr nach einer Erkrankung melden Sie sich unverzüglich nach Dienstaufnahme in der Personalverwaltung sowie bei Ihrem unmittelbaren Vorgesetzen zurück. 

Wird eine Beschäftigte bzw. ein Beschäftigter durch die Schuld eines Dritten arbeitsunfähig, so ist dies dem Personaldezernat mitzuteilen, damit u. U. Schadenersatz geltend gemacht werden kann.

Weitere Informationen erhalten Sie beim Sachgebiet 4.3 (Frau Meier-Rohde, Frau Rebbe). Mitarbeitende in den Fakultäten können sich zudem an die jeweiligen Ansprechpartner/innen des Dekanats wenden.

Beihilfeberechtigte Personen beantragen die Beihilfe in Ihrer Beihilfenstelle. Entsprechende Formulare sind unter „Beihilfe“ abgelegt. Bitte beachten Sie die Ausschlussfrist von einem Jahr. Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner bei Fragen zur Beihilfengewährung ist das Dez. 4.1 (Stefan Schäferbarthold, Barbara König)                  


Dienstreisen und Dienstgänge

Dienstreisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes dürfen nur nach Abstimmung mit den Vorgesetzten und Genehmigung durch die Reisekostenstelle durchgeführt werden (siehe Formulare Dienstreiseantrag).

Dienstgänge/Dienstreisen am Dienstort sind zulässig, wenn sie zur sachgerechten und schnelleren Erledigung einer Sache erforderlich sind. Sie sind von den unmittelbaren Vorgesetzten vorab zu genehmigen (mündlich reicht aus).

Für Dienstreisen gelten die Bestimmungen des Reisekostengesetzes.

Bitte rechnen Sie Ihre Reisekosten unmittelbar nach Beendigung der Dienstreise ab; Sie haben dadurch den Vorteil, dass Belege und Daten präsent sind, Ihre Kosten zügig erstattet werden, und die Abrechnungsausschlussfrist von sechs Monaten gewahrt bleibt.

Informationen zu Dienstreisen und Formulare finden Sie unter Reisekosten. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Reisekostenstelle (Sachgebiet 4.1, Susanne Schwalk, Petra Kürpick, Norbert Bornhorst).  

Alternierende Telearbeit

Die Universität Paderborn als familiengerechte Hochschule ermöglicht ihren Beschäftigten die Nutzung des Arbeitsmodells „Alternierende Telearbeit“ mit dem Ziel, Beruf und Familie besser miteinander vereinbaren zu können. Unter bestimmten Voraussetzungen können Beschäftigte, die Kinder betreuen oder Angehörige pflegen, einen Teil ihrer Arbeit (bis zu 2 Tage/Woche) von zu Hause verrichten. Detailinformationen zur Telearbeit finden Sie hier.

Nebentätigkeiten

Nebentätigkeiten sind Tätigkeiten einer/eines hauptberuflich an der Universität Paderborn Beschäftigten, die nicht zu ihrem/seinem Hauptamt bzw. zur Hauptbeschäftigung gehören. Nebentätigkeiten sind grundsätzlich anzeige- und/oder genehmigungspflichtig. Bitte wenden Sie sich an Ihre Personalsachbearbeiterin bzw. Ihren Personalsachbearbeiter. Formulare erhalten Sie auf der Seite der Zentralverwaltung.

Lehrverpflichtung/ Lehraufträge

Lehrverpflichtung: Die Lehrverpflichtung richtet sich nach der Lehrverpflichtungsverordnung. Vollzeitbeschäftigte wissenschaftliche Mitarbeitende in befristeten Arbeitsverhältnissen haben – wenn sie Lehraufgaben wahrnehmen – eine Lehrverpflichtung von in der Regel 4 Semesterwochenstunden. Bei unbefristeten Mitarbeitenden richtet sich die Lehrverpflichtung nach dem Arbeitsvertrag oder der Einweisungsverfügung (Anschreiben zur Ernennungsurkunde). Sie variiert zwischen 4 und 17 Semesterwochenstunden. Bei einer Teilzeitbeschäftigung reduziert sich die Lehrverpflichtung entsprechend dem Umfang der Teilzeit. Gegenstand und Inhalt der Lehraufgaben sind mit dem für das Fach zuständigen Professorinnen und Professoren abzustimmen. Ansprechpartnerin im Personaldezernat: Frau Denecke, Tel. 5361.

Lehraufträge können für einen durch hauptberufliche Kräfte nicht gedeckten Lehrbedarf erteilt werden. Lehraufträge begründen kein Dienstverhältnis, sondern sind eine selbstständige Tätigkeit. Nur die geleistete Lehrveranstaltungsstunde wird vergütet, Vor- und Nachbereitung sind in der Lehrauftragsvergütung inbegriffen. Die Gesamtzahl der Lehraufträge an der Universität Paderborn soll in der Regel 8 Semesterwochenstunden nicht übersteigen. Ansprechpartner im  Personaldezernat: Herr Kesselmeier, Tel.
5247

LBV: Informationen zu Gehaltsabrechnung

Die Berechnung und Auszahlung der Bezüge von Universitätsbediensteten erfolgt über das Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV).

Ein Entgeltnachweis wird Ihnen nicht monatlich zugeschickt. Sie erhalten nur dann eine Bezügemitteilung, wenn sich an Ihrem Auszahlungsbetrag oder in Ihren persönlichen Verhältnissen Änderungen ergeben. Erläuterungen zum Entgeltnachweis finden Sie hier.

VBL: Betriebliche Altersversorgung im öffentlichen Dienst

Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) bietet Beschäftigten im öffentlichen Dienst eine zusätzliche Alters-, Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenen-versorgung.

Wer eine Beschäftigung im öffentlichen Dienst antritt und die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, wird vom ersten Tag an in der VBLklassik angemeldet. Die VBLklassik sorgt dafür, dass Sie neben der gesetzlichen Rente eine Betriebsrente erhalten. Informationen zur Basisversicherung sowie zu freiwilligen Zusatzleistungen erhalten Sie bei der VBL.

Für wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in befristeten Beschäftigungsverhältnissen besteht aufgrund ihrer Vertragslaufzeit häufig in der VBL-Pflichtversicherung keine Möglichkeit, die für einen Rentenbezug erforderliche Wartezeit von 60 Monaten zu erfüllen. Darum können sich diese Beschäftigten von der Pflichtversicherung bei der VBL befreien lassen. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber stattdessen eine zusätzliche Altersvorsorge in der VBLextra zu begründen. Aus dieser Versicherung können Rentenleistungen auch ohne Erfüllung einer Wartezeit in Anspruch genommen werden. Ausführliche Informationen zu Sonderregelungen für Wissenschaftler finden Sie hier.

Beschaffung und Rechnungsbearbeitung

Für die Durchführung aller Beschaffungen in der Universität ist das Sachgebiet 1.4 (Isabel von Bremen) zuständig, soweit nicht das Dezernat 5, die Universitätsbibliothek oder das Zentrum für Informations- und Medientechnologien (IMT) zuständig sind.

Es gilt der Grundsatz der zentralen Beschaffung, d. h. nur das Sachgebiet 1.4 – nicht die Bedarfsstelle (mit Ausnahme des Direktkaufs bis 500 EUR netto) – ist für Beschaffungen zuständig (nähere Informationen finden Sie in den Beschaffungsrichtlinien

Was mache ich mit eingehenden Rechnungen?

Nach Erhalt einer Rechnung prüfen Sie bitte, ob die Lieferung und der Rechnungsbetrag der Bestellung entsprechen. Die so bearbeitete Rechnung leiten sie mit einem ausgefüllten und unterschriebenen Kontierungsblatt an das Dezernat 1.1 weitergeleitet.

Was bedeutet „Rechnerisch-“ und „Sachlich richtig-“ Zeichnung?

Mit der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass ein Rechnungsbetrag der Höhe nach korrekt ist und alle betragsrelevanten Abreden (Skonto, Rabatte, Fälligkeiten) beachtet worden sind. Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit wird bestätigt, dass die Lieferung, die der Rechnung zugrunde liegt, vollständig und sachgemäß (d. h. gemäß Bestellung und Vereinbarung) erbracht bzw. erfüllt worden ist. Die Befugnis zur „Feststellung der sachlichen Richtigkeit“ wird auf Antrag vom Dezernat 1.1 (Heike Bunse, Tel. 5253) verliehen. Die Befugnis zur „Feststellung der rechnerischen Richtigkeit“ besitzt jeder, der mindestens der Entgeltgruppe 3 angehört.

Betriebstechnik – Störungsmeldungen

Bei Störungen der Telefonanlagen, der Aufzüge und sonstiger technischer Gebäudeausrüstungen wenden Sie sich bitte an den Technischen Betriebsdienst (Stefan Müller).

Drucken, Scannen, Kopieren

Druck-, Scan- und Kopier-Aufträge können bei der durch die Firma Canon betriebene Zentral-Druckerei in Auftrag gegeben werden. Der zentrale Druckservice bietet unter anderem folgende Leistungen:

  • Drucken/Kopieren/Plotten (DIN A6 bis einschließlich DIN A0, Material 80 – 300 g/m²), auch Leinwand auf Keilrahmen
  • Nachverarbeitung und Aufbereitung: Heften, Lochen, Ordner konfektionieren, Broschieren, Binden (Thermobindung, Hardcover, Metall-Spiralbindung, Kunststoff-Spiralbindung, Klebebindung), Schneiden, Falzen, Laminieren, Digitale Dokumenten-Zusammenstellung
  • Scannen: Digitalisieren von Zeichnungen, Ordnern, Verträgen; Lieferung im Dateiformat PDF, Datensicherung auf USB-Stick, Versand per Mail
  • Sonstiges: Druck von Visitenkarten (siehe Corporate Design Handbuch), Herstellung von Etiketten

Die Beauftragung erfolgt persönlich am Standort oder per Email (uni-paderborn(at)canon(dot)de). Nutzen Sie hierfür das Druckerei-Auftragsformular. Ansprechpartner ist Markus Franke (Raum ZD0.101, Tel. 2000, markus.franke(at)canon(dot)de).

Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz

Allgemeine Informationen zum Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz an der Universität Paderborn finden Sie hier. Zuständig ist Sachgebiet 5.3.

Arbeitssicherheit

Die Fachkräfte für Arbeitssicherheit im Sachgebiet 5.3 beraten und unterstützen die Hochschulleitung sowie alle Führungskräfte in allen Fragen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, der Unfallverhütung sowie der menschengerechten Gestaltung der Arbeit. Sie beraten alle Beschäftigten bei der Auswahl von persönlicher Schutzausrüstung. Diese wird zentral beschafft und im Gebäude ZSL bereitgestellt.

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)

Um ein ganzheitliches BGM zu gewährleisten, verfolgt der Arbeitskreis Gesunde Hochschule das Ziel, gesundheitsfördernde Lebens- und Arbeitsbedingungen an der Universität Paderborn zu initiieren und umzusetzen. Für alle Mitarbeitenden fasst der Gesundheitspass die Maßnahmen und Angebote im Rahmen der Gesundheitsförderung jährlich zusammen.

Chemikalien und Abfälle

Chemikalien werden zentral eingekauft und sind an der Chemikalienausgabe erhältlich. Gefährliche Abfälle werden über das Zentrale Sonderabfalllager (Gebäude ZSL) entsorgt.

Öffnungszeiten Chemikalienausgabe: Mo-Fr 10:00-11:00 und 14:00-15:00
Öffnungszeiten Sonderabfallannahme: Mo-Fr 09:00-11:00 und 14:00-15:00

Betriebsärztlicher Dienst

Die Betriebsärzte sind Berater in allen arbeitsmedizinischen und ergonomischen Fragen. Außerdem führen die Betriebsärzte arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen durch. Terminabsprache bei den v. Bodelschwingschen Stiftungen Bethel (Tel.: 0521/144-2667 bzw. 3623).

Brandschutz

Veröffentlicht ist die aktuelle Brandschutzordnung in den amtlichen Mitteilungen Nr. 170.14 in deutscher und englischer Sprache. In Druckversion kann die Brandschutz-ordnung Teil B sowie auch Teil A (Aushänge – laminiert) über das Sachgebiet 5.3 bezogen werden.

Dienstunfälle

Die Beschäftigten der Universität Paderborn sind bei der Unfallkasse Nordrhein-Westfalen versichert. Meldungen von Unfällen/ Unfallanzeigen sind umgehend beim jeweiligen Personalsachbearbeiter im Personaldezernat vorzunehmen.

Marketing

Die Stabsstelle Marketing unterstützt die nationale und internationale Sichtbarkeit der Universität Paderborn. Sie ist Ihr Ansprechpartner, wenn es sich um Fragen des Corporate Designs handelt. Neben klassischen Medien wie Print (z.B. Image-Broschüre „Intelligently Networked“) oder der Universitätszeitschrift PUZ betreuen sie zielgruppenspezifische Social Media Kanäle wie den Instagram Account, den englischsprachigen Facebook-Auftritt der UPB sowie YouTube. In der Stabsstelle Marketing ist auch das Merchandising der UPB angesiedelt. Besuchen Sie doch mal unseren UPB Online Shop.

Presse und Kommunikation

Die Stabsstelle Presse und Kommunikation veröffentlicht Pressemitteilungen, Forschungsinformationen und -berichte, Broschüren und Flyer. Zur weiteren Öffentlichkeitsarbeit zählt u. a. die Organisation von Veranstaltungen wie Wissenschaftstagen oder Tage der Offenen Tür sowie die Betreuung von Social Media.

Angebote des Studierendenwerks

Das Studierendenwerk bietet Ihnen täglich auf dem Campus ein vielfältiges Angebot an warmen und kalten Speisen sowie Getränken in der „Mensa Academica“, in der „Mensa Forum“, dem „Restaurant Mensula“, in der „Caféte“, im „One Way Snack“ und im „Grill/ Café“ an. In der Fürstenallee erhalten Sie Speisen und Getränke im „Bistro HotSpot“.

Über Öffnungszeiten, Speisepläne etc. informieren Sie sich bitte beim Studierendenwerk.

Hochschulsport

Alle Studierenden und Beschäftigten der Universität Paderborn, der Katholischen Fachhochschule Paderborn, der Theologischen Fakultät sowie Beschäftigte des Studierendenwerks Paderborn haben die Möglichkeit, Angebote des Hochschulsports wahrzunehmen. Über das umfangreiche Angebot (mehr als 100 unterschiedliche Veranstaltungen), Anmeldeverfahren, Kosten etc. informieren Sie sich bitte beim Hochschulsport.

Uni-Shop

Kleidung und Accessoires der Universität Paderborn finden Sie im Uni-Shop.

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